De dienst cultuur ontving de vraag vanuit het buurtcomité Roth of het mogelijk is om met de voorziene jaarlijkse subsidie van €250 een tent aan te kopen. Het reglement stelt dat volgende basisorganisatieonkosten mogen ingegeven worden:
De organisatie vindt echter dat het aankopen van een tent duurzamer is.
De tent zou dan volgend jaar aangekocht worden en de subsidie zal zoals vermeld in het reglement het bedrag van €250 niet overschrijden.
Decreet Lokaal Bestuur
Gemeentelijk toelagereglement voor buurtfeesten (goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 26 maart 2019)
De organisatie vindt dat het aankopen van een tent duurzamer is.
Geen financiële gevolgen.
Artikel 1. Het gemeentelijk toelagereglement voor buurtfeesten, goedgekeurd in de gemeenteraad van 26 maart 2019, aan te passen als volgt:
Artikel 1: Begripsbepalingen
Buurt
Een buurt, zoals bedoeld in dit reglement, bestaat uit één of meerdere aan elkaar grenzende straten, gelegen op het grondgebied van de gemeente Lubbeek, die een organische of traditionele samenhang vertonen, bijvoorbeeld een verkaveling of een groepering rond een pleintje.
Buurtfeest
Een buurtfeest is een feest dat georganiseerd wordt voor een buurt, zich m.a.w. uitsluitend tot de bewoners van deze buurt richt en iedereen van de buurt toegang geeft tot de activiteiten.
De organisatoren van het buurtfeest zijn zelf gedomicilieerd in de betreffende buurt.
Worden voor de toepassing van dit reglement onder geen beding beschouwd als zijnde een buurtfeest:
Basisorganisatiekosten
Vallen onder de basisorganisatiekosten zoals bedoeld in dit reglement:
Alle andere kosten vallen onder geen enkel beding onder de basisorganisatiekosten.
Artikel 2: Doel van dit reglement
Met dit reglement beoogt het gemeentebestuur van Lubbeek het gemeenschapsgevoel binnen een buurt aan te zwengelen en te bestendigen. Het doet dit, via dit reglement, door de betoelaging van buurtfeesten op haar grondgebied, voor zover deze betoelaging:
Artikel 3: Aard van de betoelaging
Organisatoren van buurtfeesten krijgen, voor zover zij aan alle in dit reglement vooropgestelde voorwaarden inzake aanvraag en rapportering (artikel 4) en organisatie (artikel 5) voldoen, een maximale toelage van 250 euro op jaarbasis die hen moet helpen om de basisorganisatiekosten van hun buurtfeesten te dekken. Dit impliceert ook dat deze toelage nooit hoger kan zijn dan de effectief gemaakte basisorganisatiekosten.
Elke buurt heeft per kalenderjaar recht op een maximale betoelaging van 250 euro in toepassing van dit reglement.
Artikel 4: Voorwaarden inzake het aanvragen van een toelage en de rapportering
Elke aanvraag dient gericht te worden aan het college van burgemeester en schepenen en moet via het daartoe bestemde aanvraagformulier , dat te verkrijgen is op de cultuurdienst of via de gemeentelijke website, gebeuren.
Het aanvraagformulier, zoals in bijlage gevoegd, bevat minimum volgende gegevens :
v naam, adres, telefoonnummer en handtekening van minimum drie meerderjarige organisatoren, afkomstig uit verschillende gezinnen en gedomicilieerd in de betreffende buurt;
v plaats, datum en omschrijving van de activiteit, deelnameprijs, beoogde doelgroep (buurt (= straat of straten)).
v Het rekeningnummer waar een eventuele betoelaging kan op gestort worden
Volgende documenten dienen bezorgd te worden:
v De bewijzen van betaling van een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid en een vrijwilligersverzekering, beiden specifiek voor het betreffende buurtfeest.
Bij ontstentenis van het voorleggen van de betreffende bewijzen van betaling van deze verzekeringen, vervalt onherroepelijk elk recht op enige betoelaging van het buurtfeest via dit toelagereglement.
v De overige betalingsbewijzen van de basisorganisatiekosten
v Een model van de uitnodiging die aan alle bewoners van de buurt bezorgd werd of een model van de aankondigingsaffiche voor het betreffende buurtfeest
De organisatoren dienen, uiterlijk binnen de 60 kalenderdagen na het buurtfeest, het aanvraagformulier en de rapporteringsdocumenten te bezorgen aan de cultuurdienst van de gemeente.
Artikel 5: Voorwaarden inzake de organisatie van het buurtfeest
Artikel 6: Volledigheid en ontvankelijkheid
Het college van burgemeester en schepenen , gelast met de uitvoering van dit reglement, geeft aan de cultuurdienst het uitdrukkelijk mandaat om de ingediende aanvragen te controleren op hun volledigheid en ontvankelijkheid.
Artikel 7: Uitbetaling
De cultuurdienst (de deskundige cultuur of zijn gemachtigde) bepaalt, binnen de 30 kalenderdagen na de volledigheids- en ontvankelijkheidsverklaring van het aanvraagdossier, het bedrag van de betoelaging conform dit reglement. De toelage zal, mits voldaan werd aan de voorwaarden uit artikel 2 van dit toelagereglement en in volgorde van de data van de verschillende buurtfeesten, binnen de 120 kalenderdagen na het buurtfeest via overschrijving uitbetaald worden.
Artikel 8: Rapportering
De cultuurdienst zal het college van burgemeester en schepenen jaarlijks rapporteren omtrent de uitvoering van het “Gemeentelijk toelagereglement voor buurtfeesten“.
Artikel 9: Inwerkingtreding
Het toelagereglement treedt met ingang van 1 december 2022 in werking, behalve voor de aanvragen die vóór deze datum ingediend werden.
Het toelagereglement vervangt het toelagereglement buurtfeesten dat goedgekeurd werd in de gemeenteraad van 26 maart 2019.
Art. 2. Deze beslissing bekend te maken overeenkomstig artikels 285, 286 en 287 van het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017.
Art. 3. Een afschrift van dit besluit over te maken aan de provinciegouverneur.