De voorzitter opent de zitting op 25/04/2023 om 21:34.
De notulen van de raad voor maatschappelijk welzijn op 28 maart 2023 dienen goedgekeurd te worden.
De nieuwe gemeentewet;
Het decreet over het Lokaal Bestuur;
Enig artikel. De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de notulen van 28 maart 2023 goed.
Het lokaal bestuur is voor haar aankopen gebonden aan de wet op de overheidsopdrachten.
De wetgeving overheidsopdrachten helpt het bestuur de beste en juiste keuze te maken. Door de overheidsopdrachtenwetgeving te volgen, kan het bestuur misbruiken uitsluiten. De wetgeving overheidsopdrachten biedt de aannemers van werken, leveranciers of dienstverleners ook de nodige garanties dat er een juiste afweging is van de ondernemers en dat de overheid de overheidsopdracht niet zou gunnen op basis van favoritisme.
De wetgeving overheidsopdrachten steunt op twee basisprincipes. De ondernemer die de overheidsopdracht zal uitvoeren, wordt gekozen door middel van mededinging. Op basis van concurrentie gaat de overheid op zoek naar de laagste prijs of ingeval er nog andere criteria zijn, naar de economisch meest voordelige offerte.
De wetgeving eist ook dat alle afspraken op voorhand vastliggen. Eenmaal een ondernemer is aangeduid om een opdracht uit te voeren, moet hij dit doen op basis van de vooraf afgesproken prijs en op basis van de voorwaarden die op voorhand werden vastgelegd. In principe zijn alle kosten voor de ondernemer, ook wanneer er verlies zou zijn bij de uitvoering van de opdracht.
Voor opdrachten met een waarde van minder dan 30000 euro (ex BTW) werk het lokaal bestuur via de procedure 'aanvaarde van factuur'. Daarbij worden steeds minimaal drie leveranciers bevraagd en worden maximaal ook lokale leveranciers betrokken. Voor opdrachten boven de 30000 euro (ex BTW) is de regelgeving veel stringenter. Er bestaan verschillende procedures, al dan niet met bekendmaking en of onderhandeling. Daar de wetgeving complex is en vaak wijzigt is deze kennis uitermate specialistisch. Het lokaal bestuur Lubbeek heeft geen eigen aankoopdienst met gespecialiseerde ambtenaren om deze grote overheidsopdrachten te voeren. Er wordt daarom bij voorkeur gewerkt via raamovereenkomsten, bijvoorbeeld via de Vlaamse overheid (algemeen) over ITpunt (ICT materiaal). Het aantal raamovereenkomsten via deze partners is echter beperkt.
De nieuwe gemeentewet
Het decreet lokaal bestuur
Wet op de overheidsopdrachten van 17 juni 2016
Gecoördineerde tekst van de statuten van Tussengemeentelijke Maatschappij voor Services van 15 juni 2021
Er zijn een aantal raamovereenkomsten uit het verleden die vervallen zijn (voeding voor de OCMW keuken) of in de nabije toekomst gaan vervallen (leasing werkkledij). Ook dienen zich investeringsdossiers aan waarbij het wenselijk zou zijn gebruik te kunnen maken van een raamovereenkomst (kantoormeubilair).
Om in regel te blijven met de wetgeving en het aankoopbeleid verder te optimaliseren is het aangewezen dat het lokaal bestuur toetreedt tot een aankoopcentrale. CREAT is een bestaande aankoopcentrale waarbij de politiezone Lubbeek alsook naburige gemeenten zoals Herent, Holsbeek, Bierbeek (enz) aangesloten zijn. Alleen al in Vlaams-Brabant zijn 57 entiteiten uit de publieke sector lid van CREAT. Op die manier kunnen de uitgaven van gemeente en OCMW geoptimaliseerd binnen het correcte juridische kader en rekeninghoudend met de interne werking en efficiëntie van de diensten.
Doordat CREAT opereert op een grotere schaal zijn de voorwaarden die zij kunnen bedingen doorgaans beter dan wat de eigen diensten kunnen onderhandelen.
Procedure van toetreding:
Voor steden en gemeenten opereert CREAT als 'Tussengemeentelijke Maatschappij voor Services' (TMVS). De deelname als TMVS-deelnemer concretiseert zich middels een kapitaalsinbreng, waartegenover aandelen staan.
Het aantal aandelen dat aangekocht moet worden, is gebaseerd op het aantal inwoners. Men vraagt om 1 aandeel per volledig 5000 inwoners aan te kopen. De nominale waarde van 1 aandeel is € 1000 en dient voor ¼ te worden volstort. Dit is een eenmalige kost, geen jaarlijks terugkerende kost.
TMVS is onderhevig aan het decreet Lokaal Bestuur. Dat decreet schrijft voor dat we enkel aan deelnemers mogen factureren. Dit houdt in dat indien het OCMW en/of het AGB via de gemeente/stad gebruik wil maken van het CREAT service centrum de facturen (eventueel per kostenplaats) zullen gestuurd worden naar de gemeente/stad.
Indien het OCMW en/of het AGB toch rechtstreeks wenst te worden gefactureerd dienen ze apart toe te treden tot TMVS. Het aantal aandelen dat een OCMW en/of een AGB dient aan te kopen om deelnemer te worden ligt vast op 5 (ook voor 1/4de te volstorten). Dit aantal aandelen geldt voor alle “klanten zonder inwoners” die wensen toe te treden tot TMVS.
Voor opdrachten met een waarde van minder dan 30000 euro (ex BTW)blijft het lokaal bestuur werken via de procedure 'aanvaarde van factuur' waarbij steeds minimaal drie leveranciers bevraagd en maximaal ook lokale leveranciers betrokken worden.
De gemeente dient drie aandelen van 1000 Euro aan te kopen en daarvan 25% vol te storten (750 euro).
Het OCMW dient vijf aandelen van 1000 Euro aan te kopen en daarvan 25% vol te storten (1250 euro).
Bij het beëindigen van de deelname wordt de kapitaalsinbreng teruggestort.
Artikel 1. Met ingang van 1 mei 2023 met het OCMW toe te treden tot TMVS, volgens de modaliteiten vastgelegd in de statuten van TMVS en volgens het toetredingsdossier dat als bijlage aan onderhavig besluit wordt toegevoegd.
Art 2. Hugo Simoens als effectief en Marijke Gidts als plaatsvervangend lid aan te duiden in de algemene vergadering van TMVS voor het OCMW.
Art 3. Onderhavige beslissing aan TMVS mee te delen.
De voorzitter sluit de zitting op 25/04/2023 om 21:38.
Namens OCMW raad,
Klaas Gutschoven
Algemeen directeur
Ellen Lammens
Voorzitter