Notulen  gemeenteraad

FEITEN EN CONTEXT

De landbouwfolies bestaan uit twee verschillende folies: de kuilfolie en de wikkelfolie en worden in

aparte containers ingezameld op de 4 centraal gelegen recyclageparken, zijne Messelbroek, Zoutleeuw (Wezersebaan), Lubbeek en Haacht.

Door de inzameling van landbouwfolies wordt aan de landbouwers het teken gegeven dat landbouwfolie opnieuw kan verwerkt worden.

Landbouwers moeten zelf geen oplossing zoeken om de landbouwfolies te verwijderen.

Door de inzameling van landbouwfolies wordt het storten van deze folies vermeden.

De inzameling gebeurt tijdens een periode in het voorjaar en een periode in het najaar.

De recyclageparken waarop de landbouwfolies worden ingezameld, zijn allemaal uitgerust met weegbruggen en een DifTar-systeem zodat de hoeveelheden correct kunnen worden aangerekend.

JURIDISCHE GRONDEN

Decreet Lokaal Bestuur;

Besluit gemeenteraad van 25 maart 2015

De gemeenteraad van 30 mei 2018

FEITEN EN CONTEXT

Op 20 januari 2022 werd door de politiezone Lubbeek het bedrag van de gemeentelijke dotatie voor het dienstjaar 2022 medegedeeld.

De bijdrage werd berekend op basis van draagkracht en inwonersaantal en bedraagt 1.513.695,00 EUR.

JURIDISCHE GRONDEN

Decreet Lokaal Bestuur;

Koninklijk besluit van 7 april 2005 houdende de nadere regels inzake de berekening en de verdeling van de gemeentelijke dotaties in de schoot van een meergemeentenpolitiezone, gewijzigd bij de koninklijke besluiten van 5 augustus 2006, 29 juni 2008 en 8 maart 2009;

ARGUMENTATIE

In zitting van de politieraad van 1 december 2021 werd de politiebegroting 2022 goedgekeurd.

FINANCIEN

De uitgave werd voorzien in het exploitatiebudget 2022.

Actienummer	GBB
Beleidscode (omschrijving en nummer)	0400-00 Politiediensten
Algemene rekening + omschrijving	6494000 Toegestane werkingssubsidies
Bedrag uitgave inclusief BTW	1.513.695,00 EUR
Aannemer/leverancier/instantie	Politiezone Lubbeek
Geraamde inkomsten of subsidies in het budgetjaar	Nihil

 

FEITEN EN CONTEXT

Feiten en context

Voor de start van de vrije inschrijvingsperiode die in schooljaar 2021-2022 aanvat op 7 maart 2022, moet het schoolbestuur voor elk van zijn scholen de capaciteit bepalen op het niveau van de schoolvestiging, het kleuteronderwijs en het lager onderwijs. Daarnaast mag het schoolbestuur de capaciteit bepalen op het niveau van het kleuteronderwijs per geboortejaar en op het niveau van het lager onderwijs per leerjaar. Een inschrijving van een leerling in een school geldt voor de duur van de volledige schoolloopbaan in die school. Dit betekent dat ook de doorstroming van de kleuterschool naar de lagere school gegarandeerd moet zijn.
Op de gemeenteraad van 26 januari 2021  werd de capaciteit ( = het totaal aantal leerlingen dat een schoolbestuur per niveau ziet als het maximaal aantal leerlingen) voor de gemeentelijke basisschool de STiP te Linden als volgt bepaald en goedgekeurd:

Schooljaar 2021-2022

Totaal vestiging = 480 kinderen
Kleuterschool = 192 kleuters

• Geboortejaar 2016: 48 kleuters
• Geboortejaar 2017: 48 kleuters
• Geboortejaar 2018: 48 kleuters
• Geboortejaar 2019: 48 kleuters

Lagere school = 288 leerlingen

• 1ste leerjaar: 48 leerlingen
• 2de leerjaar: 48 leerlingen
• 3de leerjaar: 48 leerlingen
• 4de leerjaar: 48 leerlingen
• 5de leerjaar: 48 leerlingen
• 6de leerjaar: 48 leerlingen

De capaciteit die we op dit moment hanteren, beantwoordt aan de infrastructurele en budgettaire mogelijkheden en aan de pedagogische visie van de school. 

In de kleuterschool telt elk geboortejaar, behalve geboortejaar 2018, voldoende kleuters om 2 leeftijdsgroepen te vormen die gesubsidieerd worden. Het geboortejaar 2018 telt slechts 20 kleuters. Hier zijn bijgevolg nog 28 plaatsen vrij. Om te voorkomen dat deze groep aangroeit tot een groep die te groot is om 1 klasgroep te vormen maar te klein om gesubsidieerd te worden voor 2 klasgroepen,  wordt de capaciteit voor geboortejaar 2018 vastgelegd op 25 kleuters. Voor de andere geboortejaren wordt dezelfde capaciteit aangehouden  dan het voorbije jaar: 48 kleuters per geboortejaar.

Op het niveau van de lagere school behouden we de capaciteit en wordt het aantal leerlingen per leerjaar op 48 leerlingen vastgelegd.

Samengevat ziet de leerlingencapaciteit voor schooljaar 2022-2023 er als volgt uit:

 

Totaal vestiging = 458 kinderen
Kleuterschool = 170 kleuters

• Geboortejaar 2017: 48 kleuters
• Geboortejaar 2018: 25 kleuters
• Geboortejaar 2019: 48 kleuters
• Geboortejaar 2020: 48 kleuters

Lagere school = 288 leerlingen

• 1ste leerjaar: 48 leerlingen
• 2de leerjaar: 48 leerlingen
• 3de leerjaar: 48 leerlingen
• 4de leerjaar: 48 leerlingen
• 5de leerjaar: 48 leerlingen
• 6de leerjaar: 48 leerlingen

JURIDISCHE GRONDEN

Decreet basisonderwijs van 25 februari 1997, artikel 37 bis tot en met artikel 37 vicies septies
Besluit van de Vlaamse regering van 13 juli 2012
Omzendbrief van 5 juni 2012: inschrijvingsrecht en aanmeldingsprocedure in het basisonderwijs
Gemeenteraadsbeslissing van 26 januari 2021: capaciteitsbepaling GBS de STiP Linden - inschrijvingen schooljaar 2021-2022

 

ARGUMENTATIE

Door op deze manier de capaciteit te bepalen kunnen de reeds ingeschreven leerlingen hun schoolloopbaan verder zetten in GBS de STiP Linden zonder in overcapaciteit te gaan (tenzij zittenblijvers). Verder wordt er nog de mogelijkheid geboden om nieuwe leerlingen in te schrijven. Door de aantallen op deze manier te bepalen voor schooljaar 2022-2023 houdt de school rekening met de budgettaire en infrastructurele mogelijkheden, de zorgnoden en met de pedagogische visie.

FINANCIEN

Geen financiële gevolgen.

FEITEN EN CONTEXT

De mail van 16 februari 2022 van de bedrijfsjurist van EcoWerf, Intergemeentelijk milieubedrijf Oost-Brabant, Aarschotsesteenweg 210, B-3012 Leuven:

Als bijlage kan u wat meer informatie vinden over de gevoerde aanbestedingsprocedure van textiel door EcoWerf.

