Notulen  commissie beleidsdomeinen

FEITEN EN CONTEXT

Bij KB van 21 juni 1979 werden de kasteelhoeve en het kasteel de Beauffort met hun onmiddellijke omgeving beschermd als dorpsgezicht. Met het oog op enkele beheerswerken in het centrum van Linden, werd besloten tot de opmaak van een beheersplan voor het beschermde dorpsgezicht. Op het college van burgemeester en schepenen van 29 augustus 2022 werd HEKATE VOF aangesteld voor de opdracht. Het ontwerp van beheersplan werd aan de betrokken eigenaars voorgelegd op 26 juni 2023. Hun opmerkingen werden mee verwerkt in het ontwerp dat nu ter goedkeuring aan de gemeenteraad voorligt.

Het eerste ontwerp werd besproken op het college van burgemeester en schepenen van 8 januari 2024. De gemaakte opmerkingen werden verwerkt in een nieuw voorstel dat goedgekeurd werd op het college van burgemeester en schepenen van 29 januari 2024.  

Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om het ontwerp van beheersplan voor het beschermde dorpsgezicht van Linden goed te keuren. Na goedkeuring door de gemeenteraad zal het beheersplan ter goedkeuring ingediend worden bij het agentschap Onroerend Erfgoed. Het agentschap beslist binnen een termijn van 3 maanden over de goedkeuring. De betrokken eigenaars zullen ook na de goedkeuring geïnformeerd blijven. Participatie blijft van belang, ook bij de uitvoering van een beheersplan. 

JURIDISCHE GRONDEN

Onroerenderfgoeddecreet van 12 juli 2013.
Onroerenderfgoedbesluit van 16 mei 2014.
Besluit college van burgemeester en schepenen van 21 maart 2022, waarbij bestek voor het ontwerp van een beheersplan wordt goedgekeurd.
Besluit gemeenteraad van 31 mei 2022 waarbij bestek voor het ontwerp van een beheersplan wordt goedgekeurd.
Besluit college van burgemeester en schepenen van 29 augustus 2022 waarbij HEKATE VOF, Grote Markt 14 te 3300 Tienen aangesteld werd voor de opdracht.
Besluit college van burgemeester en schepenen van 8 januari 2024 waarbij kennis werd genomen van het eerste ontwerp.
Besluit college van burgemeester en schepenen van 29 januari 2024 waarbij het tweede ontwerp werd goedgekeurd en beslist werd om dit ontwerp ter goedkeuring voor te leggen aan de gemeenteraad.

ARGUMENTATIE

Het beheersplan wil de authenticiteit van het dorpsgezicht, die aan de basis lag van het beschermingsbesluit, beschermen en herstellen op plaatsen waar die verloren is gegaan. Het beheersplan somt voor alle bewaarde relicten de erfgoedelementen en erfgoedkenmerken op. Het behoud ervan wordt vooropgesteld. Om dat behoud te verzekeren voor de toekomst worden beheersdoelstellingen geformuleerd voor alle betrokken eigenaars. Van de gemeente wordt aandacht gevraagd voor het regelmatig onderhoud van het bouwkundig, funerair en houtig erfgoed en voor een revalorisatie van het groen erfgoed rond het kasteeldomein de Beauffort.

Voor de erfgoedrelicten die niet in eigendom zijn van de gemeente werd een aparte relictfiche opgesteld. De fiche bevat een historische schets van het perceel, een beschrijving van de erfgoedelementen en erfgoedkenmerken, duiding van de erfgoedwaarde, beheersdoelstellingen en een korte toelichting over premiemogelijkheden. De beheersdoelstellingen voor de gemeentelijke eigendommen -kerkhofsite en de Kerkdreef met de voormalige graslanden ten noorden van het domein de Beauffort - komen in het beheersplan zelf aan bod.

Een beheersplan is een visiedocument dat bedoeld is om een totaalvisie voor het beschermde dorpsgezicht uit te werken en eigenaars in de mogelijkheid te stellen erfgoedpremies aan te vragen. Het beheersplan is 24 jaar geldig. Het is een draaiboek voor het uitvoeren van effectief beheer in functie van het behoud van het onroerend erfgoed met zijn intrinsieke erfgoedwaarde(n).

Na definitieve goedkeuring kan elke eigenaar van een onroerend goed binnen het beschermde dorpsgezicht een erfgoedpremie aanvragen voor onderhoud en restauratie van bouwkundig en houtig erfgoed. De premie bedraagt 40% van de geraamde kost (excl. btw) en vormt ongetwijfeld een (financiële) meerwaarde voor het beheer van de kerk, het kerkhof, het bouwkundig, houtig en landschappelijk erfgoed binnen het beschermde dorpsgezicht. Bovendien voorziet het Agentschap ook een bijkomende onderhoudspremie van 10%.

FEITEN EN CONTEXT

Op het vast bureau van 22 januari 2024 werd het besluit in bijlage goedgekeurd.

Namelijk de toelating om een tijdelijke tentoonstelling te laten plaatsvinden in het Lokaal Dienstencentrum.

