Besluit  gemeenteraad

FEITEN EN CONTEXT

De gemeenteraad werd op 31/08/2021 in kennis gesteld van de erkenning en subsidiering van de STEM-academie Lubbeek-lab.

We hebben dit schooljaar geen problemen gekend in de organisatie, maar we voelen wel de noodzaak om een huishoudelijk reglement op te stellen, dit om orde op zaken te stellen en zodoende mogelijke discussies te vermijden.

Dit ontwerp werd grotendeels naar analogie met de andere huishoudelijke reglementen van de vrijetijdsdiensten (jeugd, sport en BKO) opgemaakt, maar heeft wel enkele verschillen ivm annulering en dit om de hierna genoemde reden:

Lubbeek-lab betaalt UCCL voor het geven van workshops/kampen. Wij zitten meestal maar met een deelname van 12 kinderen per workshop/kamp.

Indien ouders hun kinderen massaal inschrijven en last-minute de deelname aan de workshop/kamp annuleren, blijven wij toch met de kosten zitten om UCCL te betalen, terwijl onze inkomsten dalen. Bij de grabbelpas en sportweken, ligt dit niet zo gevoelig. Je hebt nog voldoende deelnemers, zodat dit geen invloed heeft op de kosten die je misloopt.

Daarom zal er tot 2 weken voor de aanvang van de workshop/kamp in 1ste instantie voorgesteld worden om de inschrijving te verplaatsen naar een latere workshop of kamp. Zo moeten wij het inschrijvingsgeld niet terugbetalen en verliezen we ook de aangerekende kosten van Ticketgang niet. Indien ouders dit niet willen, wordt de helft van het betaalde bedrag teruggestort: dit om te vermijden dat ouders zich voor verschillende zaken in de vakantie inschrijven en dan last-minute een keuze maken, annuleren en zo de plaatsen innemen van kinderen die wel graag zouden deelnemen en niet meer kunnen omdat de plaatsen volzet waren. Deze annuleringen kunnen zonder medisch attest.

Vanaf 2 weken voor de aanvang van de werking kunnen annuleringen enkel met een medisch attest. Weer zal er in 1ste instantie voorgesteld worden om de inschrijving te verplaatsen naar een latere workshop of kamp. Indien ouders dit niet wensen, kan er geannuleerd worden en wordt er een administratieve kost van 25 euro afgehouden.

De afwezigheid moet wel voor de duur van de ganse workshops/kamp zijn. Eén of meerdere dagen afwezigheid geeft geen recht tot terugbetaling.

Indien er géén medisch attest wordt ingediend uiterlijk 1 week na de beëindiging van de workshops/kampen, zal er geen terugbetaling gebeuren.

 

Lubbeek-lab behoudt zich het recht om zelf workshops en kampen te annuleren of te verplaatsen bij onvoldoende inschrijvingen (minder dan 50% bezetting). Een annulatie door de organisator wordt steeds volledig terugbetaald of de deelnemers krijgen de kans om zich voor een latere workshop/kamp in te schrijven.

 

JURIDISCHE GRONDEN

Decreet Lokaal Bestuur

GR 31/08/2021 : kennisname van de erkenning en subsidiering van de STEM-academie Lubbeek-lab

ARGUMENTATIE

Tijdens de zitting stelt Sarah Delanoeye een vraag over het annulerings- en het fotobeleid. Het reglement wordt in die zin aangepast:

 

Wijzigingen/annuleringen

Het annuleringsbeleid werd aangepast naar:

- Bij annulatie uiterlijk 1 maand voor aanvang van de workshop/kamp wordt 75% van het betaalde bedrag terugbetaald.

- Bij annulatie uiterlijk 14 dagen voor aanvang van de workshop/kamp wordt 50% van het betaalde bedrag terugbetaald.

 

Fotobeleid

Ter verduidelijking werd het onderscheid tussen gerichte (expliciet akkoord) en niet-gerichte (impliciet akkoord) foto's opgenomen in het reglement.

FINANCIEN

Geen financiële gevolgen