Bijlage 1: de door EcoWerf gevoerde overheidsopdracht inzake textiel. Deze overheidsopdracht heeft de toets van de Raad van State doorstaan.
Bijlage 2: goedkeuring gunning aan de Maatschap


Het voorwerp van de procedure betrof de inzameling, verwerking en herbestemming van textiel binnen het werkingsgebied van EcoWerf voor de gemeenten die beheersoverdracht gedaan hebben of in de toekomst nog zullen doen. Dit betekent dat uw gemeente alsnog een beheersoverdracht kan doen. Verdere info en werkwijze kan u vinden onder beschrijving van de opdracht in bijlage 1.

Tijdens de gemeenteraadszitting van 25 mei 2021 werd de verlenging van beheersoverdrachten goedgekeurd. Daarbij werd optioneel de inzameling van textiel (zie bijlage 3 lijst onder 5.2) voorzien doch niet door de gemeente Lubbeek gelicht. Indien de gemeente alsnog een beheersoverdracht wenst te doen dient hiervoor een bijkomende overdracht te gebeuren via een gemeenteraadsbeslissing. Het volstaat hierbij te verwijzen naar een uitbreiding van de initiële beslissing met 5.2 'Inzameling textiel'.

Ik heb ook even de vrijheid genomen even het politiereglement ophaling huishoudelijk afval (laatst gekende bij EcoWErf van GR 29 juni 2016) van de gemeente bekeken. Onder artikel 13.1.3 textiel dient, indien geopteerd wordt voor de beheersoverdracht, nog een aanpassing te gebeuren.

Nog kort praktisch: de inzameling gebeurt in containers geplaatst door Vites in samenspraak met de gemeente. Het recyclagepark wordt een vaste plek, daarnaast is er de mogelijkheid dit te voorzien op het openbaar domein en zelfs privédomein indien een toelating door de gemeente werd gegeven aan de aanvrager. Opgelet onze aanbesteding voorziet niet in een financiële tegemoetkoming. De maatschap (Vites voor jullie grondgebied) voorzien overal in hun werkingsgebied dezelfde uniforme containers. Dit biedt als voordeel dat kapotte of extra containers snel vervangen/geplaatst kunnen worden gezien de informatie overal gelijk wordt beheerd.  

JURIDISCHE GRONDEN

Decreet Lokaal Bestuur.

ARGUMENTATIE

De gemeente sloot op 1/7/2013 een overeenkomst van onbepaalde duur af met zowel Vites (het vroegere Spit) als Vazi (het vroegere VICT), in het kader van een gedeelde opdracht. Onder druk van een commerciële organisatie, werd er hiervoor in 2021 een overheidsopdracht uitgeschreven. Er werd gekozen voor een voorbehouden overheidsopdracht Art.15 (voorbehouden aan sociale economie), met als doel sociale inclusie en duurzame werkgelegenheid te stimuleren. De opdracht werd gegund aan het bedrijf dat het meest voldeed aan de selectie- en gunningscriteria, met name het maatwerkbedrijf Vites -vzw SPIT Tewerkstelling, Ijzerenmolenstraat 4, 3001 Heverlee.

De tweede (commerciële) inschrijver tekende protest aan en bracht het dossier voor de Raad Van State.

Meerdere gemeenten hebben gelijkaardige ervaringen. De commerciële organisaties, reageren bij een niet-gunning over de inzameling van textielafval, steeds agressiever: elk dossier wordt voor de Raad van State gebracht en tot in detail uitgeplozen.

Ecowerf heeft na een eerste gelijkaardige slechte ervaring, het proces voor de Raad Van State gewonnen. Zij hebben een opdracht van vier jaar gegund aan Maatschap, Textiel Inzameling Oost-Brabant, waartoe ook Vites (Spit) behoort. Als de gemeente het beheer van de textielinzameling in textielcontainers overdraagt aan Ecowerf, kan de huidige overeenkomst van de gemeente met Vites en met Vazi opgezegd worden (met inachtneming van de opzegtermijn). Vites zal dan zelf in opdracht van Ecowerf met Vazi contact opnemen om de overname(plaatsen) van de textielcontainers van Vazi te regelen.

 

FINANCIEN

Geen financiële gevolgen.

Het betreft een gratis uitbreiding van de diensten van Ecowerf.

FEITEN EN CONTEXT

De gemeente Lubbeek wil wegeniswerken uitvoeren in de Boutersemstraat en Kwikkelberg.

Er wordt een Fluvius-project opgestart voor het uitvoeren van rioleringswerken in de Boutersemstraat en Kwikkelberg.

Dit project sluit aan op het Aquafinproject dat momenteel in uitvoering is op het grondgebied van de gemeente Boutersem.

Na de werken in de Kerkomsesteenweg (Boutersem) wordt uitvoering gegeven aan de werken in de Koppeleikenstraat (Boutersem) waarop de werken in de Boutersemstraat kunnen aansluiten.

Zowel de gemeente Lubbeek als Fluvius zijn van oordeel dat de uitvoering van de werken voor rekening van de verschillende partijen in het algemeen belang worden samengevoegd.

De mail van 15 februari 2022 van Wendy Verdeven, Medewerker Projectadministratie Riolering voor Fluvius:

Bijgaand bezorgen wij u in bovenvermeld project de samenwerkingsovereenkomst ter ondertekening. Wij verzoeken u deze te laten ondertekenen en aan ons terug te bezorgen. Na ondertekening door Fluvius zullen wij u een getekend exemplaar bezorgen.

Bedankt alvast voor uw tussenkomst.

Samenwerkingsovereenkomst voor het Fluviusproject Boutersemstraat - R/005276 - Boutersemstraat en Kwikkelberg in bijlage.

JURIDISCHE GRONDEN

Het decreet lokaal bestuur.

Het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 21 februari 2022:

• principiële goedkeuring van de samenwerkingsovereenkomst voor het Fluviusproject Boutersemstraat - R/005276 - Boutersemstraat en Kwikkelberg
• beslissing om de samenwerkingsovereenkomst "Lubbeek - R5276 - Boutersemstraat en Kwikkelberg" ter goedkeuring voor te leggen aan de gemeenteraad.

 

FINANCIEN

De uitgave is voorzien in de meerjarenplanning 2020-2025 onder het budgetjaar 2022

code	2022/1.1.2.04/0200-01/2240007/GEMEENTE/CBS/IP-001
Omschrijving	Wegen - Activa in aanbouw
Actie	1.1.2.04 Fluviusproject Boutersemstraat
Beleidsitem	0200-01 Wegen
Algemene rekening	2240007 Wegen - Activa in aanbouw
Investeringsproject	IP-001 Wegenwerken: Aquafinprojecten - Fluviusprojecten - gemeentelijke projecten
Raming uitgavekrediet	820.000,00 euro
Beschikbaar krediet	820.000,00 euro
Voorziene raming/kostprijs/…
Geraamde inkomsten of subsidies in het budgetjaar
Aannemer/Leverancier/Instantie

Een visum wordt gevraagd vooraleer de gunning goedgekeurd wordt.

