Besluit  gemeenteraad

1. Doelstelling: Wat is het lokaal erkenningskader BOA?

De Vlaamse overheid streeft naar een geïntegreerd aanbod van buitenschoolse opvang en activiteiten (BOA) voor alle kinderen en gezinnen. Dat wil zeggen dat alle lokale spelers (onderwijs, welzijn, cultuur, jeugd, sport, …) zo goed mogelijk samenwerken. Het lokaal bestuur heeft de regie in handen en stippelt met de verschillende partners een lokaal buitenschools beleid uit. Het decreet heeft drie doelstellingen:
- We geven kinderen speelmogelijkheden en ontplooiingskansen, maar ook keuzevrijheid en recht op rust.
- We bieden ouders de mogelijkheid om werk, opleiding en gezin vlot te combineren.
- We creëren een aanbod buitenschoolse opvang en activiteiten dat toegankelijk en betaalbaar is voor iedereen. Het draagt op die manier bij tot een harmonieuze samenleving.

De gemeente Lubbeek erkent organisaties als lokaal buitenschools opvanginitiatief, volgens de voorwaarden opgenomen in het lokaal erkenningskader. Dit is in lijn met het Vlaams Decreet van 3 mei 2019 houdende de organisatie van buitenschoolse opvang en activiteiten, afgekort BOA.

Vanaf 1 september 2026 zal het lokaal bestuur instaan voor het erkennen en handhaven van een aanbod kleuteropvang en van de opvang lager onderwijs.

Het erkenningskader bepaalt de voorwaarden voor deze erkenning en de procedure voor aanvraag en handhaving.

Het erkenningskader buitenschoolse opvang en activiteiten omvat voorwaarden binnen zes beleidsdomeinen van het Vlaams kwaliteitskader:
- Organisatorisch beleid
- Pedagogisch beleid
- Medewerkersbeleid
- Toegankelijkheid
- Monitoring en evaluatie
- Verbondenheid

2. Toepassingsgebied

Dit erkenningskader vormt de inhoudelijke en organisatorische basis voor het gemeentelijke BOA-beleid en is van toepassing op alle aanbieders van buitenschoolse opvang en activiteiten voor kinderen van 2,5 tot en met 12 jaar. Elke organisator, die op het Lubbeekse grondgebied buitenschoolse opvang wenst aan te bieden, moet aan de volgende 3 voorwaarden te voldoen:
- één of meer van de opvanglocaties op het Lubbeekse grondgebied laten erkennen;
- bereid zijn samen te werken met lokale actoren en het lokaal bestuur;
- de principes van het BOA-decreet onderschrijven, waaronder samenwerking, toegankelijkheid, kindgerichtheid en kwaliteit.

Het erkenningskader heeft uitsluitend betrekking op organisatoren van buitenschoolse opvang, dit zowel voor- en naschools als tijdens de schoolvakanties.

De erkenning kan niet aangevraagd worden voor/door:
- Organisatoren die al erkend zijn voor buitenschools aanbod voor kleuters en lagere schoolkinderen door gemeentelijke diensten of door bovenlokale overheden;
- Organisatoren die gelijktijdig baby’s, peuters en kleuters opvangen, tenzij de baby’s en peuters in een aparte leefgroep verblijven;
- Onderwijs;
- Middagopvang op school;
- Exclusieve zorg (verdergaand dan buitenschoolse opvang) voor kinderen met een handicap;
- Opvang van kinderen van klanten of bezoekers;
- Organisatoren met een maatschappelijk doel dat uitsluitend het beleven van een levensbeschouwing of het bedrijven van politiek inhoudt.

Voor initiatieven die door het lokaal bestuur zelf worden georganiseerd, geldt dit kader als kwaliteits- en toetsingskader en niet als formele erkenningsprocedure.