Volgende artikelen werden goedgekeurd:

Artikel 1. Het vast bureau gaat akkoord met de tijdelijke tentoonstelling die plaatsvindt in het Lokaal Dienstencentrum

Artikel 2. Het vast bureau gaat akkoord met de tentoonstellingsovereenkomst die ingaat vanaf 25 maart 2024 t.e.m. 5 juli 2024 (zie bijlage)

JURIDISCHE GRONDEN

Decreet Lokaal Bestuur;

De nieuwe gemeentewet;

ARGUMENTATIE

Kadert binnen de missie en visie van het MJP 2020-2025

Kadert binnen de Beleidsdooelstellingen 2.2: Bouwen aan een sterk lokaal en sociaal beleid

Kadert binnen actieplan 2.2.5: We optimaliseren de werking van De Sleutel tot een hechte ontmoetingsplaats SDG 1 - geen armoede, SDG 3 -goede gezondheid en welzijn en SDG 10 - ongelijkheid verminderen.

FINANCIEN

Geen financiële gevolgen

FEITEN EN CONTEXT

Er werd krediet voorzien voor de aankoop van twee elektrische maaltijdwagens ter vervanging van de huidige maaltijdwagens die aan vervanging toe zijn.

Het vast bureau stelde op 27 februari 2023 Interleuven Ondersteunende Activiteiten, in het kader van de samenwerkingsovereenkomst exclusieve dienstverlening 2020-2025, aan voor de begeleiding bij de aankoop van twee elektrische bestelwagens voor het OCMW Lubbeek, geschikt voor de verdeling van maaltijden.

Interleuven stelt het OCMW voor om toe te treden tot de raamovereenkomst 'Gestroomd.be':

Naar aanleiding van jullie brief inzake de mogelijke aankoop van 2 bestelwagens voor het OCMW (maaltijdbedeling) voeg ik in bijlage de projectfiche toe met meer info over de werkwijze/procedure om tot een effectieve bestelling van je wagen te komen. Op het platform zelf (https://gestroomd.be/) kan u het volledige aanbod raadplegen en kan u de technische fiches terugvinden per wagen, incl. opties, prijzen, enzovoort. 

Heb je interesse in specifieke wagens? Vul dan de technische fiche zo volledig mogelijk in en stuur deze door naar gestroomd@interleuven.be en dan zal een medewerker van ‘gestroomd’ je contacteren om de bestellingprocedure verder te zetten. Deze eerste stap is uiteraard geheel vrijblijvend en geldt nog niet als een bestelling. Indien gewenst kunnen jullie ook steeds in overleg met de leverancier gaan om specifieke wensen te bespreken.

De nodige specificaties waaraan de wagens moeten voldoen om geschikt te zijn voor de maaltijdbedeling werden verzameld. Het aankoopbedrag van één wagen wordt geraamd op 65.000,00 euro (incl. btw).

Het nodige krediet is voorzien in het meerjarenplan, onder de budgetcode 2023/OCMW/2.2.1.05/0946-00/2430000/IP-010 (overdracht naar 2024)

JURIDISCHE GRONDEN

Decreet Lokaal Bestuur.

FINANCIEN

De uitgave is voorzien in de meerjarenplanning 2020-2025 onder het budgetjaar 2023:

code	2023/OCMW/2.2.1.05/0946-00/2430000/IP-010
Omschrijving	Rollend materieel - gemeenschapsgoederen
Actie	2.2.1.05 Garanderen van de best mogelijke dienstverlening aan huis
Beleidsitem	0946-00 Thuisbezorgde maaltijden
Algemene rekening	2430000 Rollend materieel - gemeenschapsgoederen
Investeringsproject	IP-010 Diverse inversteringsprojecten Leven
Budgethouder	Vast Bureau
Raming uitgavekrediet	€134.000,00
Beschikbaar krediet	€134.000,00
Voorziene raming/kostprijs/…	€
Geraamde inkomsten of subsidies in het budgetjaar
Aannemer/Leverancier/Instantie

(Overdracht krediet naar 2024)

 

 

 

FEITEN EN CONTEXT

De gemeente Lubbeek besliste op 26/11/2019 om deel te nemen aan het project ‘INL – Intergemeentelijke Natuur- en Landshapsploegen’ en ondertekende de Samenwerkingsovereenkomst 2020-2025 met de Provincie Vlaams-Brabant en IGO div. Er werd tevens beslist om 3VTE = 4350 uren (1VTE = 1450 uren) in te zetten.

De mail van 23 oktober 2023 van Laure Agten, Natuurontwikkelaar voor IGO, De Vunt 17, 3220 Holsbeek:

In bijlage vinden jullie het verslag van het INL-overleg van deze voormiddag en het INL-jaarprogramma 2024 (Excel).

Samenvatting:

Werken	Aantal uren
Ecologisch maaibeheer: maaien van bermen langs voetwegen en afvoeren maaisel	2000
Ecologisch maaibeheer: hooilandbeheer (in boomgaarden)	400
KLE-beheer: holle wegen, hagen, houtkanten, knotbomen	1550
Bosbeheer: middelhoutbeheer en heraanplant	300
Terreininrichting - onderhoud en herstellingen van insectenhotels, spelprikkels, andere terreininrichtingen	92
Soortenbescherming: huiszwaluwactie	8

 

JURIDISCHE GRONDEN

Decreet Lokaal Bestuur.