JURIDISCHE GRONDEN

Decreet Lokaal Bestuur;

De nieuwe gemeentewet;

FINANCIEN

De uitgaven worden voorzien in het exploitatie- en investeringsbudget.

Actienummer	GBB
Beleidscode (omschrijving en nummer)	0160-00 Hulp aan het buitenland
Algemene rekening + omschrijving	6491000 Toegestane werkingssubsidies aan gezinnen     6493000 Toegestane werkingssubsidies aan verenigingen
Bedrag uitgave inclusief BTW	2074,84 euro
Aannemer/leverancier/instantie
Resterende kredieten	2074,84 euro

Visum

 

Geen visum vereist

FEITEN EN CONTEXT

In het kader van het project "gedeelde e-mobiliteit" biedt Interleuven haar diensten aan via een raamcontract met Cambio (zie projectfiche in bijlage voor alle details);

Inhoud

• Interleuven werkt aan een gedeelde mobiliteit voor de inwoners, de gemeenten of een mix van beide in het arrondissement van Leuven. Interleuven heeft daarom een raamcontract opgesteld waarmee Cambio wordt aangesteld als autodeelaanbieder. Er zijn drie percelen in deze overeenkomst:
  • De eigen wagens delen via een digitaal deelplatform, waarbij de gemeente eigenaar blijft van haar voertuigen en van de vaste kosten ervan (zoals onderhoud, verzekering, ...);
  • De deelwagens worden door Cambio voorzien via leasing en de gemeente wordt volledig ontzorgd op vlak van onderhoud, verzekeringen, e.d.;
  • De nodige laadinfrastructuur kan eveneens via Cambio worden voorzien (indien de gemeente geen recht meer heeft op de gratis laadpalen van Fluvius).

Raming (excl. BTW)

• 1000 euro: vaste ontwikkelingskost van Interleuven voor het project en het optreden als aankoopcentrale;
• 1500 euro: vast communicatiepakket van Cambio dat modulair kan uitgebouwd worden en vooral inzet op activatie van de burgers;
• Scenario2: deelwagens via leasing (minimum 2 wagens:  1 x Renault Zoë en 1 x Kangoo bestelwagen)
  • De prijzen zijn degressief in functie van het aantal gereden kilometers per jaar;
  • Maximale prijs = 7020 euro per jaar en vanaf 24.000 km is er geen restfinanciering meer voor rekening van de gemeente (zie projectfiche voor detailberekening);
  • De vaste kosten (onderhoud, verzekeringen, e.d.) zijn inbegrepen in deze prijs.
• laadinfrastructuur
  • Wandmodel: 1754 euro
  • Zuilmodel: 2923 euro
  • In bovenstaande prijzen is een verlengde waarborg (5 jaar) voorzien, alsook een onderhoudsabonnement van 4 euro per maand (per toestel). Bijkomende
  • kosten (aansluitingskost, bekabeling, infrastructuurwerken worden in regie afgerekend met de opdrachtgever).

JURIDISCHE GRONDEN

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en uitvoeringsbesluiten;

De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en wijzigingen;

Het besluit van de gemeenteraad van 31 december 2019:

• volgende diensten, zoals voorzien in de bijlagen van de statuten van INTERLEUVEN, worden in exclusiviteit toegekend aan de zelfstandige groepering ‘Interleuven ondersteunende activiteiten’ met ingang van 01-01-2020 tot en met 31-12-2025, met dien verstande dat opdrachten die werden toegekend vóór het verstrijken van voormelde periode, zullen worden afgewerkt onder het systeem van de exclusieve dienstverlening:
  1.1. Ontwerp en opvolging van infrastructuurwerken
  1.2. Ontwerp en opvolging van gebouwen
  1.3. Veiligheidscoördinatie ontwerp en verwezenlijking bij infrastructuurwerken
  1.4. Veiligheidscoördinatie ontwerp en verwezenlijking bij gebouwen
  3.1. Basisondersteuning
  3.2. Klimaatondersteuning
  3.3. Taakondersteuning
  4.2. Geïntegreerde omgevingshandhaving
  7.1. GIS begeleiding en ondersteuning
  7.2. Inventarisatie en/of actualisatie van ruimtelijke situeerbare gegevens
  9.1. Begeleiding bij de uitbouw en het gebruik van het regionaal digitaal loket kinderopvang
  13.1. Begeleiden, opvolgen, adviseren en ondersteunen van de gemeentelijke noodplanning
• de uitvoering van deze exclusieve diensten gebeurt overeenkomstig de toegevoegde samenwerkingsovereenkomsten

De gemeente Lubbeek heeft het contract 3.2 (klimaatondersteuning)  onderschreven en kan deelnemen aan dit project.

ARGUMENTATIE

De Dienst Mobiliteit stelt voor om op de centrale parking in Linden centrum 2 elektrische deelwagens te plaatsen. Links naast de bestaande laadpaal. De daar voorbehouden parking max 30 schuiven dan twee plaatsen noordwaarts op.

Op deze plaats komt er dan een bijkomende laadpaal exclusief voor de deelwagens.

We kiezen voor de scenario 2 (2 e-wagens :   1 x Renault Zoë en 1 x Kangoo bestelwagen ) en scenario  3 (laadpaal) zoals hierboven beschreven:

FINANCIEN

De uitgaven worden voorzien

2022/GBB/0200-02/6030000/GEMEENTE/CBS/IP-GEEN Mobiliteit Algemene onderaannemingen 10.000 EUR is voorzien voor de restfinanciering bij Cambio

2022/GBB/0200-02/2300000/GEMEENTE/CBS/IP-012 Mobiliteit Installaties, machines en uitrusting – gemeenschapsgoederen 35.000 EUR is voorzien voor AMJP 2021/1: budget voorzien voor Hoppin-punten, infobord en plaatsen laadpaal

FEITEN EN CONTEXT

De mail van 3/2/2022 vanwege de politiezone met de vraag om de bestaande situatie te willen evalueren met het oog op het inperken van de parkeeroverlast.

Er is nog een parking na het kruispunt maar de zone werd niet afgesloten met een eindafbakening waardoor die tot het kruispunt loopt. Of de afbakening verdween in de loop der tijd.

De politie stelt voor om aan het bestaande verkeersbord een GXc toe te voegen met aanduiding van 9 m.
De dienst Mobiliteit stelt voor om een E3 parkeren en stilstaan verboden na de parkeerhaven te plaatsen. Dit voor de duidelijkheid, in se is dit niet nodig.

De bespreking in college van 7/2/2022 waarvan afschrift als bijlage gevoegd.

JURIDISCHE GRONDEN

Artikel 12 van de wet politie op het wegverkeer van 16 maart 1968.
Alle verbodsbepalingen zullen door middel van gepaste opschriften en verkeersborden ter kennis gebracht worden van de weggebruikers.

Artikel 186 van het gemeentedecreet.
Reglementen en verordeningen van de gemeenteraad, het college van burgemeester en schepenen en van de burgemeester worden niet meer bekend gemaakt via aanplakbrief, maar door publicatie op de gemeentelijke website, met vermelding van datum waarop ze werden aangenomen en de datum waarop ze op de website bekendgemaakt worden.