3. Definities en toepassingsgebied

- Buitenschoolse opvang en activiteiten (BOA): verzamelnaam voor elke georganiseerde vorm van opvang of vrijetijdsactiviteit die plaatsvindt buiten de schooltijd en tijdens schooldagen.
- BOA-decreet: het decreet ‘houdende de organisatie van buitenschoolse opvang en de afstemming tussen buitenschoolse activiteiten’ van 3 mei 2019.
- Lokaal Samenwerkingsverband (LSV): licht het lokaal bestuur in over het aanbod, signaleert noden en stemt activiteiten op elkaar af. Het LSV bestaat uit het BOA-team (deskundige BKO en de verantwoordelijke van het Huis van het Kind), diensthoofd jeugd/kinderopvang, deskundige sport, deskundige onderwijs, afgevaardigde Lokaal Overleg Kinderopvang, afgevaardigde schoolraad en de bevoegde schepen. Indien de opportuniteit het vereist, kunnen de leden van het LSV in het kader van hun deskundigheid andere leden afvaardigen.
- De organisator: de rechtspersoon of natuurlijke persoon die verantwoordelijk is voor het aanbieden, organiseren en naleven van de voorwaarden voor het organiseren van de buitenschoolse opvang en activiteiten.
- De opvanglocatie: de plaats die gebruikt zal worden om de buitenschoolse opvang te laten doorgaan, zowel binnen- als buitenruimte.
- De begeleider: iedere persoon (vrijwilliger of professional) die onder verantwoordelijkheid van de organisator activiteiten uitvoert of kinderen begeleidt binnen de buitenschoolse opvang.
- Kwetsbare gezinnen: gezinnen die door financiële, sociale, culturele of taal gerelateerde drempels moeilijker toegang hebben tot reguliere buitenschoolse opvang of activiteiten.
- Activiteiten: diverse activiteiten die aansluiten bij de interesses, leeftijd en talenten van de kinderen. De opvang kan hiervoor samenwerken met vrije tijdspartners (muziek, dans, sport, media, techniek, theater, circus, ...)

4. Erkenningsvoorwaarden – inhoudelijke voorwaarden

4.1. Voor de erkenning als lokaal opvanginitiatief komen in aanmerking:
Opvanglocaties van organisaties die buitenschoolse opvang voorzien voor kleuters en/of lagere schoolkinderen binnen de schoolinfrastructuur op de volgende momenten:
- voor en na de schooluren
- op woensdagnamiddag
- vrije schooldagen

4.2. Startvoorwaarden
- Kunnen aantonen dat er buitenschoolse opvang en activiteiten georganiseerd worden voor kleuters en lagere schoolkinderen;
- Kunnen aantonen, door middel van een overeenkomst, dat de buitenschoolse opvang zal worden georganiseerd binnen de infrastructuur van een school uit het basisonderwijs op het eigen grondgebied.

4.3. Kwaliteitsvoorwaarden op basis van 6 beleidsdomeinen

4.3.1. Organisatorisch beleid
Organisatorisch beleid gaat over de manier waarop een organisator zijn werking structureert en vormgeeft. Het gaat over het beleid, de regelgeving en de financiering vanuit een heldere visie op ieders verantwoordelijkheid. Het omvat de visie, de afspraken en de organisatievorm die nodig zijn om buitenschoolse opvang en activiteiten kwaliteitsvol en duurzaam aan te bieden. Het zorgt voor duidelijkheid, continuïteit en betrouwbaarheid, zowel naar ouders en kinderen als naar het lokaal bestuur en andere partners.

- Vlaamse minimumnorm:
De organisator beschikt over voldoende beleidsvoerend vermogen en organiseert het aanbod op een veilige, continue en transparante manier.

- Lubbeekse norm:
De organisator voert een gezond financieel beleid en heeft rechtspersoonlijkheid.

De organisator heeft het beleidsvoerend vermogen en de integriteit om kwaliteitsvolle en duurzame opvang te realiseren, en draagt dat uit in de volledige werking.