Het besluit van de gemeenteraad in zitting van 22 december 1999:

• ondertekening van een samenwerkingsakkoord met de provincie Vlaams-Brabant en IGO-Leuven voor de uitvoering van natuurwerkzaamheden door de INL teams

Het besluit van de gemeenteraad in zitting van 27 november 2002:

• verderzetting van het samenwerkingsakkoord tussen de Provincie Vlaams-Brabant, de gemeente Lubbeek en het Intergemeentelijk Opbouwwerk Arrondissement Leuven betreffende het project ‘Intergemeentelijk Natuur- en Landschapsteam’ voor de periode 2003 – 2007
• machtiging van de burgemeester en de secretaris om de overeenkomst te ondertekenen
• voorzien van de nodige kredieten te voorzien in de begrotingen van het jaar 2003, 2004, 2005, 2006 en 2007

Het besluit van de gemeenteraad in zitting van 20 december 2007:

• goedkeuring van het ‘Samenwerkingsakkoord 2008 – 2013’ tussen de provincie Vlaams-Brabant, de gemeenten en IGO Leuven DIV in het kader van de verderzetting van het project ‘Intergemeentelijke Natuur- & Landschapsploegen’ 
• deelname aan de Intergemeentelijke Natuur- en Landschapsploegen met 3 voltijds equivalent(en) – 1 VTE=1450 uren
• de nodige kredieten (excl. BTW) in de begrotingen van de komende jaren (2008 - 2013) te voorzien 
• maakt een afschrift van huidige beslissing over aan IGO Leuven en de Provincie Vlaams-Brabant

Het besluit van de gemeenteraad in zitting van 18 december 2013:

• goedkeuring van de samenwerkingsovereenkomst 2014 – 2015 in het kader van een Dienst van Algemeen Economisch Belang (DAEB), zijnde de organisatie van de Intergemeentelijke Natuur- en Landschapsploegen (INL-ploegen) tussen de gemeente Lubbeek en de provincie Vlaams-Brabant
• belast het college van burgemeester en schepenen met de uitvoering en de bekendmaking van dit besluit en maakt een afschrift van deze beslissing over aan de provincie Vlaams-Brabant

Het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 6 oktober 2014:

• gaat akkoord om de uren van de doelgroepwerknemers uit te breiden met 1.200 uur
• voorziet de nodige kredieten, zijnde 32.724,00 EUR voor 1.200 uur op de eerstvolgende budgetwijziging voor het dienstjaar 2014
• voorziet de nodige kredieten, zijnde 34.033,00 EUR voor 1.200 uur te voorzien op het budget voor het dienstjaar 2015

Het besluit van de gemeenteraad in zitting van 17 december 2014:

• bekrachtiging van de beslissing van het schepencollege van 6 oktober 2014, betreffende de goedkeuring van het addendum aan de samenwerkingsovereenkomst tussen de provincie Vlaams-Brabant, de gemeente en IGO in het kader van het project Intergemeentelijk Natuur- en Landschapsploegen

Het besluit van de gemeenteraad in zitting van 26 augustus 2015:

• goedkeuring van de wederzijdse exclusieve dienstverlening inzake het uitvoeren van natuuracties door Intergemeentelijke Natuur- en Landschapsploegen, conform de bepalingen van de hernieuwde statuten van IGO van 20/12/2013
• bekrachtigt de verlenging met 1 jaar van de samenwerkingsovereenkomst 2014-2015 in het kader van een Dienst van Algemeen Economisch Belang (DAEB), zijnde de organisatie van de Intergemeentelijke Natuur- en Landschapsploegen (INL-ploegen), tussen de provincie Vlaams-Brabant, de gemeenten en IGO, als zijnde een overeenkomst in het kader van de wederzijdse exclusieve dienstverlening.  De verlengde samenwerkingsovereenkomst wordt uitgevoerd in het stelsel van de wederzijdse exclusieve dienstverlening.
• goedkeuring van de verlenging van de wederzijdse exclusieve dienstverlening inzake natuurwerkzaamheden zoals bepaald in het samenwerkingsovereenkomst 2014 - 2015 tussen de provincie Vlaams-Brabant, de gemeenten en IGO, die een aanvang neemt op 01/01/2016 en eindigt op 31/12/2016
• belast het college van burgemeester en schepenen met de uitvoering en de bekendmaking van dit besluit en maakt een afschrift van deze beslissing tot het toekennen van een exclusief recht tot dienstverlening over aan de intergemeentelijke dienstverlenende vereniging IGO
• verhoogt de nodige kredieten tot 45.000 EUR  op het budgetvoorstel 2016

Het besluit van de gemeenteraad in zitting van 31 augustus 2016:

• gaat in op de mogelijkheid tot wederzijdse exclusieve dienstverlening, inzake het uitvoeren van natuuracties door Intergemeentelijke Natuur- en Landschapsploegen, conform de bepalingen van de hernieuwde statuten van IGO van 20 december 2013
• keurt de verlenging met één jaar goed van de samenwerkingsovereenkomst 2014-2015 in het kader van een Dienst van Algemeen Economisch Belang (DAEB), zijnde de organisatie van de Intergemeentelijke Natuur- en Landschapsploegen (INL-ploegen), tussen de provincie Vlaams-Brabant, de gemeenten en IGO, als zijne een overeenkomst in het kader van de wederzijdse exclusieve dienstverlening. De verlengde samenwerkingsovereenkomst wordt uitgevoerd in het stelsel van  de wederzijdse dienstverlening
• verlengt de wederzijdse exclusieve dienstverlening inzake natuurwerkzaamheden zoals bepaald in de samenwerkingsovereenkomst 2014-2015 tussen de provincie Vlaams-Brabant, de gemeenten en IGO, welke aanvang neemt op 1 januari 2017 en eindigt op 31 december 2017
• belast het college van burgemeester en schepenen met de uitvoering en bekendmaking van dit besluit en zal een afschrift van deze beslissing  tot het toekennen van een exclusief recht tot dienstverlening bezorgen aan de intergemeentelijke dienstverlenende vereniging IGO
• gaat akkoord  met de uitbreiding van 2.900 uren en voorziet in het budget 2017, 91.434 EUR bij