Decreet van 16 mei 2008 betreffende de aanvullende reglementen op het wegverkeer en de plaatsing en bekostiging van de verkeerstekens.
Dit decreet bepaalt de modaliteiten van de aanvullende reglementen op het wegverkeer en de plaatsing en bekostiging van de verkeerstekens, de gegevensbank van de aanvullende reglementen en de berekening van de termijnen.

Koninklijk besluit van 1 december 1975.
Dit besluit handelt over het algemeen reglement op de politie van het wegverkeer en van het gebruik van de openbare weg.

Besluit van de Vlaamse regering van 23 januari 2009.
Dit uitvoeringsbesluit bepaalt de modaliteiten van de aanvullende reglementen op het wegverkeer en de plaatsing en bekostiging van de verkeerstekens.

Ministerieel besluit van 11 oktober 1976.
Dit besluit bepaalt de minimumafmetingen en de bijzondere plaatsingsvoorwaarden van de verkeerstekens.

Omzendbrief MOB/2009/01 van 3 april 2009.
Deze omzendbrief omschrijft de totstandkoming van een aanvullend reglement op initiatief van een gemeente.

Algemeen politiereglement van de gemeente Lubbeek.

De nieuwe gemeentewet van 24 juni 1988;

Het decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017;

ARGUMENTATIE

De dienst Mobiliteit stelt voor om aan de gemeenteraad te vragen om een aanvullend reglement te willen aannemen voor de Wolvendreef.

Op de Wolvendreef van het kruispunt met de Rozenstraat richting de N2 tot 9 meter voorbij het kruispunt geldt:

het is verplicht te parkeren op de berm of op het trottoir;
de parkeerreglementering geldt over een afstand van 9 m.
Dit wordt gesignaleerd door:
- verkeersborden E9e
- de verkeersborden worden aangevuld met x-borden Xc

Op de Wolvendreef van 9 meter van het kruispunt met de Rozenstraat in de richting van de N2 tot de N2 geldt:

het stilstaan en parkeren is verboden;
het begin van de parkeerreglementering wordt aangeduid.
Dit wordt gesignaleerd door:
- verkeersborden E3
- de verkeersborden worden aangevuld met x-borden Xa

FINANCIEN

Er zijn geen financiële gevolgen.

FEITEN EN CONTEXT

Deze rapportage over organisatiebeheersing heeft betrekking op de periode van 1 juni 2021 tot en met 31 december 2021. Dit aangezien er in juni 2021 reeds gerapporteerd werd over de periode 1 januari 2021 tot en met 31 mei 2021. Zoals vermeld in het kader voor organisatiebeheersing zal het lokaal bestuur van Lubbeek telkens in februari rapporteren over het voorgaande jaar. Aangezien de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn niet zijn doorgegaan in februari 2022, zal dit jaar uitzonderlijk gerapporteerd worden in maart.

 

Realisaties en lopende trajecten

 

Zoals toegelicht in de vorige rapportage beschreven we de subsidieprocessen van sport, jeugd en cultuur. Naast de realisatie van verschillende optimalisatievoorstellen hebben we in 2021 de eerste stappen gezet voor de opmaak van een uniform subsidiereglement dat als basis zal dienen voor de verschillende subsidies van de vrijetijdsdiensten en bij uitbreiding ook voor subsidies die behandeld worden door andere diensten van de organisatie. Op die manier komen we tegemoet aan de aanbeveling van Audit Vlaanderen om de subsidieprocessen in de organisatie te stroomlijnen. Dit ter bevordering van de duidelijkheid en transparantie, zowel intern als extern. Tegelijkertijd kaderen de verbeteringen in een traject van administratieve vereenvoudiging. Verder bouwen we ook extra controlemechanismen in om de kans op vergissingen en fraude te verkleinen.

 

In de tweede helft van 2021 beschreven we het HRM-proces ‘onthalen’. We kozen voor het beschrijven van dit proces, aangezien er veel progressiemarge is met betrekking tot het onthalen van nieuwe medewerkers. Uit de latere analyse bleek dat veel stappen uit het generieke proces in iGEN overgeslagen worden en dat er veel onduidelijkheid heerst over wie waarvoor verantwoordelijk is. Er werd een traject opgestart met de personeelsdienst om dit proces te optimaliseren. Een verbetervoorstel dat reeds gerealiseerd werd, is dat de medewerkers van de personeelsdienst nu gebruik kunnen maken van een checklist zodat ze beter kunnen opvolgen welke documenten de nieuwe medewerker nog moet ontvangen en ondertekenen. 

 

Verder beschreven we in de rapportageperiode ook het facturatieproces van de thuisdiensten. Dit naar aanleiding van enkele moeilijkheden die zich stelden in 2020. Wegens onderbemanning op de dienst besliste het managementteam in september '21 - op basis van het uitgeschreven proces en op advies van het hoofd van de sociale dienst en de beleidsmedewerker organisatieontwikkeling- om de prijszetting zo nodig zonder huisbezoeken te doen om de vertraging in het facturatieproces op te vangen. Sinds 1 januari 2022 werd een medewerker die voordien op de financiële dienst werkte, overgeplaatst naar de thuisdiensten. Eén van zijn eerste opdrachten zal zijn om een inhaalbeweging op vlak van de achterstallige facturaties te maken. 

 

Daarnaast werd het traject met betrekking tot het voorraadbeheer van het lokaal dienstencentrum verder doorlopen. De deur van de voorraadkamer die op de gang uitkomt wordt nu afgesloten. Voorheen stond deze regelmatig open om de ruimte te verluchten. De geurhinder werd weggewerkt door een vlies over de vetput te plaatsen. Een volgende stap is nu om de andere kant van de voorraadkamer ook af te sluiten en alle dranken - die momenteel in de ruimte van de vriezer staan - onder te brengen in de voorraadkamer. Samen met de centrumleidster zal een sessie georganiseerd worden met de medewerkers van het dienstencentrum om dit aan hen toe te lichten en mogelijke (praktische) bezwaren op te lossen.

 

Ook bereidde de dienst beleidscoördinatie de heropstart van de projectwerking voor. Zo beogen we de realisatiegraad van de acties uit het meerjarenplan verder te verhogen. In juni organiseerden we een opleiding van drie volledige dagen voor potentiële projectleiders en projectmedewerkers. De relevante opmerkingen die naar boven kwamen, namen we mee en verwerkten we in de processtappen en/of de sjablonen. Vervolgens werden de eerste projecten geselecteerd en gaven we een toelichting aan het managementteam en het college van burgemeester en schepenen/ vast bureau.

 

Eén van de eerste projecten die werden opgestart, is het optimaliseren van de software Ultimo. Ultimo wordt binnen de dienst GIM gebruikt voor het plannen, monitoren en uitvoeren van opdrachten. Voortaan wordt ingezet op een meer decentraal gebruik van de tool. Een opleiding werd gegeven aan de toekomstige gebruikers en er werd een handleiding aan de hand van screenshots opgemaakt.

