De afgelopen jaren is het organiseren van muziekevenementen in openlucht moeilijker geworden. In verschillende steden en gemeenten ziet men dergelijke evenementen, in het bijzonder deze georganiseerd door lokale verenigingen, verdwijnen omwille van de financiële haalbaarheid. Het organiseren van deze evenementen wordt alsmaar kapitaalintensiever. De kosten voor artiesten stijgen maar ook de kosten in de rand van de organisatie, zoals beveiliging, nemen toe. Ook in Lubbeek heeft het gemeentebestuur alarmerende signalen ontvangen van organistoren van dergelijke evenementen. Zonder tussenkomst van de gemeente dreigen de bestaande initiatieven te verdwijnen.
De gemeente Lubbeek is van oordeel dat muziekevenementen in openlucht, die georganiseerd worden door lokale verenigingen, ook in de toekomst moeten blijven doorgaan. Deze evenementen zijn belangrijk voor het sociale weefsel alsook de uitstraling van de gemeente.
Om een antwoord te bieden op de financiële uitdagingen van de organisatie wenst de gemeente een reglement in te voeren om gedurende twee jaar een financiële impuls te geven aan de muziekevenementen in openlucht die georganiseerd worden door lokale verenigingen. Er wordt aan de raad een reglement voor impulssubsidie voorgelegd dat zal ingaan op 1 januari 2024 en loopt tot en met 31 december 2025.
Decreet lokaal bestuur
De gemeente Lubbeek is van oordeel dat muziekevenementen in openlucht die georganiseerd worden door lokale verenigingen ook in de toekomst moeten blijven doorgaan. Deze evenementen zijn belangrijk voor het sociale weefsel alsook de uitstraling van de gemeente.
Er wordt aan de raad een reglement voorgelegd dat zal ingaan op 1 januari 2024 en loopt tot en 31 december 2025. Met dit reglement willen we onze muziekevenementen in openlucht ondersteunen. De impulssubsidie dient om de sterk stijgende organisatiekosten te ondervangen. We bouwen zo ook een financiële buffer in tegen de slechte weersomstandigheden.
Er kan een subsidie verkregen worden voor de organisatie van een:
Om gesubsidieerd te worden dienen minstens vier muziekgroepen en/of soloartiesten en/of DJ’s geprogrammeerd te worden waarvan minimum één Lubbeekse uitvoerder. Onder Lubbeekse uitvoerder wordt verstaan dat het minstens één van de groepsleden in Lubbeek gedomicilieerd is.
Openlucht wordt in dit evenement gedefinieerd als een evenement waarbij het publiek bij minstens deze vier artiesten/DJ’s in openlucht het optreden bijwonen (dus niet onder een tent of tijdelijke constructie).
Het evenement heeft op een bereik van minimaal 250 bezoekers per dag waarvoor subsidie aangevraagd wordt.
De activiteiten moeten plaats vinden op Lubbeeks grondgebied.
Elke aanvrager komt maximaal één keer per jaar in aanmerking voor een impulssubsidie.
De subsidie bedraagt maximaal €7000 per dag. De totale ondersteuning per aanvrager bedraagt jaarlijks maximum 21.000 euro.
Er werden voorafgaand aan de zitting acht amendementen ingediend:
Door Liesbeth Smeyers namens Groen en Open VLD:
Amendement 1: In artikel 5 de zin “Het aanvraagformulier wordt ingediend bij de jeugddienst” te vervangen door “Het aanvraagformulier wordt ingediend bij de dienst vrije tijd”
Amendement 2: In artikel 3 de zin “VZW’s die gekoppeld zijn aan erkende Lubbeekse jeugdverenigingen en die erkende Lubbeekse jeugdverenigingen als enige begunstigde hebben” vervangen door “VZW’s die gekoppeld zijn aan bovenstaande erkende Lubbeekse verenigingen en die deze erkende Lubbeekse verenigingen als enige begunstigde hebben”
Amendement 3: In artikel 5 de zin “Het verstrekken van onjuiste inlichtingen kan leiden tot het terugvorderen van reeds uitbetaalde toelagen en uitsluiting van verder gebruik van dit reglement” vervangen door ”Het verstrekken van onjuiste inlichtingen of het niet voldoen aan wet- of regelgeving kan leiden tot het terugvorderen van reeds uitbetaalde toelagen en uitsluiting van verder gebruik van dit reglement”
Door Pascale Alaerts namens Open VLD en Groen:
Amendement 4: De zin in artikel 1 “ Openlucht wordt in dit evenement gedefinieerd als een evenement waarbij het publiek bij minstens deze 4 artiesten/DJ’s in openlucht het optreden bijwonen ( dus niet onder een tent of tijdelijke constructie ) vervangen door "Openlucht wordt in dit evenement ( reglement ? ) gedefinieerd als een evenement waarbij het publiek bij minstens 4 artiesten/DJ’s in openlucht het optreden bijwonen. Met openlucht wordt bedoeld niet in gebouwen of andere vaste, permanente constructies."