Het besluit van de gemeenteraad in zitting van 30 augustus 2017:

• beslist het project "Intergemeentelijke Natuur- en Landschapsploegen" te verlengen voor de jaren 2018-2019
• neemt deel aan de Intergemeentelijke Natuur- en Landschapsploegen met 4.350 uren of 3 VTE's met als kostprijs 46.257,00 euro per VTE wat de totale kostprijs voor 3 VTE's op 138.771,00 euro brengt
• voorziet de bijkomende kredieten, ten bedrage van 5.271,00 euro, op het budget 2018 en voorziet 144.321,00 euro op het budgetvoorstel 2019
• maakt een afschrift over aan de provincie Vlaams-Brabant

Het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 22 juli 2019 waarbij beslist werd om :

• principieel deel te nemen aan het project "Intergemeengelijke Natuur- & Landschapsploegen" in de periode 2020-2025 met 3 voltijdse equivalenten (VTE) waarbij 1 VTE gelijk is aan 1450 uren, met als kostprijs 49.500€ per VTE. 
• een afschrift van deze beslissing over te maken aan IGO Leuven

Het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 4 november 2019 waarbij beslist werd om:

• principieel om deel te nemen aan het project Intergemeentelijke Natuur- en Landschapsploegen (INL-ploegen) 2020-2025
• principieel deel te nemen aan de Intergemeentelijke Natuur-en Landschapsploegen met 3 voltijdse equivalenten (VTE) waarbij 1 VTE gelijk is aan 1450 uren, met als kostprijs  per VTE (vrijstelling BTW mits exclusiviteit):
  49.500 euro per VTE voor 2020
  51.480 euro per VTE voor 2021
  51.995 euro per VTE voor 2022
  52.515 euro per VTE voor 2023
  53.040 euro per VTE voor 2024
  53.570 euro per VTE voor 2025
• het  ontwerp van de nieuwe samenwerkingsovereenkomst 2020-2025 van het project van de Intergemeentelijke Natuur-en Landschapsploegen (INL), voor te leggen aan de gemeenteraad

 

ARGUMENTATIE

De Intergemeentelijke Natuur- en Landschaps(INL-)ploegen zijn een sterk instrument voor het realiseren van een klimaatbestendig en biodivers landschap via versterking van robuuste groen-blauwe netwerken in de open ruimte en een groen-blauwe dooradering tot in de bebouwde ruimte.

De INL-samenwerkingsovereenkomst voorziet dat jaarlijks de uit te voeren opdrachten worden vastgelegd in een jaarprogramma met een bijhorende planning op basis van een vooraf afgesproken urenpakket. Dit jaarprogramma wordt opgemaakt in samenspraak met de betrokken gemeentelijke diensten en vertegenwoordigers van IGO div.

De lntergemeentelijke Natuur- en Landschapsploeg (of INL-ploeg) werkt aan projecten in het kader van lokale natuurontwikkeling. Ze voeren werk uit op het grondgebied van de 21 deelnemende steden en gemeenten om zo de natuur op gemeentelijk vlak een duwtje in de rug te geven.

Dagelijks stelt IGO in dit project zo'n 40 arbeiders te werk die een waaier aan opdrachten uitvoeren: ecologisch maaibeheer, soortenbescherming, inrichting en beheer van gemeentelijke park- en groengebieden, gemeentelijk bosbeheer, knotwerkzaamheden, hagen en houtkanten beheren,...

Met INL streeft IGO naar intergemeentelijke samenwerking, duurzame tewerkstelling en natuurontwikkeling.

De samenwerkingsovereenkomst loopt van 2020 tot 2025. De gemeente Lubbeek tekende in voor jaarlijks 3WE (=4350 uren) natuurwerk.

Volgende taken worden uitgevoerd door de INL-ploegen van IGO:

• ecologisch maaibeheer :
• maaien van bermen langs voetwegen en afvoeren van maaisel (volgens het bermbeheersplan)
• maaien van bermen van trage wegen; expliciete vermelding, op vraag van de gemeente in het kader van het trage wegen-project
• hooilandbeheer (in boomgaarden)

• KLE-beheer :
• houtkanten : hakhoutbeheer langs trage wegen, hakhoutbeheer en exotenbestrijding
• holle wegen : hakhoutbeheer en exotenbestrijding

• bosbeheer:exotenbescherming

• soortenbescherming: huiszwaluwactie

FINANCIEN

Het nodige krediet wordt voorzien in het meerjarenplan 2020-2025, dienstjaar 2024:

code	2024/GBB/0680-00/6499000
Omschrijving	Samenwerkingsovereenkomsten
Actie	GBB Verrichtingen zonder beleidsdoelstelling
Beleidsitem	0680-00 Groene ruimte
Algemene rekening	GBB Samenwerkingsovereenkomsten
Investeringsenveloppe	Geen
Voorzien uitgavekrediet	184.500,00 €
Beschikbaar krediet	184.500,00 €
Raming	184.500,00 €
Geraamde inkomsten of subsidies in het budgetjaar
Aannemer/Leverancier/Instantie	IGO, De Vunt 17, 3220 Holsbeek IGO Leuven

De prijs per VTE bedraagt in 2024: 61.500,00 euro.