 

Een ander zeer ingrijpend traject waar verder op werd ingezet in 2021 is Lubbeek GO 2.0. Dit werd opgestart om de organisatie te transformeren naar een meer eigentijdse werkomgeving. Via dit traject willen we vorm geven aan het permanente streven naar een organisatie die het beste uit de medewerkers haalt. Concreet organiseerden we werksessies over leiderschap en eigenaarschap met alle leidinggevenden van de organisatie. Daarnaast werkte het Lubbeek GO team een waardenspel uit om de dialoog rond de kernwaarden, missie en visie aan te wakkeren. Dit werd voorgelegd aan een testgroep en vervolgens geoptimaliseerd. Verder werd structureel en occasioneel telewerken verankerd in de rechtspositieregeling en het arbeidsreglement zodat medewerkers ervoor kunnen kiezen om maximaal twee dagen per week van thuis te werken. Ook de overgang naar een nieuw intranet, ter bevordering van de interne communicatie, kadert in Lubbeek GO 2.0. De nodige voorbereidingen werden getroffen in het najaar van 2021. De uitrol zal gebeuren in het voorjaar van 2022.
Ook voerde Premed in 2021 een welzijnsbevraging uit. Aangezien we via Lubbeek GO 2.0 het welzijn van onze medewerkers willen verhogen, zullen we in 2022 na een analyse van de resultaten, verschillende acties opzetten ter uitvoering van de aanbevelingen van Premed. Eind 2021 starten we met het opschalen van de E-functies op naar D-functies via interne examens. Welzijn op het werk heeft namelijk ook te maken met waardering en een correcte verloning. Twee andere acties om het welzijn van de medewerkers te verhogen zijn, de invoering van het wandeloverleg en het inrichten van een vergadertuin. Deze laatste zal in 2022 gebruikt kunnen worden door de medewerkers van het lokaal bestuur.

 

Ook het proces van de aanpassing van het meerjarenplan werd geanalyseerd en bijgestuurd. De screening van de kredieten met de diensten werd intensief begeleid en het samenspel tussen beleid en administratie werd verbeterd door in de voorbereidende fase te focussen op de grotere dossiers en trajecten.

 

Tot slot hebben we verdere stappen gezet m.b.t. ons ICT-beleid. In 2021 lieten we een ICT-architectuurstudie uitvoeren. Eén van de aanbevelingen uit het eindrapport was dat we de toepassing van Protime 360 die wij gebruikten -maar wegviel op 31 december 2021- best kunnen vervangen door de veel uitgebreidere Microsoft 365-software. In 2021 startten we dan ook met de migratie naar dit pakket. In 2022 zal de organisatiebrede uitrol plaatsvinden. Een andere aanbeveling is dat de organisatie een nieuwe tool nodig heeft voor het samenstellen van de verplichte BBC-rapportages. Voordien gebeurde dit met behulp van de tool Protime 360. De dienst beleidscoördinatie ging op zoek naar een alternatief dat het mogelijk maakt om de rapporten op een zo efficiënt mogelijke manier op te maken. Met name de tool ‘Pepperflow’ werd grondig geanalyseerd. Na verschillende overlegmomenten met de systeembeheerder, VERA en een bestuur dat de tool reeds aankocht, werd beslist om ook voor het vormgeven van de beleidsrapportages te werken met een toepassing binnen Microsoft 365. Een derde aanbeveling uit de studie is dat er best extra (externe) ondersteuning voorzien kan worden voor de ICT-dienst. In het najaar van 2021 werd hier gevolg aan gegeven. Een externe medewerker zal gedurende twee dagen per week extra ondersteuning bieden aan de ICT-dienst. Ook een vierde aanbeveling met betrekking tot het oprichten van een ICT-stuurgroep werd gerealiseerd in 2021.

JURIDISCHE GRONDEN

Decreet lokaal bestuur

 

Art. 219  Het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam. Het algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem en de elementen daarin die raken aan de rol en de bevoegdheden van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn zijn onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.

De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar.

FEITEN EN CONTEXT

Het nieuwe kader voor organisatiebeheersing werd goedgekeurd door de verschillende organen in het voorjaar van 2021. Aangezien we vaststellen dat het niet evident is om vanuit de dienst beleidscoördinatie alles te trekken, willen we ook met betrekking tot organisatiebeheersing decentraler werken. Het voorstel is om per dienst - in het geval van eenmansdiensten kunnen meerdere diensten samengenomen worden- een procesverantwoordelijke aan te duiden die ervoor verantwoordelijk is dat de desbetreffende dienst of diensten minstens één proces per jaar beschrijven. Verder zal deze persoon ook een rapportage bezorgen aan de beleidsmedewerker organisatieontwikkeling over de realisaties en lopende trajecten van het afgelopen jaar. Deze worden vervolgens meegenomen in het jaarlijkse rapport over organisatiebeheersing.

De voorgestelde wijzigingen werden aangeduid in het vet, de regels die wegvallen in het cursief.

 

Waarom willen we evolueren naar een procesgestuurde organisatie?

Een procesgestuurde organisatie staat op zeer veel vlakken, vele malen sterker dan een expertenorganisatie:

Allereerst kan een procesgestuurde organisatie sneller en beter inspelen op de wijzigende verwachtingen van burgers. Waar een expertenorganisatie vertrekt vanuit de loutere toepassing van de bestaande regelgeving, baseert een procesgestuurde organisatie zich op de verwachtingen van de burgers en gaat hij na hoe de geldende regels en procedures geënt kunnen worden op de wijzigende noden van de burgers en de samenleving. In een procesgestuurde organisatie zijn de verwachtingen van de burgers dus de hoogste prioriteit (= het doel) en dienen de regels en procedures als middel om dit doel te bereiken. De processen worden op regelmatige basis bijgesteld, zodat nieuwe verwachtingen van de burgers geïntegreerd kunnen worden.

Ten tweede bevordert dit de samenwerking tussen de verschillende diensten die nog te vaak op een eiland werken. Een proces bestaat namelijk uit een input, een transformatie en een output. De output van de ene dienst, is de input die de andere dienst nodig heeft om de volgende stappen in het proces te kunnen uitvoeren. Bij het uittekenen van de processen zitten medewerkers van verschillende diensten samen en krijgen ze meer inzicht en begrip in hetgeen de andere dienst nodig heeft om zijn processtappen te kunnen uitvoeren. Dit zorgt ervoor dat de verkokering wordt tegengegaan.

 

Ten derde is het op die manier mogelijk om kennis vast te houden in de organisatie. Zo verkleinen we het verlies wanneer medewerkers met zeer veel kennis en ervaring uitstromen. Dit zorgt er ook voor dat nieuwe medewerkers zich sneller en gemakkelijker kunnen inwerken.

Ten vierde zorgt dit voor duidelijkheid naar zowel de burgers, de medewerkers, als de mandatarissen. Indien er vragen zijn over bepaalde stappen die er gezet worden, kan er altijd verwezen worden naar het proces. Op die manier hebben de medewerkers iets om op terug te vallen, ook bij bv. klachten.

Ten vijfde kan er aangegeven worden hoeveel tijd een proces(stap) in beslag neemt. Dit kan summiere werklastmetingen mogelijk maken op termijn. Deze bieden vervolgens een houvast voor het bepalen welke diensten onder- en overbelast zijn.