Amendement 5: In artikel 1 de zin “ Het evenement heeft een bereik van minimaal 250 bezoekers per dag waarvoor de subsidie wordt aangevraagd “ vervangen door "Het evenement wordt dagelijks door minimaal 250 personen bezocht, indien voor die dag subsidies werden aangevraagd."
Amendement 6: De zin in artikel 2 “ Elke aanvrager komt maximaal één keer per jaar in aanmerking voor een impulssubsidie “ vervangen door "Elke aanvrager komt maximaal één keer in aanmerking voor een impulssubsidie wat hetzelfde festival betreft."
Amendement 7: In artikel 2 de zin “ De subsidie bedraagt maximaal 7000 euro per dag. De totale ondersteuning per aanvrager bedraagt jaarlijks maximum 21.000 euro “ vervangen door: De subsidie bedraagt maximaal €3.500 per dag. De totale ondersteuning per aanvrager bedraagt jaarlijks maximaal €10.000"
Amendement 8: In artikel 4 de zin “ Indien blijkt dat de werkelijke kosten lager liggen dan het uitbetaalde budget, de subsidie niet werd aangewend voor het doel waarvoor ze gegeven werd" aanvullen met "of één van de andere toekenningsvoorwaarden niet werd nagekomen, zal het saldo niet of slechts gedeeltelijk uitbetaald worden (...)"
Amendement 8 wordt door de indiener ingetrokken tijdens de zitting.
Amendementen 1 tot en met 3 worden tijdens de zitting door de indiener ingetrokken.
Tijdens de zitting wordt één gemeenschappelijk amendement ingediend door Groen, Open VLD, NVA en CD&V (bijlage amendement gezamenlijk) waarbij voorgesteld wordt om het volledige artikel 1 te vervangen door een bijgewerkt artikel 1.
Kredieten voor dit reglement werden voorzien in de meerjarenplanaanpassing 2023/01.
Artikel 1. Het (geamendeerd) subsidiereglement - Impulssubsidie muziekevenementen in openlucht - wordt als volgt goedgekeurd:
Artikel. 1: Doel van het reglement
Dit reglement voorziet in de ondersteuning van de gemeente Lubbeek aan muziekevenementen in openlucht.
Er kan een subsidie verkregen worden voor de organisatie van een:
- Muziekoptreden van meerdere livegroepen / soloartiesten
- Muziekfestivals met livegroepen / soloartiesten
- Openluchtfuif met meerdere DJ’s, al dan niet gecombineerd met een live optreden.
Om gesubsidieerd te worden dienen minstens vier muziekgroepen en/of soloartiesten en/of DJ’s geprogrammeerd te worden waarvan minimum één Lubbeekse uitvoerder. Onder Lubbeekse uitvoerder wordt verstaan dat minstens één van de groepsleden in Lubbeek gedomicilieerd is.
Openlucht wordt in dit reglement gedefinieerd als een evenement waarbij het publiek bij minstens deze vier artiesten/DJ’s hoofdzakelijk in openlucht het optreden bijwoont (dus niet onder een tent of tijdelijke constructie).
Het evenement heeft een bereik van minimaal 250 bezoekers per dag waarvoor subsidie aangevraagd wordt.
De activiteiten moeten plaats vinden op Lubbeeks grondgebied.
Het is een open activiteit. Dit wilt zeggen dat iedereen die dit wilt kan deelnemen, al dan niet na het betalen van inkomgeld.
De activiteit moet op zich bestaan. Activiteiten gekoppeld aan bvb eetfestijnen, manifestaties of een kamp kunnen niet gesubsidieerd worden. Activiteiten die op zichzelf staan en bvb na een gewone werkingsactiviteit georganiseerd worden voor het grote publiek wel.
Muziekevenementen die reeds via andere gemeentelijke diensten worden gesubsidieerd komen niet in aanmerking voor ondersteuning via dit reglement.
