Besluit  college van burgemeester en schepenen

FEITEN EN CONTEXT

Algemeen kader

Volgens het nieuwe decretale kader van de Vlaamse Overheid moet er, naast de aanmeldprocedure voor de scholen in een samenwerkingsinitiatief, ook een ombudsdienst inschrijvingen georganiseerd worden.

Deze ombudsdienst staat in voor de eerstelijnsbehandeling van:

- klachten of vaststellingen over technische fouten of zuiver materiële vergissingen voor of na de definitieve toewijzing.
- vragen over een erkenning van een uitzonderlijke situatie
- de evaluatie van de behandelde klachten en vaststellingen met het oog op eventuele bijsturing van de aanmeldingsprocedure.

Hieronder worden de eerstelijnsbehandelingen concreter toegelicht:

Materiële vergissing
Dit is een materiële fout of verschrijving, begaan bij de verrichtingen die gepaald gaan met de aanmelding en bij de werking van het systeem, zoals bijvoorbeeld een fout huisnummer intikken. Vereist is wel dat het een vergissing betreft waarover nauwelijks discussie mogelijk is. Het moet een onoplettendheid betreffen die met eenvoudige precisering rechtgezet kan worden.
De betrokkene moet ter goeder trouw gehandeld hebben.

Technische fout
Een technische fout kan zich altijd voordoen. Als het systeem uitvalt waardoor er fouten in het algoritme sluipen of niet iedereen zich kon aanmelden, wordt dit beschouwd als een technische fout.

Uitzonderlijke situatie

Een uitzonderlijke situatie is een geval waarbij een betrokkene (ouder/voogd) voor een specifieke school aanmeldt, die alleen van toepassing is op de leerling in kwestie in die school en waarbij de inschrijving de enige mogelijkheid is om toegang tot onderwijs te garanderen.

Oprichting en samenstelling

De ombudsdienst bevat minstens volgende leden:
- een vertegenwoordiger van een erkende oudervereniging (ouderraad, schoolraad,enz.)
- een vertegenwoordiger van alle schoolbesturen die de aanmeldingsprocedure organiseren
waarvoor de ombudsdienst inschrijvingen instaat

Concreet voor het lokaal bestuur Lubbeek betekent dit dat:

- er van elk schoolbestuur (De Linde, Sint-Martinus en het college) iemand in die dienst moet zetelen: 3 personen
- er van elke erkende oudervereniging ook een lid aanwezig moet zijn: 5 personen (1 van elke school)

Alle schoolbesturen samen moeten bij consensus de samenstelling van deze dienst goedkeuren.

Naar aanleiding van de beslissing van het schepencollege van 6 februari 2023 en de consensus met de andere schoolbesturen omtrent de leden die zetelen in de ombudsdienst inschrijvingen, volgt hier de definitieve samenstelling (inclusief de vervangers bij afwezigheid van de effectieve leden) en de procedure die de leden van deze ombudsdienst moeten volgen.

 

SAMENSTELLING VOOR SCHOOLJAAR 2023-2024

 

Vertegenwoordiger schoolbestuur Vrije Basisschool Sint - Martinus:Katrien De Becker - geen vervanger

Vertegenwoordiger oudervereniging Vrije Basisschool Sint - Martinus: Liliane Drappier - geen vervanger

Vertegenwoordiger schoolbestuur Vrije Basisschool De Linde: Margriet De Jong - vervanger:Joke Vanhoudt

Vertegenwoordiger oudervereniging Vrije Basisschool De Linde: Tom Hoornaerts - vervanger:Reginald Doms

Vertegenwoordiger schoolbestuur Gemeentelijke basisscholen:Schepen van Onderwijs An Wouters - vervanger: Davy Suffeleers

Vertegenwoordiger oudervereniging GBS De Stip Binkom: Kristof Monival - vervanger: Tom Lamproye

Vertegenwoordiger oudervereniging GBS De Stip Linden: Laura Vande Reyde - vervanger: Pieter-Jan Drouillon

Vertegenwoordiger oudervereniging GBS School 3212 Pellenberg: Thomas Beckers - vervanger: Jeroen Célérier

 
Werking

De werking van de ombudsdienst wordt geregeld in een reglement van orde, opgesteld door de organisator van de aanmeldprocedure.
We ontvingen een voorbeeldreglement van Agodi, dat we aanpasten aan de lokale afspraken.