Ten zesde laat dit ons toe om proceseisen in te bouwen op basis van de vijf kernwaarden van onze organisatie:

1. RESPECT - iedereen is gelijkwaardig
2. SAMEN (-horigheid) – iedereen is betrokken
3. VERTROUWEN - wederzijds vertrouwen geeft mensen positieve energie én kracht!
4. DOELGERICHT - we doen wat we moeten doen én doen dit op een zo efficiënt mogelijke manier.
5. DYNAMISCH – verandering en innovatie

Ten zevende kan enkel een procesgestuurde organisatie op een structurele manier inzetten op digitalisering. Vooraleer processen gedigitaliseerd en geautomatiseerd kunnen worden, is het namelijk essentieel dat ze beschreven zijn.

Ten achtste is het zo eenvoudiger om in te schatten waar de (grootste) risico’s zich bevinden en om beheersmaatregelen in te bouwen om de kans dat deze zich zullen stellen, te minimaliseren.

Dus, met de evolutie naar een procesgestuurde organisatie en alle voordelen die dit met zich meebrengt, willen we het welzijn van de Lubbekenaren verhogen. 

 

Model

Lokaal bestuur Lubbeek zal het LoKoMoTIEFF-model hanteren als kader voor het organisatiebeheersingssysteem. LoKoMoTIEFF staat voor:

• Lokale oriëntatie,
• Klantoriëntatie,
• Maatschappelijke oriëntatie,
• Talentmanagement,
• Interne en Externe samenwerking,
• Facilitair management,
• Financieel management.

Vanuit de toepassing in de praktijk van de dagelijkse werking is het model intussen verder aangevuld met 5 extra elementen:

• Producten,
• Doelstellingen,
• Beleidskaders hogere overheden en lokale politieke visie,
• Externe communicatie,
• Interne communicatie.

 

Het LoKoMoTIEFF-model hecht zeer veel belang aan procesmanagement. In dit model zijn processen namelijk de motor van de organisatie. Indien zij gekend zijn, beschreven werden, opgevolgd en bijgestuurd worden, kan de organisatie maximaal presteren en het welzijn van zijn burgers maximaliseren.

Zie het document in bijlage voor meer info over ieder onderdeel van het LoKoMoTIEFF-model.

 

Tool

Om ervoor te zorgen dat iedere medewerker de Lubbeekse productencatalogus en proceskaart kan raadplegen, maken we gebruik van de iGEN-tool. Deze tool geeft een overzicht weer van zowel de producten die wij afleveren, als de achterliggende productprocessen. Verder heeft ieder product een producteigenaar. Dit is degene die verantwoordelijk is voor het up-to-date houden van het product. De link tussen iGEN en de website zorgt ervoor dat de medewerkers de producten op regelmatige basis updaten.   

Verder biedt de iGEN-tool ook ondersteuning bij het uittekenen van de processen. In samenspraak met enkele andere lokale besturen, stelde de ontwikkelaar van de tool 50 generieke processen op. Op basis hiervan kunnen alle productprocessen van een lokaal bestuur beschreven worden in hetzelfde format. 

 

Stilstaan bij de eigen werking

Per dienst wordt een procesverantwoordelijke aangeduid die ervoor zorgt dat de dienst minstens één proces per jaar beschrijft. Eenmansdiensten kunnen worden samengenomen met andere (eenmans)diensten. Het managementteam, CBS/VB of het dienst-/afdelingshoofd kan aangeven welk proces beschreven moet worden. Indien dergelijk voorstel er niet is, beslist de procesverantwoordelijke na overleg met de medewerkers van de dienst en de beleidsmedewerker organisatieontwikkeling welk proces de dienst zal beschrijven. Ten laatste op 5 januari geeft de procesverantwoordelijke door aan de beleidsmedewerker organisatieontwikkeling welk proces dat jaar beschreven zal worden. Het afdelingshoofd heeft de eindverantwoordelijkheid over het behalen van deze doelstelling.

 

De organisatie zal in het najaar per dienst een procesdag organiseren. Op deze dag analyseert en evalueert de desbetreffende dienst een aantal beschreven processen. Indien de betrokken dienst nog geen processen beschreven heeft, wordt de procesdag hiervoor gebruikt. Tegelijkertijd maakt iedere dienst een voorstel op over de processen die zij het volgende jaar wenst te beschrijven of aan te passen. Ook ieder lid van het managementteam maakt een voorstel van te beschrijven of aan te passen processen op.

Verder zal de beleidsmedewerker organisatieontwikkeling alle acties volgend uit audits, inspecties, eigen analyses, … jaarlijks bij alle diensten opvragen en verwerken in een globaal rapport dat wordt meegenomen in de managementreview.

Tot slot vindt er binnen het managementteam een review plaats waarin alle voorstellen en overige evaluatiedocumenten worden besproken. Het managementteam bevestigt, op basis van de voorstellen van de diensten, welke processen beschreven zullen worden in het volgende werkjaar en welke verbetervoorstellen, die tijdens de procesbeschrijvingen van het afgelopen jaar naar boven kwamen, zullen aangepakt worden. Het managementteam zal hierin bijgestaan worden door de beleidsmedewerker organisatieontwikkeling en de dienst beleidscoördinatie.

 

Jaarlijkse rapportering

Artikel 219 van het decreet lokaal bestuur bepaalt dat de algemeen directeur jaarlijks rapporteert aan het college, het vast bureau, de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn over organisatiebeheersing. Deze rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar.

Deze rapportage zal ieder jaar voorgelegd worden aan de politieke organen in februari. Hij heeft betrekking op het voorafgaande jaar. De rapportage bestaat uit:

•             Een toelichting over de aanpak van organisatiebeheersing door de organisatie;

•             Een terugblik op de ondernomen acties in het afgelopen jaar en een stand van zaken, m.a.w. welke processen beschreven we het afgelopen jaar en wat                 is de planning voor volgend jaar, welke acties op basis van inspecties, audits en (interne) evaluaties hebben we opgestart, etc.;

•             Een vooruitblik over de lopende en/of toekomstige projecten voor de volgende periode.

Iedere procesverantwoordelijke zal ten laatste op 5 januari een rapportage aanleveren van zijn/haar dienst over het proces dat beschreven werd en over mogelijke andere acties, evaluaties, inspecties, e.d. die het afgelopen jaar plaatsvonden.

Historiek

Op 26 april 2017 heeft de gemeenteraad het algemeen kader van het intern controlesysteem een eerste keer vastgelegd. Dit bestond toen uit de leidraad van Audit Vlaanderen en het LoKoMoTIEFF-model. Aangezien artikel 592 uit het decreet lokaal bestuur expliciet vermeldt dat de eerdere gemeentelijke regelingen rond organisatiebeheersing van toepassing zijn tot en met 1 juli 2019 werd dit kader opnieuw vastgelegd door de gemeente- en OCMW-raad op 25 februari 2020. Opnieuw werd gekozen voor de leidraad organisatiebeheersing en het LoKoMoTIEFF-model.

In de eerste zes maanden van 2020 voerde Audit Vlaanderen een audit met betrekking tot geldmiddelen uit. Het eindrapport van deze audit werd voorgelegd aan de raden op 29 december 2020. Op basis van de aanbevelingen uit het eindrapport, werd beslist om het kader m.b.t. organisatiebeheersing te herzien. Eén van de aanbevelingen was om het kader te koppelen aan een concreet plan van aanpak. Om dit te verbeteren organiseerden we een werksessie met het managementteam en de dienst beleidscoördinatie op 16 december 2020. In deze sessie werd een consensus bereikt over het kader m.b.t. organisatiebeheersing en het concrete plan van aanpak. Het nieuwe kader werd voorgelegd aan het managementteam op 9 februari 2021 en vervolgens goedgekeurd op het college van burgemeester en schepenen/vast bureau van 1 maart 2021 en ook op de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn op 30 maart 2021.