1° Beleidsvoerend vermogen: de mate waarin de organisator in staat is om een zelfstandig beleid te voeren, rekening houdend met de beschikbare beleidsruimte, met de eigen doelstellingen en met de lokale context en de mate waarin de activiteiten van de verantwoordelijke en van de medewerkers op elkaar zijn afgestemd in functie van het bijdragen aan de ontplooiing van kinderen. Het gaat daarbij om:
- Duidelijk leiderschap. Iedereen werkt samen en weet wat de taken, rollen en verantwoordelijkheden zijn. Iedereen kent de visie en de aanpak van de organisator en past ze toe op de werkvloer.
- Geïntegreerde aanpak. De verschillende kwaliteitsaspecten staan niet los van elkaar: infrastructuur, veiligheid en gezondheid, omgang met de kinderen en de gezinnen, personen die in de opvang werken, organisatorisch management en samenwerking.
- Een reflectieve, proactieve en reactieve houding. De organisator denkt na over zijn aanpak: hij houdt rekening met de feedback van medewerkers, ouders, kinderen en andere betrokkenen. De organisator kijkt vooruit, neemt initiatief en gaat aan de slag met toekomstverwachtingen. Hij reageert passend op zowel positieve als negatieve signalen.
- Een innovatieve houding. De samenwerking evolueert en regels veranderen. De organisator houdt daarmee rekening en durft de werking vernieuwen als dat nodig of nuttig is.
- Doeltreffende communicatie en transparantie. De organisator zorgt ervoor dat de nodige informatie tijdig bij medewerkers terecht komt. Hij doet dat op een duidelijke, heldere manier.
- Samenwerking. Kinderopvang is geen eiland. De organisator heeft anderen nodig om zich te organiseren en te verbeteren.
2° Integriteit: de geldende normen en waarden naleven, minstens in de omgang met gezinnen, kinderen en medewerkers, met specifieke aandacht voor de positieve omgang met diversiteit en het voorkomen van en gepast reageren op discriminatie en grensoverschrijdend gedrag

4.3.2. Pedagogisch beleid
Pedagogisch beleid gaat over de kwaliteit van de dagelijkse omgang met kinderen. Het draait om warme interacties tussen begeleiders en kinderen, het stimuleren van hun ontwikkeling en het creëren van een veilige, uitdagende en inclusieve omgeving. Het omvat ook de rol van taal, met Nederlands als verbindende taal, en de aandacht voor het welbevinden en de betrokkenheid van alle kinderen.

- Vlaamse minimumnorm:
De organisator waarborgt kwaliteitsvolle interacties tussen medewerkers en kinderen, bevordert hun welbevinden en hanteert het Nederlands als omgangstaal.

- Lubbeekse norm:
De organisator creëert rijke en gevarieerde speelmogelijkheden en ontplooiingskansen in een sfeer van vrije tijd.

Er wordt rekening gehouden met de interesses en leefwereld van de kinderen binnen het geheel van het aanbod.

De voertaal in het opvanginitiatief is Nederlands. Daarbij is er aandacht voor klare taal in de communicatie met ouders. Taalontwikkeling wordt gestimuleerd bij de kinderen.

De organisator zorgt ervoor dat de begeleiders kwaliteitsvolle interacties aangaan met de kinderen. Die interacties voldoen aan de volgende voorwaarden:
- Het welbevinden en de betrokkenheid van de kinderen en de verbondenheid, ook tussen de kinderen onderling, wordt opgevolgd en bevorderd;
- Er wordt rekening gehouden met het ontwikkelingsniveau, het ritme, de interesses, de wensen en de eigenheid van de kinderen;
- Er wordt gezorgd voor zo veel mogelijk continuïteit in de begeleiding.