Art. 2: Aanvragers
Volgende organisatoren kunnen een aanvraag indienen:
- Erkende Lubbeekse jeugdverenigingen
- Erkende Lubbeekse socio-culturele verenigingen
- Erkende Lubbeekse sportverenigingen
- Erkende Lubbeekse seniorenverenigingen
- VZW’s die gekoppeld zijn aan erkende Lubbeekse verenigingen zoals hierboven gespecifieerd en die deze erkende Lubbeekse verenigingen als enige begunstigde hebben
Elke aanvrager komt maximaal één keer per jaar in aanmerking voor een impulssubsidie.
De subsidie bedraagt maximaal €7000 per dag. De totale ondersteuning per aanvrager bedraagt jaarlijks maximum 21.000 euro.
Art. 3: Subsidiebedragen en subsidiabele kosten
De aanvrager ontvangt 50% van de gemaakte kosten binnen de perken zoals vastgesteld in artikel 2.
Enkel de volgende uitgaven komen in aanmerking voor subsidie:
- Gages en boekingskosten van de muziekgroepen en soloartiesten.
- SABAM
- P/A-installatie en/of lichtinstallatie
- Verzekering
- Drukwerk
- Huur materialen (toog, tenten, ..)
- Kosten voor professionele beveiligingsfirma’s
Alle andere kosten zijn ten laste van de organisatoren.
Art. 4: Procedure
De aanvraag voor de ondersteuning van een festival kan ten vroegste acht maanden en ten laatste twee maanden voor het festival ingediend worden.
De aanvragers dienen alle gevraagde inlichtingen en documenten over te maken via een aanvraagformulier.
Dit omvat de identiteit van de aanvrager (naam en adres van de vereniging), samenstelling van het
bestuur/de tijdelijke vereniging, een omschrijving van het project, een raming van de
geplande uitgaven en inkomsten, rekeningnummer,…
Het aanvraagformulier wordt ingediend bij de dienst vrije tijd, Gellenberg 16, 3210 Lubbeek en wordt binnen de maand ter goedkeuring voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen. Na een gunstige beslissing wordt 50% van het subsidiebedrag overgemaakt aan de organisator. Één maand voor het evenement wordt een volgende 30% van de subsidiëring overgemaakt indien er voor de eerste 50% al kosten kunnen bewezen worden.
Vier weken na afloop van het evenement dient de organisator alle gemaakte uitgaven te bewijzen aan de hand van facturen of betalingsbewijzen. Vervolgens zal na goedkeuring van het college het saldo van 20% worden overgemaakt.
Indien blijkt dat de werkelijke kosten lager liggen dan het uitbetaalde budget, of de subsidie niet werd aangewend voor het doel waarvoor ze gegeven werd, of één van de andere toekenningsvoorwaarden niet werd nagekomen zal het saldo niet of slechts gedeeltelijk uitbetaald worden of zal het verschil teruggevorderd worden zoals voorzien in artikel 7 van de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanbesteding van sommige toelagen.
Het verstrekken van onjuiste inlichtingen of het niet voldoen aan wet- of regelgeving kan leiden tot het terugvorderen van reeds uitbetaalde toelagen en uitsluiting van verder gebruik van dit reglement.
Op al het promotiemateriaal moet de aanvrager het logo van de gemeente Lubbeek vermelden. Het te gebruiken logo wordt aangeleverd door de gemeente Lubbeek en mag niet bewerkt worden.
Op een A4-affiche heeft het logo een minimale oppervlakte van 5x5 cm
Op een A3-affiche heeft het logo een minimale oppervlakte van 7,5x 7,5 cm
Op een A2-affiche heeft het logo een minimale oppervlakte van 10 x 10 cm.
Als het evenement vlaggen hangt dient er ook een van de gemeente Lubbeek te hangen, als er gewerkt wordt met LED boardings dient het logo van de gemeente vermeld te worden.
De steun van de gemeente Lubbeek wordt ook vermeld in alle perscommunicatie.
Personeelsleden van de gemeente aangesteld door de algemeen directeur hebben te allen tijde gratis toegang tot het evenement ten einde controle uit te oefenen op de besteding van de subsidies.
De aanvrager stelt zich in regel met SABAM, billijke vergoeding (indien van toepassing) en alle andere noodzakelijke vergunningen.
Art. 5: periode
Dit reglement loopt van 1 januari 2024 tot en met 31 december 2025.
Art. 6: Geschillen
Bij eventuele geschillen is het college van burgemeester en schepenen bevoegd.
Art 2. Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2024 en is gelding tot en met 31 december 2025.
Art 3. Dit reglement wordt bekendgemaakt overeenkomstig de artikelen 285, 286, 287 en 288 van het Decreet Lokaal Bestuur.