Voor 3 VTE = 4350 uren komt dit neer op 184.500,00 euro. 

FEITEN EN CONTEXT

De brief van 31 augustus 2023 van Provincie Vlaams-Brabant, Dienst waterlopen, Provincieplein 1, 3010 Leuven:

Op basis van het erosiebesluit kan de Vlaamse minister, bevoegd voor het leefmilieu en het waterbeleid, een subsidie verlenen aan gemeenten die zich door een erosiecoördinator laten begeleiden voor de uitvoering van het gemeentelijk erosiebestrijdingsplan. Net als 36 andere Vlaams-Brabantse steden en gemeenten heeft de gemeente Lubbeek ervoor gekozen om zich te laten begeleiden door een erosiecoördinator van de dienst waterlopen van de provincie Vlaams-Brabant.

Daartoe is er een samenwerkingsovereenkomst met bijhorende afsprakennota opgemaakt tussen de gemeente en de provincie. Vervolgens heeft de Vlaamse minister een subsidie erosiecoördinatie toegekend aan de gemeente Lubbeek. De gemeente kan die subsidie aanwenden om van het Vlaamse gewest de terugbetaling te verkrijgen van het bedrag van de facturen die haar worden voorgelegd door de erosiecoördinator. De begeleiding door een erosiecoördinator zou daardoor budgetneutraal moeten zijn voor de gemeente Lubbeek. Bij de opstart van de erosiecoördinatie door de provincie Vlaams-Brabant in 2010 is er voor een manier van werken gekozen zodat steden en gemeenten zo lang mogelijk gebruik zouden kunnen maken van de beschikbare subsidie erosiecoördinatie die hen door de minister werd verleend.

Sinds 29 maart 2014 kunnen gemeenten echter ook aanspraak maken op een tweede subsidie erosiecoördinatie en sinds 1 april 2017 op een derde subsidie erosiecoördinatie.

De beschikbare middelen zijn met andere woorden verdrievoudigd. Voor de begeleiding door een erosiecoördinator van de provincie Vlaams-Brabant werkt de provincie sinds 2010 met een uurtarief van € 40,00. Dit uurtarief is nooit gewijzigd, wat maakt dat het niet langer marktconform is. Het zorgt er ook voor dat het foute idee ontstaat dat Vlaams-Brabantse steden en gemeenten die voor de erosiecoördinatie een beroep doen op de provincie Vlaams-Brabant, minder investeren in erosiecoördinatie dan andere steden en gemeenten.

Bij die andere steden en gemeenten is er namelijk een groter aandeel dat al gebruik maakt van de tweede of de derde subsidie erosiecoördinatie. Daarom heeft de deputatie op 6 juli 2023 beslist om het uurtarief vanaf 1 september 2023 op €60,00 vast te leggen. Tegelijkertijd heeft de deputatie beslist dat dit uurtarief jaarlijks met 2% verhoogd wordt, zij het dat de provincie kan beslissen om de verhoging niet door te voeren.

Dit maakt dat er in de toekomst steeds een marktconform tarief kan worden gehanteerd, zonder dat dit een aanpassing van de afsprakennota vereist. En omdat een afsprakennota enkel kan gewijzigd worden met akkoord van zowel de gemeente als de provincie, beperkt de deputatie met deze beslissing de administratie overlast voor zowel de gemeente als de provincie.

Bijgevoegd bij dit schrijven vindt u twee exemplaren van de aangepaste afsprakennota tussen de gemeente Lubbeek en de provincie Vlaams-Brabant. In die aangepaste afsprakennota is de hierboven geduide beslissing van de deputatie verwerkt. Ook werden enkele kleine actualisaties en tekstuele aanpassingen doorgevoerd. Aan de lopende samenwerkingsovereenkomst tussen de gemeente en de provincie wijzigt er niets. Mogen wij u vragen uw goedkeuring te hechten aan de herwerkte afsprakennota, dan wel de herwerkte afsprakennota aan de gemeenteraad ter goedkeuring voor te leggen, en na goedkeuring, beide exemplaren te ondertekenen en beide exemplaren over te maken aan de provincie Vlaams-Brabant, dienst waterlopen, Provincieplein 1, 301 O Leuven?

Vervolgens zorgen wij ervoor dat ook de provincie ondertekent en dat u een door alle partijen ondertekend exemplaar van de herwerkte afspraken nota wordt bezorgd.

JURIDISCHE GRONDEN

Decreet Lokaal Bestuur.