De organisator voorziet voldoende begeleiders voor het aantal kinderen aanwezig om de veiligheid en speelmogelijkheden te garanderen en houdt hierbij rekening met de zorgnoden.
Bij de invulling van het begrip 'voldoende begeleiders' wordt rekening gehouden met een aantal indicatoren :
- Het aantal aanwezige kinderen
- De leeftijd en zorgnoden van de kinderen : kleuters of lagere schoolkinderen of gemengd
- De aard van de activiteit
- De locatie : verschillende lokalen of 1 overzichtelijk lokaal

Zo zal er steeds op de concrete noden en behoeften worden ingespeeld.
De organisator biedt een veilige en gezonde omgeving aan die aan de volgende voorwaarden voldoet:
- Ze is speels en biedt de mogelijkheid om zowel binnen als buiten te spelen en te bewegen;
- Ze biedt de mogelijkheid om tot rust te komen;
- Er is een gevarieerd spelaanbod dat aansluit bij de interesses en belevingswereld van kinderen;
- Ze is uitdagend en zo veilig als nodig.

4.3.3. Medewerkersbeleid
Medewerkers zijn de motor van buitenschoolse opvang en activiteiten. Hun competenties en inzet bepalen in grote mate de kwaliteit van de werking. Het medewerkersbeleid gaat dus over wie er instaat voor de opvang en begeleiding, welke competenties ze hebben, hoe ze ingezet worden, en welke randvoorwaarden nodig zijn om duurzaam en kwaliteitsvol te werken.
- Vlaamse minimumnorm:
Medewerkers beschikken over de nodige competenties, kennis van het Nederlands en een blanco uittreksel uit het strafregister (type 596.2).

- Lubbeekse norm:
De organisator realiseert een medewerkersbeleid met aandacht voor het zorgzaam omgaan met alle medewerkers, betrokkenheid creëren op groter geheel van de organisatie, alsook erkenning en waardering van de medewerkers.

De organisator ondersteunt alle medewerkers en zet initiatieven op om hun competenties te versterken.

De organisator beschikt over een duidelijk aanspreekpunt per locatie.

De begeleiders voldoen aan de volgende voorwaarden:
1° Ze hebben de volgende competenties:
- zorg en speelmogelijkheden aanbieden met het oog op de brede ontplooiing van het kind;
- samenwerken met ouders en hen erkennen als eerste opvoeder;
- samenwerken met collega’s en andere lokale partners;
- positief omgaan met diversiteit;
- reflecteren over en verbeteren van de werking;
- voldoende, actieve kennis van het Nederlands om in interactie te gaan met kinderen en ouders;
- een kindfocus waarbij ze warm omgaan met elk kind en de belangen van kinderen voorop zetten.

2° Ze hebben kennis en kunde om te handelen in crisissituaties;
3° Ze passen de basisprincipes toe ter preventie van ziekte, ter bevordering van
gezondheid en kunnen basis-EHBO toepassen.

De begeleiders hebben deze competenties verworven ten laatste 2 jaar na de indiensttreding en kunnen deze aantonen met een diploma of relevante ervaring.

De organisator kan voor zichzelf en voor de medewerkers een recent (minstens jaarlijkse update) uittreksel uit het strafregister voorleggen (type 596.2).

De organisator zorgt voor een evaluatiesysteem waarin minimaal één keer per jaar de medewerkers individueel worden geëvalueerd.

4.3.4. Toegankelijkheid
Toegankelijkheid betekent dat alle kinderen en gezinnen vlot toegang hebben tot buitenschoolse opvang en activiteiten, ongeacht hun achtergrond, inkomen of specifieke zorgnoden.
Het gaat om meer dan betaalbaarheid: ook bereikbaarheid, beschikbaarheid, bruikbaarheid, begrijpbaarheid, betrouwbaarheid, bekendheid en een begripvolle omgang spelen een rol. Samen zorgen deze elementen ervoor dat het aanbod toegankelijk is voor alle gezinnen en kinderen, met bijzondere aandacht voor kleuters, kinderen uit kwetsbare gezinnen en kinderen met specifieke zorgbehoeften.

