De dienst vrije tijd organiseert een eenmalig evenement op zaterdag 29 november 2025. Het gaat om een infodag waarop alle verenigingen welkom zijn en sessies, workshops en netwerking centraal staan. Om de kosten voor dit initiatief te beperken en onze primaire doelgroep - erkende Lubbeekse verenigingen - optimaal te bereiken, stellen we voor om het hiernavolgende retributiereglement ter goedkeuring voor te leggen aan de gemeenteraad:
Artikel 1. Toepassingsgebied
Dit retributiereglement heeft uitsluitend betrekking op de inschrijvingsgelden voor het eenmalige evenement dat plaatsvindt op zaterdag 29 november 2025 op de site van het gemeentehuis, met als doel infosessies, workshops en netwerkmogelijkheden aan te bieden aan verschillende soorten verenigingen.
Artikel 2.
Inschrijving voor het evenement geeft toegang tot deelname aan de volledige dagplanning van het evenement, van 9u30 tot 17u30.
Artikel 3. Bedrag inschrijvingsgelden
De inschrijvingsgelden zijn afhankelijk van de organisatie die zich inschrijft en het aantal personen of organisaties die zich inschrijven.
§1. Voor erkende Lubbeekse verenigingen die twee of minder deelnemers inschrijven, is deelname gratis.
§2. Voor erkende Lubbeekse verenigingen die meer dan twee personen inschrijven, bedraagt de inschrijvingsprijs vanaf de derde inschrijving €10.
§3. Voor niet-erkende Lubbeekse verenigingen bedraagt de inschrijvingsprijs €10 per persoon.
§4. Voor niet-Lubbeekse verenigingen bedraagt de inschrijvingsprijs €15 per persoon.
Artikel 4. Inning inschrijvingsgelden
De inning van de inschrijvingsgelden gebeurt via facturatie. De facturatiegegevens worden opgevraagd tijdens het inschrijvingsproces. De betalingstermijn op de factuur dienen gerespecteerd te worden, zo niet worden maatregelen genomen volgens het geldende reglement voor de opvolging van betalingen van facturen.
Artikel 5. Annulatie deelname
Inschrijvingsgelden worden niet terugbetaald. Het is wel mogelijk om een andere persoon te laten deelnemen in plaats van de persoon die origineel ingeschreven werd, mits de tijdige verwittiging van de organisator.
Decreet lokaal bestuur
College van burgemeester en schepenen d.d. 29/09/2025 - Verenigingscongres 29 november 2025 - concept en organisatie
Het retributiereglement werd opgesteld met de bedoeling om in de eerste plaats de erkende Lubbeekse verenigingen optimaal te ondersteunen en te bereiken. Tegelijk willen we ook andere Lubbeekse verenigingen, evenals verenigingen van buiten de gemeente, de kans bieden om deel te nemen en te profiteren van de kennisuitwisseling en netwerkmogelijkheden die deze bijeenkomst biedt. Vanuit dit uitgangspunt werden de verschillende prijscategorieën vastgelegd, zodat een evenwicht wordt gevonden tussen toegankelijkheid en een eerlijke bijdrage in de organisatiekosten.
Artikel 1. Het retributiereglement inschrijvingsgelden verenigingscongres als volgt goed te keuren:
Artikel 1. Toepassingsgebied
Dit retributiereglement heeft uitsluitend betrekking op de inschrijvingsgelden voor het eenmalige evenement dat plaatsvindt op zaterdag 29 november 2025 op de site van het gemeentehuis, met als doel infosessies, workshops en netwerkmogelijkheden aan te bieden aan verschillende soorten verenigingen.
Artikel 2.
Inschrijving voor het evenement geeft toegang tot deelname aan de volledige dagplanning van het evenement, van 9u30 tot 17u30.
Artikel 3. Bedrag inschrijvingsgelden
De inschrijvingsgelden zijn afhankelijk van de organisatie die zich inschrijft en het aantal personen of organisaties die zich inschrijven.
§1. Voor erkende Lubbeekse verenigingen die twee of minder deelnemers inschrijven, is deelname gratis.
§2. Voor erkende Lubbeekse verenigingen die meer dan twee personen inschrijven, bedraagt de inschrijvingsprijs vanaf de derde inschrijving €10.
§3. Voor niet-erkende Lubbeekse verenigingen bedraagt de inschrijvingsprijs €10 per persoon.
§4. Voor niet-Lubbeekse verenigingen bedraagt de inschrijvingsprijs €15 per persoon.
Artikel 4. Inning inschrijvingsgelden
De inning van de inschrijvingsgelden gebeurt via facturatie. De facturatiegegevens worden opgevraagd tijdens het inschrijvingsproces. De betalingstermijn op de factuur dienen gerespecteerd te worden, zo niet worden maatregelen genomen volgens het geldende reglement voor de opvolging van betalingen van facturen.
Artikel 5. Annulatie deelname
Inschrijvingsgelden worden niet terugbetaald. Het is wel mogelijk om een andere persoon te laten deelnemen in plaats van de persoon die origineel ingeschreven werd, mits de tijdige verwittiging van de organisator.
Art. 2. Het retributiereglement inschrijvingsgelden verenigingscongres heeft uitsluitend betrekking op de inschrijvingsgelden voor het eenmalige evenement dat plaatsvindt op zaterdag 29 november 2025 op de site van het gemeentehuis, met als doel infosessies, workshops en netwerkmogelijkheden aan te bieden aan verschillende soorten verenigingen.
Art. 3. Het retributiereglement inschrijvingsgelden verenigingscongres bekend te maken conform de artikels 285, 286 en 287 van het decreet lokaal bestuur.