FINANCIEN

De uitgave is voorzien in de meerjarenplanning 2020-2025 onder het budgetjaar 2024:

code	2024/GBB/0341-00/6131010/Gemeente/CBS/IP-GEEN
Omschrijving	Erelonen en vergoedingen expertises
Actie	GBB-Verrichtingen zonder beleidsdoelstelling
Beleidsitem	0341-00 Erosiebestrijding
Algemene rekening	6131010 - Erelonen en vergoedingen expertises
Investeringsproject
Raming uitgavekrediet	€6.000,00
Beschikbaar krediet	€6.000,00
Voorziene raming/kostprijs/…	€
Geraamde inkomsten of subsidies in het budgetjaar
Aannemer/Leverancier/Instantie

 

FEITEN EN CONTEXT

Het college van burgemeester en schepenen verleende in zitting van 29 augustus 2022 goedkeuring aan de gunning van de opdracht “Sloop politiegebouw en buitenaanleg” aan Godts, Esperantolaan 18 te 3300 Tienen tegen het onderhandelde bedrag van 93.431,34 euro (excl. btw) of 113.051,92 euro (incl. 21% btw).

De uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bestek met nr. 321.113.

Het college van burgemeester en schepenen verleende in zitting van 20 maart 2023 goedkeuring aan verrekening 1 asbest voor een bedrag in meer van 10.990,60 euro (excl. btw) of 13.298,63 euro (incl. 21% btw).

Het college van burgemeester en schepenen verleende in zitting van 24 april 2023 goedkeuring aan verrekening 2 bijkomende werken voor een bedrag in meer van 7.385,17 euro (excl. btw) of 8.936,06 euro (incl. 21% btw).

Tijdens de uitvoering van de opdracht bleek dat het noodzakelijk was om volgende wijzigingen aan te brengen:

Totaal van deze drie verrekeningen:

Totaal meerwerken	+	€ 10.746,38
Totaal excl. btw	=	€ 10.746,38
Btw	+	€ 2.256,74
TOTAAL	=	€ 13.003,12

Deze verrekening en de vorige reeds goedgekeurde verrekeningen overschrijden het bestelbedrag met 31,17% (11,76% voor de aanpassingen met de minimis-regel), waardoor het totale bestelbedrag na verrekeningen nu 122.553,50 euro (excl. btw) of 148.289,73 euro (incl. 21% btw) bedraagt.

Aangezien het de eindstaat betreft, wordt geen verhoging van de borgtocht gevraagd.

Voor deze verrekening wordt geen termijnsverlenging toegekend.

De leidend ambtenaar mevrouw Liesbet Feyaerts verleende gunstig advies.

Het voorziene (verhoogde) krediet op de code 2023/1.2.1.09/0119-00/2210000/GEMEENTE/CBS/IP-002 - Opwaarderen gemeentelijke administratieve site - bedraagt 171.000,00 euro.

Voor deze verrekeningen wordt geen termijnsverlenging toegekend.

 

JURIDISCHE GRONDEN

Decreet lokaal bestuur.

Het besluit van de gemeenteraad van 31 december 2019:

• volgende diensten, zoals voorzien in de bijlagen van de statuten van INTERLEUVEN, worden in exclusiviteit toegekend aan de zelfstandige groepering ‘Interleuven ondersteunende activiteiten’ met ingang van 01-01-2020 tot en met 31-12-2025, met dien verstande dat opdrachten die werden toegekend vóór het verstrijken van voormelde periode, zullen worden afgewerkt onder het systeem van de exclusieve dienstverlening:
  1.1. Ontwerp en opvolging van infrastructuurwerken
  1.2. Ontwerp en opvolging van gebouwen
  1.3. Veiligheidscoördinatie ontwerp en verwezenlijking bij infrastructuurwerken
  1.4. Veiligheidscoördinatie ontwerp en verwezenlijking bij gebouwen
  3.1. Basisondersteuning
  3.2. Klimaatondersteuning
  3.3. Taakondersteuning
  4.2. Geïntegreerde omgevingshandhaving
  7.1. GIS begeleiding en ondersteuning
  7.2. Inventarisatie en/of actualisatie van ruimtelijke situeerbare gegevens
  9.1. Begeleiding bij de uitbouw en het gebruik van het regionaal digitaal loket kinderopvang
  13.1. Begeleiden, opvolgen, adviseren en ondersteunen van de gemeentelijke noodplanning
• de uitvoering van deze exclusieve diensten gebeurt overeenkomstig de toegevoegde samenwerkingsovereenkomsten

Het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 29 november 2021:

• Goedkeuring van het inplantingsplan (versie 19 november 2021) zoals voorgesteld door de ontwerper

Het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 6 december 2021:

• Stelt Interleuven (Leuven) aan in het kader van exclusieve dienstverlening 1.1 (Ontwerp en opvolging van infrastructuurwerken), 1.2 (Ontwerp en opvolging van gebouwen), 1.3 (Veiligheidscoördinatie ontwerp en verwezenlijking bij infrastructuurwerken) en 1.4 (Veiligheidscoördinatie ontwerp en verwezenlijking bij gebouwen) voor het dossier 'afbraak van het oud-gemeentehuis/politiegebouw in Lubbeek'.

• Keurt het voorgestelde inplantingsplan goed (versie 7 februari 2022) onder voorbehoud van een plaatsbezoek en het bijhorend advies van de Lijn.
• Keurt de sloop van het oud-gemeentehuis/politiegebouw overeenkomstig het voorgestelde inplantingsplan (versie 7 februari 2022) goed.