 

Realisaties

De voorbije jaren zijn er al stappen gezet om aan de hand van de iGEN-software het organisatiebeheersingssysteem vorm te geven. Hier zal de komende periode verder op ingezet worden.

Van 2016 tot 2018 werd de Lubbeekse productencatalogus opgemaakt en werd er aan elk product een generiek proces gekoppeld in iGEN. Deze lijst is op dit moment vrij volledig, maar is natuurlijk wel aan verandering onderhevig (wijzigende wetgeving, kerntakendebat, etc.). In 2020 organiseerden we een interne train-de-trainersopleiding zodat we een aantal medewerkers kunnen inschakelen als begeleiders bij het uittekenen van de processen. Vervolgens werd er gestart met het uittekenen van vier subsidieprocessen (sport, jeugd, cultuur en kleine landschapselementen). Ten gevolge van Covid-19 konden we deze sessies pas afronden in 2021. Na een grondige evaluatie van het geheel (train-de-trainersopleidingen + sessies subsidieprocessen) tekenen we het concrete plan van aanpak uit. Hierin bepalen we allereerst welke medewerkers we verder zullen inschakelen, alsook welke processen, wanneer beschreven zullen worden en hoe we jaarlijks stilstaan bij onze eigen werking.

JURIDISCHE GRONDEN

Decreet lokaal bestuur

Art. 217

Het decreet lokaal bestuur definieert organisatiebeheersing als het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men:

1° de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico's om deze te bereiken kent en beheerst;
2° wetgeving en procedures naleeft;
3° over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;
4° op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;
5° de activa beschermt en fraude voorkomt.

Art. 218

Het organisatiebeheersingssysteem bepaalt op welke wijze de organisatiebeheersing van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen, procedures en de aanwijzing van de personeelsleden en organen die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het organisatiebeheersingssysteem betrokken zijn.

Het organisatiebeheersingssysteem beantwoordt minstens aan het principe van functiescheiding waar mogelijk en is verenigbaar met de continuïteit van de werking van de gemeentelijke diensten.

Art. 219

Het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam. Het algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem en de elementen daarin die raken aan de rol en de bevoegdheden van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn zijn onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.

De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar.

ARGUMENTATIE

Het managementteam nam kennis van de voorgestelde wijzigingen en gaat hiermee akkoord.

FEITEN EN CONTEXT

In de gemeente Lubbeek is er tot op heden slechts één honden(losloop)zone, namelijk in het Lindenbos te Linden. Het gemeentebestuur wil in het Gasthuisbos van Pellenberg ook een honden(losloop)zone inrichten om zo tegemoet te komen aan de noden van hondenbezitters.

Het agentschap Natuur en Bos wil aan de gemeente Lubbeek twee percelen grond, kadastraal gekend afdeling 3, sectie A, nrs. 40A2 en 40E2 met een oppervlakte van respectievelijk 26 are 73 ca en 36 are 39 ca ter beschikking stellen aan de gemeente Lubbeek om er een honden(losloop)zone in te richten.

Frank Saey, regiobeheerder voor het Agentschap van Natuur en Bos stuurde op 25 oktober 2021 het voorstel van concessieovereenkomst met de bijhorende documenten.

De concessieovereenkomst wordt afgesloten voor een termijn van 9 jaar die ingaat op de eerste dag van de maand volgend op de ondertekening van deze concessieovereenkomst.

Het kadastraal perceel afdeling 3, sectie A, nr. 40A2 met een oppervlakte van 26 are 73 ca is onmiddellijk beschikbaar. Het kadastraal perceel afdeling 3, sectie A, nr. 40E2 met een oppervlakte van 36 are 39 ca is pas beschikbaar vanaf 15 oktober 2022.

JURIDISCHE GRONDEN

Het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 22 maart 2021- Hondelosloopzones gemeente Lubbeek - reactie van Frank Saey, Agentschpa Natuur en bos op brief van 28 september 2020

-neemt kennis van de mail van 10  november 2020 met het antwoord van Ir Frank  Saey, voor het Agentschap Natuur en Bos, Regio Demerland | zuiderkempen, Hertstraat 24/A, 3211 Nieuwrode (Holsbeek), op de vraag van de gemeente om zoveel mogelijkheden van bijkomende hondenlosloopzones te Lubbeek te onderzoeken

Het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 3 mei 2021 - bespreking voorstellen Geert Bovyn, schepen van dierenwelzijn

-gaat akkoord met het voorstel van schepen Geert Bovyn voor de eventuele aanleg van een hondenlosloopzone langs de Lostraat, richting Gasthuisbos, waar gelegenheid is om te parkeren langs de Lostraat;

-vraagt aan het Agentschap Natuur en Bos (ANB), om deze mogelijkheid, die reeds mondeling met schepen Geert Bovyn besproken werd, schriftelijk te bevestigen;

-maakt na deze bevestiging door ANB, het dossier over aan de dienst mobiliteit, om het gedeelte in verband met de parkeermogelijkheid te onderzoeken;

-houdt de opties 3 (speelbos Keiberg) en 4 (hondenlosloopweide braakliggende zone Tafelbos) uit het voorstel van schepen Geert Bovyn in beraad en geeft opdracht aan schepen Geert Bovyn en de dienst GIM om hierover in overleg te gaan met  ANB.

Het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 20 december 2021  hondenlosloopzone gemeente Lubbeek – goedkeuring concessieovereenkomst.

-De concessieovereenkomst voor het inrichten van een hondenlosloopzone op de twee percelen kadastraal gekend onder Lubbeek, afdeling 3, sectie A, nrs 40A2 en 40 E2, eigendom van het Agentschap Natuur en Bos goed te keuren.

FEITEN EN CONTEXT

Aan de raad wordt voorgesteld om goedkeuring te geven voor de wijziging van het organogram en de personeelsformatie overeenkomstig de bijlagen gevoegd bij dit besluit.