- Vlaamse minimumnorm:
De organisator garandeert toegankelijkheid voor alle gezinnen, met bijzondere aandacht voor kleuters, kwetsbare gezinnen en kinderen met specifieke zorgbehoeften.

- Lubbeekse norm:
De organisator voert een transparant prijsbeleid en levert inspanningen om de toegankelijkheid van de voor- en naschoolse opvang te verhogen (bv. beleid rond sociale tarieven).

De organisator heeft bijzondere aandacht voor kleuters.

De organisator heeft bijzondere aandacht voor gezinnen in kwetsbare situaties en kinderen
met een specifieke zorgbehoefte.

De organisator maakt het opvangaanbod bekend aan gezinnen.

De organisator zorgt ervoor dat de concrete praktische informatie en de afspraken actueel, bekend en in klare taal zijn.

4.3.5. Monitoring en evaluatie
Monitoring en evaluatie gaat over het systematisch opvolgen en beoordelen van de werking. Het doel is om de kwaliteit te verbeteren, ervaringen van kinderen, ouders en medewerkers te benutten en zo het beleid en de praktijk voortdurend bij te sturen. Het is belangrijk omdat het inzicht geeft in wat goed loopt, waar drempels zitten en hoe het aanbod beter kan aansluiten bij de noden van gezinnen en kinderen.

- Vlaamse minimumnorm:
De organisator volgt systematisch de kwaliteit op en neemt maatregelen bij tekortkomingen.

- Lubbeekse norm:
De organisator evalueert de werking met de medewerkers minimaal jaarlijks. De resultaten worden aangewend om de werking voortdurend te verbeteren. De organisator staat ook open om mee te werken aan (inter-)gemeentelijke bevragingen.

De organisator meldt elke schending van de fysieke of psychische integriteit van een kind of van een medewerker onmiddellijk aan de bevoegde instanties en het lokaal bestuur.

De organisator voorziet in een procedure om klachten te behandelen.

4.3.6. Verbondenheid
Verbondenheid gaat over de brug slaan tussen kinderen, ouders, buurt en partners. Het betekent dat organisatoren zich niet op zichzelf terugplooien, maar samenwerken met gezinnen, scholen en het lokaal bestuur. Zo ontstaat er een netwerk dat kinderen ondersteunt in hun groei en dat ouders een plek geeft in de werking. Verbondenheid versterkt de samenhang in de buurt en zorgt dat opvang en activiteiten deel uitmaken van een groter geheel.

- Vlaamse minimumnorm:
De Vlaamse overheid beoogt een geïntegreerd aanbod van buitenschoolse activiteiten voor kinderen via samenwerking tussen relevante actoren en met een regierol voor de lokale besturen.

- Lubbeekse norm:
De organisator zet in op samenwerking met relevante partners.

De organisator is verbonden met partners en werkt mee aan de brug tussen thuis-buurt-school.

5. Erkenningsprocedure

Indienen aanvraag: een lokaal opvanginitiatief kan éénmaal per jaar via mail een aanvraag indienen bij het lokaal bestuur. Aanvragen dienen voor 1 september van het dienstjaar ingediend te worden.
Wanneer het dossier volledig is, wordt het binnen de drie weken ontvankelijk verklaard door het LSV. Hiervan krijgt de organisatie een bevestiging.
Indien het dossier niet volledig is, wordt de organisatie hiervan op de hoogte gebracht en zullen ontbrekende dossierstukken opgevraagd worden.

Beoordeling: het lokaal samenwerkingsverband toetst de aanvraag aan de erkenningsvoorwaarden. De aanvrager kan daarbij uitgenodigd worden om zijn aanvraag indien nodig verder te staven/motiveren. De aanvragen worden beoordeeld binnen de 60 dagen.