Het reglement van orde legt minstens volgende zaken vast:

- procedure voor het adviseren over klachten of vaststellingen over fouten en vergissingen (zie
hierboven bij Taken)
- procedure om de vraag tot erkenning van een uitzonderlijke situatie vast te leggen
- de wijze waarop de plaatsvervanging van afwezige leden wordt voorzien
- de aanwezigheid en stemquota om tot besluitvorming te komen indien er geen consensus is
- de wijze waarop de betrokkenen bij de behandeling gehoord worden
- de termijn waarin alles behandeld wordt
- de mogelijkheid tot wraking van de leden van de ombudsdienst.

Het reglement bevat een nominatieve lijst als bijlage waarin de leden van ombudsdienst opgenomen zijn.
Klachten en vaststellingen over technische fouten of zuiver materiële vergissingen die na 15 kalenderdagen ingediend worden, na de vaststelling van de betwiste feiten, zijn onontvankelijk.
Dit reglement moet na opmaak en goedkeuring door de schoolbesturen, ook nog voorgelegd worden aan de gemeenteraad.
Ook moeten de leden van de dienst minstens 1 maal samen komen zodat zij de voorzitter van de dienst kunnen stemmen.

Het reglement van orde vindt u in bijlage, samen met de nominatieve lijst van de leden.

Het reglement van orde moet bij consensus door alle schoolbesturen goedgekeurd worden. De schoolbesturen van de vrije basisscholen keurden het reglement van orde ( versie 2) goed - zie e-mail van de directie van de VBS De Linde d.d. 30 maart 2023 en de directie van de VBS Sint Martinus Lubbeek d.d. 29 maart 2023.

JURIDISCHE GRONDEN

BaO/2022/02 - Artikel 37/6/1 t.e.m. 37/70 van het decreet basisonderwijs van 25 februari 1997

Omzendbrief betreffende het inschrijvingsrecht en aanmeldingsprocedures in het gewoon basisonderwijs voor inschrijvingen voor het schooljaar 2023-2024 en volgende

Decreet lokaal bestuur

Beslissing van het college van burgemeester en schepenen van eenentwintig oktober 2019: Inschrijving schooljaar 2020-2021- aanmeldingsprocedure

De standaarddossiers van AGODI, waarin de rechten en plichten betreffende de procedure beschreven worden.

College beslissing van 6 februari 2023 - Ombudsdienst inschrijvingen: Vertegenwoordiger schoolbestuur

 

ARGUMENTATIE

De oprichting en werking van deze dienst is decretaal bepaald.

De samenstelling is zo opgebouwd dat elk schoolbestuur evenwaardig vertegenwoordigd wordt,
alsook elke school door zijn/ haar lid van de oudervereniging.

Tot zover ziet de samenstelling er als volgt uit:
- 1 vertegenwoordiger van het schoolbestuur en 1 van de ouderraad van de Vrije Basisschool De Linde
- 1 vertegenwoordiger van het schoolbestuur en 1 van de ouderraad van de Vrije Basisschool Sint- Martinus
- 1 vertegenwoordiger van het schoolbestuur van de Gemeentelijke Basisscholen en 3 vertegenwoordigers van de ouderraden, waarvan 1 van elke school

Uit deze leden wordt de voorzitter gestemd.

Het reglement van orde samen met de nominatieve lijst van leden en hun respectievelijke vervangers, vindt u in bijlage.

Zowel de ledenlijst als het reglement, werd in consensus door de andere schoolbesturen reeds goedgekeurd.

Gemotiveerde hoogdringendheid:

De samenstelling en het reglement van orde dienen goedgekeurd door de gemeenteraad. De eerstvolgende gemeenteraad staat gepland op 28 maart 2023. Aangezien de aanmeldprocedure reeds lopende is en afgesloten wordt op 21 maart 2023 wordt aan het schepencollege gevraagd de samenstelling en het reglement van orde van de ombudsdienst bij hoogdringendheid goed te keuren. Op de eerstvolgende gemeenteraad zal het besluit ter bekrachtiging worden voorgelegd.

FINANCIEN

Geen financiële gevolgen