Besluit  gemeenteraad

BESLUIT

Artikel 1. Goedkeuring wordt verleend aan het onderstaande participatiereglement.

 

Participatiereglement 

Artikel 1 – Doel en uitgangspunten

Dit reglement baseert zich op artikel 286 en 302-325 van het Decreet over het Lokaal Bestuur (op 22 december 2017). Het bepaalt de wijze waarop het lokaal bestuur Lubbeek de participatie van inwoners, verenigingen, organisaties en andere belanghebbenden organiseert en faciliteert.

Het participatiereglement vormt een aanvullend kader naast de bestaande decretale inspraak-, informatie- en participatiemogelijkheden zoals onder meer: openbaarheid van bestuur, verzoekschriften, klachtenbehandeling, adviesraden, meldingskanalen, openbare onderzoekende en openbaarheid van de gemeente- en OCMW-raad.

Het lokaal bestuur van Lubbeek vertrekt vanuit de democratische legitimiteit van de gemeenteraad en het college van burgemeester en schepenen, verkozen door de inwoners op basis van een duidelijke visie, vastgelegd in een meerjarenplan. Participatie heeft tot doel beleid te informeren en te verrijken, zonder afbreuk te doen aan de beslissingsbevoegdheid van de democratisch verkozen bestuursorganen.

Participatie is geen doel op zich, maar een instrument dat het lokaal bestuur kan inzetten om inzichten, aandachtspunten en lokale kennis te verzamelen. Het lokaal bestuur beslist autonoom:

• of participatie wordt georganiseerd;
• in welke fase van een project participatie plaatsvindt;
• welke stakeholders worden betrokken;
• welke participatievorm wordt toegepast;
• hoe resultaten worden verwerkt.

Participatie verleent geen beslissingsrecht aan deelnemers en creëert geen verbintenis voor het lokaal bestuur om voorstellen, opmerkingen of adviezen over te nemen.

Dit reglement is niet beperkend bedoeld. Indien nodig kan er steeds een nieuw traject op maat worden vastgelegd om belanghebbenden te kunnen informeren, consulteren en betrekken. Het lokaal bestuur beslist, rekening houdend met de aard van het project, in welke mate participatie wordt ingezet en welke participatievorm wordt toegepast.

 

Artikel 2 – Definities

Participatie is de manier waarop je in relatie wil staan met de andere. Het legt de actieve betrokkenheid van de inwoners, bedrijven, verenigingen, … vast bij de voorbereiding, uitvoering en/of evaluatie van het project. Het gaat om meer dan informeren: het betekent dat inwoners, afhankelijk van het traject, inbreng kunnen leveren.

Stakeholders zijn alle personen of groepen die (on)rechtstreeks betrokken zijn bij of beïnvloed worden door een project of beleidsbeslissing.

Doelgroep is een specifieke groep die actief wordt uitgenodigd om deel te nemen aan het participatietraject.

Participatietraject is het gehele traject dat afgelegd wordt om een participatieprojecten tot een goed einde te brengen. Dit gaat vanaf de start van een project intern tot aan het einde bij de terugkoppeling naar inwoners.

 

Artikel 3 – Randvoorwaarden

Bij participatie wordt rekening gehouden met volgende randvoorwaarden:

• participatie wordt enkel ingezet wanneer dit een meerwaarde kan bieden voor het beleidsproces;
• het lokaal bestuur bepaalt vooraf de beschikbare middelen, timing, personeelsinzet en budgetten;
• participatie kan plaatsvinden in verschillende fasen van een project
• doel, scope en beleidsruimte worden vooraf duidelijk afgebakend;
• de omvang van het participatietraject staat in verhouding tot:
• de maatschappelijke impact van het dossier;
• de beschikbare beleidsruimte;
• de beschikbare middelen en timing;
• wettelijke verplichtingen, financiële haalbaarheid, algemeen belang en beleidskeuzes blijven steeds bepalend voor de uiteindelijke besluitvorming.