Het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 25 april 2022:

• Keurt het aanbestedingsdossier en de raming voor de afbraak van het oud-gemeentehuis/politiegebouw Lubbeek en de buitenaanleg, principieel goed.
• Beslist het aanbestedingsdossier en de raming voor de afbraak van het oud-gemeentehuis/politiegebouw Lubbeek en de buitenaanleg, ter goedkeuring voor te leggen aan de gemeenteraad.

• goedkeuring van het aanbestedingsdossier en de raming, opgesteld door Interleuven (Leuven), voor de afbraak van het oud-gemeentehuis/politiegebouw Lubbeek en de buitenaanleg, goed. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten. De totale raming van het project bedraagt 110.444,49 euro (excl. btw) of 133.637,83 euro (incl. 21% btw).
• guning bovengenoemde opdracht bij wijze van onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.
  
• voorzag de uitgave voor deze opdracht in de meerjarenplanning 2020-2025, onder codes:
  GBB/0050-00/2210000/GEMEENTE/CBS/IP-0132022/
  GBB/0050-00/2210000/GEMEENTE/CBS/IP-013
• maakt het nodige bijkomende budget vrij

FINANCIEN

De uitgave is voorzien in de meerjarenplanning 2020-2025 onder budgetjaar 2023.

code	2023/1.2.1.09/0119-00/2210000/GEMEENTE/CBS/IP-002
Omschrijving	Gebouwen - gemeenschapsgoederen
Actie	1.2.1.09 Opwaarderen gemeentelijke administratieve site
Beleidsitem	0050-00 Patrimonium zonder maatschappelijk doel
Algemene rekening	2210000 Gebouwen - gemeenschapsgoederen
Investeringsenveloppe	IP-002 Investeringen renovatie onroerend erfgoed en waardevol patrimonium
Voorzien uitgavekrediet	171.000,00 euro
Voorziene raming/kostprijs	gunning: 113.051,92 euro verrekening 1: 13.298,63 euro verrekening 2: 8.936,06 euro verrekening 3: 8.633,23 euro  verrekening 4: 2.910,05 euro verrekening 5: 1.459,84 euro totaal: 148.289,73 euro
Aannemer/Leverancier/Instantie	Godts, Esperantolaan 18 te 3300 Tienen

De financiële dienst verleende een gunstig visum op 30 november 2022.

 

FEITEN EN CONTEXT

Voor de ontwikkeling van de toekomstige verkaveling Hazeput zullen er nieuwe straten aangelegd worden. Deze straten moeten een straatnaam krijgen.
Er werd advies gevraagd aan de voorzitter van de Heemkring Lubbeek om een voorstel te doen voor de naamgeving van de 6 nieuwe straten in deze toekomstige verkaveling. (zie plannetje)

JURIDISCHE GRONDEN

Decreet Lokaal Bestuur

ARGUMENTATIE

Heemkring Lubbeek stuurde een e-mail met het voorstel voor de straatnamen

Het bestuur van de heemkundige kring koos voor namen die te maken hebben me de Hazeputmolen die vroeger op die plaats gestaan heeft.(zie bijlage).

Onderstaande namen werden gekozen:

1. Wiekenstraat
2. Graanmolenstraat
3. Graanstraat
4. Molensteenstraat
5. Meelweg
6. Willemsstraat (bouwer van de molen in 1845).

FEITEN EN CONTEXT

Organisatiebeheersing is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men:

1. De vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico's om deze te bereiken kent en beheerst;
2. Wetgeving en procedures naleeft;
3. Over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;
4. Op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;
5. De activa beschermt en fraude voorkomt.

Het rapport kwam decentraal tot stand. De coördinatie gebeurde vanuit de dienst organisatieontwikkeling. Alle diensten van gemeente en OCMW werden hierin betrokken. Deze rapportage omvat een terugblik op de ondernomen acties in het afgelopen jaar en een vooruitblik op dit jaar.

Op 18 januari werd er een werksessie organisatiebeheersing met als thema 'De basis op orde' ingepland met de verschillende diensten van ons lokaal bestuur voor het opmaken van een actieplan voor 2024. 

We werkten rond vijf processen/thema’s: drie uit de ondersteunende processen en twee uit de procesgroep inplannen, ontwikkelen en vernieuwen.

• Onthalen nieuwe medewerkers
• Facturatie dienstverlening
• Contractbeheer
• Jaaractieplan maken
• Beheren reglementen dienstverlening

Na een korte opfrissing organisatiebeheersing werden aan vijf werktafels deze thema's geëvalueerd, verbeterpunten gedetecteerd en doelstellingen vooropgesteld. Op die manier werd er samen vanuit verschillende diensten gewerkt rond organisatiebeheersing.

Het resultaat zal de basis vormen voor de acties op het vlak van organisatiebeheersing voor het werkjaar 2024, waar de diensten samen aan zullen werken.

JURIDISCHE GRONDEN

Decreet lokaal bestuur, artikel 219. Het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam. Het algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem en de elementen daarin die raken aan de rol en de bevoegdheden van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn zijn onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.
De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar.

Het besluit van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn van 30 maart 2021.

Het besluit van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn van 29 maart 2022.

Het besluit van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn van 28 maart 2023.