Beslissing: het LSV kent de erkenning al dan niet toe en maakt deze beslissing ter kennisname over aan het college van burgemeester en schepenen. De aanvrager wordt hiervan op de hoogte gebracht.

Betwisting: bij betwisting van beslissingen omtrent de erkenning kan er binnen 14 dagen na de kennisgeving bezwaar worden ingediend bij het college van burgemeester en schepenen, per aangetekend schrijven of afgifte tegen ontvangstbewijs (Gellenberg 16, 3210 Lubbeek). De postdatum of datum op het ontvangstbewijs gelden als bewijs.

Het college van burgemeester en schepenen neemt binnen de 14 dagen een gemotiveerde beslissing omtrent de betwisting en brengt de organisator hiervan op de hoogte. Tegen deze beslissing is nadien geen betwisting meer mogelijk.

6. Geldigheid

De erkenning is geldig voor onbepaalde duur, mits de organisator blijft voldoen aan de erkenningsvoorwaarden en jaarlijks een opvolgrapportage indient waarin de kwaliteitsnormen toegelicht worden.
Elke significante wijziging in de werking moet onmiddellijk worden gemeld aan het lokaal bestuur. Indien nodig wordt een herbeoordeling van de erkenning opgestart.

7. Opvolging en handhaving

Het lokaal bestuur ziet toe op de naleving van de erkenningsvoorwaarden zoals vastgelegd in dit kader. Conform het BOA-decreet voert het bestuur een systematisch, proportioneel en transparant toezicht op de werking van een erkende organisator.

Het lokaal bestuur behoudt zich het recht om op elk moment administratieve controles of plaatsbezoeken uit te voeren. Organisatoren verbinden zich tot volledige medewerking.

De organisator wordt minstens één maal per erkenningsperiode gecontroleerd op de voorwaarden. Een inspectiebezoek is daarnaast ten allen tijde mogelijk naar aanleiding van een klacht. De persoon gelast met de controle komt ter plaatse en gaat in gesprek met de verantwoordelijke en begeleiders. Er wordt een verslag met aanbevelingen opgemaakt van het bezoek.

Indien wordt vastgesteld dat de organisator onvoldoende aan de slag is gegaan met de aanbevelingen, volgt er een evaluatiegesprek. Een negatieve evaluatie kan leiden tot verlies van de erkenning na een beslissing van het college. Verlies van de erkenning kan op elk moment ook bij dwingende redenen.

De organisator heeft gedurende het evaluatieproces het recht om gehoord te worden. Bij betwisting van beslissingen omtrent erkenning, schorsing of intrekking van erkenning, kan er binnen 14 dagen na kennisgeving bezwaar worden ingediend bij het college van burgemeester en schepenen, per aangetekend schrijven of afgifte tegen ontvangstbewijs (Gellenberg 16, 3210 Lubbeek). De postdatum of datum op het ontvangstbewijs gelden als bewijs.

Het college van burgemeester en schepenen neemt binnen de 14 dagen een gemotiveerde beslissing omtrent de betwisting en brengt de organisator hiervan op de hoogte. Tegen deze beslissing is nadien geen betwisting meer mogelijk.

8. Klachtenprocedure

Er kan een klacht geuit worden met betrekking tot het erkend aanbod Buitenschoolse Opvang en Activiteiten. Een klacht is het ter kennis brengen of uiten van een ontevredenheid over een
bepaald feit, handeling of voorval binnen de werking.

Klachten kunnen gemeld worden via onderstaande kanalen:
- per brief: Gemeentebestuur Lubbeek, t.a.v. de klachtencoördinator, Gellenberg 16, Lubbeek
- via mail-klachten@lubbeek.be
- telefonisch - 016 47 97 00
- via de onthaal- en snelbalie
- via de klachtencoördinator
- via het klachtenformulier (E-loket)

Ingediende klachten worden behandeld via het reglement klachtenbehandeling lokaal bestuur, zoals goedgekeurd in de gemeenteraad van 27 augustus 2019.