Artikel 4 – Algemene spelregels

Tijdens participatietrajecten gelden volgende principes:

• participatie start zo snel als door het bestuur nodig geacht wordt
• communicatie verloopt helder, correct en tijdig;
• verwachtingen worden vooraf duidelijk afgebakend;
• het lokaal bestuur bepaalt de methodiek en timing van het traject;
• Het lokaal bestuur waakt erover dat relevante betrokken bereikt kunnen worden
• ontvangen input wordt afgewogen samen met:
• wettelijke verplichtingen;
• budgettaire mogelijkheden;
• technische haalbaarheid;
• beleidsdoelstellingen;
• het algemeen belang.

Het lokaal bestuur behoudt steeds de regie over:

• de organisatie van het traject;
• de verwerking van de input;
• de uiteindelijke beleidsbeslissingen.

 

Artikel 5 – Participatieladder

De participatieladder rangschikt participatievormen op basis van invloed van inwoners.  Het bestuur kiest autonoom welke participatievorm passend is.

Zelfbeheer – Burgers organiseren en voeren uit, overheid faciliteert;

Overheidsparticipatie – burgers creëren maatschappelijke meerwaarde, overheid ondersteunt of initieert kader;

Co-creatie – gezamenlijke ontwikkeling en besluitvorming

Coproductie – uitvoering door beide partijen

Consulteren – burgers leveren meningen

Informeren – burgers worden geïnformeerd

 

Artikel 6 – Rolverdeling

Bij een participatietraject is het belangrijk om de rollen van elke partij duidelijk in kaart te brengen.

Het bestuur behoudt de eindverantwoordelijkheid voor alle beleidsbeslissingen. Bij het nemen van beslissingen wordt de inbreng van inwoners en stakeholders afgewogen tegen wettelijke normen, budgetten en ander beleidsdoelen.

De dienst communicatie en participatie begeleidt participatietrajecten, afhankelijk van de gekozen methodieken. De dienst is vanaf het begin betrokken tot de afronding en houdt overzicht van alle lopende trajecten. Zo kan zij adviseren over timing, prioriteit en samenwerking tussen diensten.

Medewerkers van de initiërende dienst overwegen nut en haalbaarheid van participatie en leveren inhoudelijke input. Samen met de dienst communicatie en participatie vullen zij het participatiestappenplan in en zorgen voor een duidelijk proces en heldere doelstellingen.

Stakeholders zijn personen, groepen of organisaties die een bijdrage kunnen leveren aan een project of erdoor beïnvloed worden. Dit kunnen onder meer inwoners, verenigingen, organisaties, bedrijven, jongeren of ouders zijn. Afhankelijk van het gekozen niveau op de participatieladder wordt van de doelgroep een bepaalde mate van betrokkenheid verwacht. Daarom wordt vooraf duidelijk gecommuniceerd wat stakeholders en inwoners mogen verwachten en wat er van hen verwacht wordt.

Een externe moderator kan het traject begeleiden om een neutrale, constructieve dialoog te garanderen en ervoor te zorgen dat alle stemmen gehoord worden.

 

Artikel 7 – Uitsluitingen

Participatie is niet verplicht bij:

• dringende dossiers;
• veiligheidsdossiers;
• personeelsaangelegenheden;
• individuele dossiers;
• dossiers met beperkte beleidsruimte;
• technische uitvoeringsdossiers;
• budgettaire beslissingen;
• dossiers waarbij hogere regelgeving de beslissing grotendeels bepaalt.

Artikel 8 – Terugkoppeling en evaluatie

Na afloop van een participatietraject kan het lokaal bestuur terugkoppelen over:

• de ontvangen input;
• de verwerking ervan;
• de genomen beslissingen;
• eventuele vervolgstappen.

Participatietrajecten kunnen intern geëvalueerd worden met het oog op:

• organisatorische verbetering;
• efficiëntere werking;
• kennisdeling binnen de organisatie.

 

Artikel 9 – Slotbepalingen

Dit reglement kan door de gemeenteraad worden aangepast of geëvalueerd.

 

Art 2. Dit reglement wordt bekend gemaakt conform artikel 285, 286 en 287 DLB en treedt in werking vanaf 10 september 2026.