FEITEN EN CONTEXT

Aan de raad wordt voorgesteld om goedkeuring te geven voor de wijziging van de personeelsformatie overeenkomstig de bijlagen gevoegd bij dit besluit. De wijziging omvat de aanpassing van het statuut van twee functies van statutair naar contractueel.

Een grotere aanpassing van de personeelsformatie is in voorbereiding maar omwille van hoogdringendheid dienen enkele wijzigingen nu reeds doorgevoerd. Het betreffen administratieve wijzigingen ten behoeven van de aanwerving van bestaande functies, er worden geen extra functies voorzien of functies geschrapt. 

De gezamenlijke personeelsformatie wordt toegevoegd als bijlage (in het laatste document staan de wijzigingen aangeduid in het blauw).

JURIDISCHE GRONDEN

Decreet lokaal bestuur van 22/12/2017 artikel 161: "De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn stellen het gezamenlijk organogram van de diensten van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn vast"

ARGUMENTATIE

Voor volgende twee functies vragen we de aanpassing van statuut:
- deskundige sport - B1-B3
- stafmedewerker beleven - B1-B3
Voor de invulling voor beide functies zal er op korte termijn een examenprocedure worden uitgeschreven. Reeds eerder werd besproken om bepaalde functies in de toekomst contractueel ipv statutair in te vullen. Het college is op de hoogte dat dit gepaard gaat met een eventuele verhoging van de responsabiliseringsbijdrage.

Betreffende de functie van deskundige sport kan deze omgezet worden naar contractueel aangezien er op dit moment geen invulling is van deze betrekking.

Betreffende de functie van stafmedewerker beleven wordt voorgesteld om de huidige statutaire functie als uitdovend te plaatsen en daarnaast de functie ook contractueel reeds te voorzien. Op deze manier kan de aanwervingsprocedure voor de invulling in contractueel verband na goedkeuring worden opgestart en kan deze ingevuld worden op het moment dat de huidige titularis op 1/5/2024 met pensioen gaat. Samen met de oppensioenstelling van de huidige titularis dooft de statutaire betrekking dan uit.

De voorgestelde aanpassingen aan de personeelsformatie zijn noodzakelijk voor de goede werking van de diensten en de uitvoering van het meerjarenplan.

 

De vakbonden werden donderdag 8 februari via mail op de hoogte gesteld van de inhoud van dit agendapunt.

We hebben volgende reactie ontvangen vanwege ACV-openbare diensten:
Ondanks alle pogingen om het statutaire ambt steeds minder interessant te maken voor de medewerkers, blijven wij toch in het voordeel van deze aanstelling geloven en geven wij dan ook een negatief advies om deze functies in de toekomst contractueel te voorzien.

Dat het college zich bewust is dat deze beslissing zal leiden tot een verhoging van de responsabiliseringsbijdrage lijkt me logisch. Het zal de betaalbaarheid echter niet bevorderen, een self fulfilling prophecy als het ware…

Van ACOD werd de volgende reactie ontvangen:

Beste

Wij volgen de collega’s van Acv in hun redenering en geven eveneens een ongunstig advies.

Mvg

Anne Acod

FINANCIEN

De nodige kredieten zijn voorzien in het meerjarenplan 2024.

FEITEN EN CONTEXT

Het lokaal bestuur van Lubbeek wenst een platform in te richten voor het beheer van zijn vrijwilligers. Momenteel beheert elke dienst zijn eigen groep van vrijwilligers. Er is geen overkoepelend systeem waardoor er weinig transparantie is en waarbij het administratief beheer niet altijd optimaal en efficiënt gebeurt. Daarnaast willen we, in het kader van buurtgerichte zorg, ook een systeem voor burenhulp uitwerken. Rekening houdend met bovenstaande criteria werd de markt onderzocht waarbij er 3 platformen naar voor kwamen:

• Steunpunt Vrijwilligers: is een platform van de Vlaamse Overheid. Het platform voldoet aan alle vereisten behalve voor het onderdeel burenhulp.
• Give a Day: is een platform dat zowel het volledige beheer van vrijwilligers kan verwezenlijken alsook het stuk burenhulp.
• Hoplr: is enkel geschikt voor het opzetten van burenhulp. Beheer van vrijwilligers is niet mogelijk.

Aangezien beide onderdelen nodig zijn, werd er voorgesteld om een samenwerkingsovereenkomst af te sluiten met Give a Day. Bij de opstart zal de focus voornamelijk gelegd worden op het onderdeel burenhulp. Gelijklopend zal er vanuit de noodplanning en het vrijwilligerskorps verder gewerkt worden binnen het pilootproject van Steunpunt Vrijwilligers. 

JURIDISCHE GRONDEN

• Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017

ARGUMENTATIE

Het vast bureau besliste op 11 december 2023 om akkoord te gaan met het voorstel van samenwerkingsovereenkomst met Give a Day, Veldstraat 98, 2520 Ranst. De samenwerkingsovereenkomst wordt toegevoegd in bijlage. Het besluit wordt ter kennisname voorgelegd.

FINANCIEN

De jaarlijkse kostprijs voor het gebruik van het pakket omhelst twee delen:

• vaste kost van 1995 euro/jaar exclusief btw
• variabele kost van 0,15 euro/inwoner/jaar exclusief btw