Het bestaande organogram en de personeelsformatie van het lokaal bestuur Lubbeek worden als volgt gewijzigd:

 

1. AFDELING BURGERZAKEN VRIJE TIJD wordt BELEVEN: naamwijziging 'afdeling' in het kader van inkanteling OCMW; frontoffice burgerzaken verschoven naar afdeling 'LEVEN'. Huidige functie afdelingshoofd wordt 'uitgedoofd' en vervangen door afdelingshoofd 'BELEVEN'.
2. AFDELING LEVEN wordt gecreëerd: nieuwe afdeling in het kader van inkanteling OCMW; omvat sociale diensten en frontoffice burgerzaken
3. Dienst ICT: Ondersteunende functie op C niveau geschrapt; budget wordt verschoven naar externe dienstverlening
4. Dienst Buitenschoolse kinderopvang: invoering IFIC classificatie voor begeleiders BKO en IBO volgens richtlijn van Vlaanderen
5. Dienst Bibliotheek: Assistent dienstleider in graad B naar 0,5 ipv 1 VTE; Administratief medewerker +0,5 VTE in graad C
6. Dienst Omgevingsvergunningen en Mobiliteit   
   1. Deskundige omgeving en mobiliteit wordt ‘expert omgeving & mobiliteit’: opschaling van graad B naar A wegens technische en juridische complexiteit
   2. Administratief medewerker mobiliteit & GIS: nieuwe functie ter ondersteuning van 'Expert'; Bijkomende middelen om stijgende werkdruk op dienst omgeving op te vangen
7. Gemeentelijke Infrastructuur en Milieubescherming
   1. Eén extra administratief medewerker:  verschuiving van technisch assistent 'dispatch' naar administratie wegens pensionering functiehouder
8. Dienst Personeel: 0,5 VTE Administratief medewerker wordt verschoven naar (interne)communicatie
9. Dienst Veiligheid & Preventie - Noodplanning & interventie: preventieadviseur / noodambtenaar wordt voortaan ingeschreven aan 80% in schaal B1-B3.
10. Dienst Communicatie: grafisch vormgever +0,10 VTE; Communicatiemedewerker +0,30 VTE  wegens verhoogde focus op Interne communicatie
11. AFDELING LEVEN:  nieuwe functie ‘afdelingshoofd’
    1. Deskundige onderwijs:  nieuwe functie op vraag van bestuur
    2. Algemene sociale dienst: 1x0,5 VTE maatschappelijk assistent wordt 'uitdovend'; 1x0,5 VTE maatschappelijk assistent verschuift naar thuisdiensten
    3. Dienstencentrum en Serviceflats: 2 Koks worden vervangen door  1 chefkok; hulpkok wordt verhoogd met 0,5 VTE
    4. Thuisdiensten:
    • 1 VTE Maatschappelijk assistent wordt vervangen door deskundige zorg en welzijn
    • Thuisdiensten - Dienst Gezinszorg en Aanvullende thuiszorg (DGAT): invoering IFIC classificatie voor verzorgende volgens richtlijn van Vlaanderen
12. GBS BINKOM: technisch assistent logistiek wordt voorzien
13. GBS LINDEN: technisch assistent logistiek wordt voorzien
14. GBS PELLENBERG: technisch assistent logistiek wordt voorzien

 

Het gezamenlijk organogram van het lokaal bestuur Lubbeek en dito personeelsformatie wordt toegevoegd als bijlage (in het laatste document staan de wijzigingen aangeduid in het blauw).

JURIDISCHE GRONDEN

Decreet lokaal bestuur van 22/12/2017 artikel 161: "De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn stellen het gezamenlijk organogram van de diensten van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn vast"

ARGUMENTATIE

De voorgestelde aanpassingen aan de personeelsformatie zijn noodzakelijk voor de goede werking van de diensten en de definitieve inkanteling van het OCMW & de gemeente in de eengemaakte structuur van het Lokaal Bestuur Lubbeek.

Het managementteam dd. 1 Februari 2022 verleent gunstig advies over de aanpassingen aan het gezamenlijk organogram en de personeelsformatie. Het BOC dd. 17 Maart 2022 verleent eveneens een gunstig advies.

FINANCIEN

De nodige kredieten zijn voorzien in het meerjarenplan 2020-2025.

De opwaarding van deskundige naar expert omgeving en mobiliteit alsook de extra administratieve ondersteuning voor de dienst worden voorzien bij de eerstvolgende aanpassing van het meerjarenplan.

FEITEN EN CONTEXT

Mevrouw Ellen Lammens werd bij gemeenteraadsbesluit van 2 januari 2019 geïnstalleerd als raadslid. In dezelfde zitting werd zij d.m.v. een voordrachtakte verkozen verklaard als voorzitter van de gemeenteraad en dit met ingang van 1 januari 2022.

Ten gevolge van haar zwangerschap was mevrouw Lammens verhinderd als raadslid en als voorzitter. Daarvan werd akte genomen in de gemeenteraadszitting van 26 oktober 2021. Ter vervanging werden mijnheer Andries Hofkens als gemeenteraadslid en mijnheer Ivan Vanderzyepen als voorzitter aangeduid en dit zolang de verhindering duurde.

JURIDISCHE GRONDEN

Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, artikels 7 en 14

ARGUMENTATIE

Op 3 maart 2022 is er een einde gekomen aan de periode van verhindering van mevrouw Ellen Lammens. Het komt aan de gemeenteraad toe om hiervan akte te nemen.

Mevrouw Lammens is van rechtswege voorzitter van de gemeenteraad.

FEITEN EN CONTEXT

Mevrouw Martine Adams werd bij gemeenteraadsbesluit van 2 januari 2019 geïnstalleerd als raadslid.

Ten gevolge van medische bijstand aan een familielid was mevrouw Adams verhinderd als raadslid. Daarvan werd akte genomen in de gemeenteraadszitting van 30 maart 2021, na melding op 14 maart 2021. Ter vervanging werden mevrouw Jolien Vissers en mevrouw Ranya Akay aangeduid en dit zolang de verhindering duurde. Vanaf 14 maart 2022 is mevrouw Adams niet langer verhinderd.

JURIDISCHE GRONDEN

Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, artikels 7 en 14

ARGUMENTATIE

Op 14 maart 2022 eindigt de periode van verhindering van mevrouw Martine Adams. Het komt aan de gemeenteraad toe om hiervan akte te nemen.

FEITEN EN CONTEXT

Op 28 februari 2022 ontving de gemeente Lubbeek een schrijven met de uitnodiging voor de algemene vergadering van Bosgroep Vlaams-Brabant op 12 maart 2022. De agendapunten van de algemene vergadering dienen goedgekeurd te worden op de eerstvolgende gemeenteraad. Aangezien de datum van de vergadering voor deze zitting van de raad valt, werd deze uitnodiging voorgelegd aan het college ter goedkeuring en nadien ter kennisgeving geagendeerd op de gemeenteraad van 29 maart 2022.

JURIDISCHE GRONDEN

De nieuwe gemeentewet;

Decreet Lokaal Bestuur

ARGUMENTATIE

Tania Roskams werd tijdens de gemeenteraad d.d. 30 januari 2019 aangeduid als afgevaardigde in de algemene vergadering tot het einde van de legislatuur.

Agenda van de algemene vergadering van 12 maart 2022:

1. Goedkeuring verslag A.V. 2021 en B.A.V. 2021
2. Goedkeuring rekeningen 2021
3. Financiële situatie 2021
Begroting voor 2022
4. Kwijting aan de raad van bestuur
5. Ontslagen en benoemingen van bestuurders
Wijziging functies bestuursleden en nieuwe bestuurders
6. Fusies ZW Brabant en Dijle-Geteland, stand van zaken
7. Nieuwe maatschappelijke zetel: Diestsevest 54 bus 101, 3000 Leuven
8. Goedkeuring beleidsplan 2022-2025
9. Goedkeuring jaarplan 2022
10. Acties reeds uitgevoerd tot op heden
Verslag ledenadministratie
Verslag prestaties op het terrein per regio
11. Vragen en suggesties (vooraf te bezorgen !)