Aan de gemeenteraad wordt voorgesteld het vernieuwde reglement van de Grabbel & Swap op het Plein goed te keuren.
Het BOA-decreet (1)
In 2019 werd het BOA-decreet (de organisatie van de Buitenschoolse Opvang en de Afstemming tussen buitenschoolse activiteiten) goedgekeurd door het Vlaamse Parlement.
Het BOA-decreet kent volgende opdrachten toe aan het lokaal bestuur:
- het opnemen van de regierol als het gaat over BOA. Er wordt verwacht dat elk lokaal bestuur een beleid ontwikkelt binnen de strategische meerjarenplanning aan de hand van de doelstellingen binnen het decreet.
- de besteding en verdeling van de beschikbare financiële, personele, logistieke en infrastructurele middelen. De Vlaamse Overheid vraagt hier specifiek aan de lokale besturen om een lokaal buitenschools beleid uit te tekenen rond buitenschoolse kinderopvang en activiteiten, samen met de verschillende partners vanuit onderwijs, welzijn, cultuur, jeugd en sport.
De toegekende opdrachten worden vertaald naar twee Vlaamse beleidsprioriteiten:
- de regierol vervullen in functie van het geïntegreerde aanbod van buitenschoolse opvang en activiteiten én de samenwerking organiseren.
- de kleuteropvang met een kwaliteitslabel financieren.
Verhuis IBO-Lubbeek (2)
Ingevolge de werken aan de voormalige site van het Rozenkransinstituut diende de werking van de IBO-Lubbeek, die op deze site gehuisvest was, naar een andere locatie te verhuizen. In zitting van het college van burgemeester en schepenen van 27 juni 2022 werd beslist om de werking van de IBO-Lubbeek tijdens de schoolvrije- en vakantiedagen te verhuizen naar GBS De Stip Linden
Koppeling 1 en 2
In navolging van de hierboven besproken collegebeslissing van 27 juni 2022 (zie 2), wordt geopteerd om tijdens de maanden juli en augustus de werking van het Initiatief Buitenschoolse Opvang te integreren in de werking van de Grabbel en Swap, die op dat ogenblik doorgaat op dezelfde locatie.
Deze integratie kadert volledig in de opdracht van het lokaal bestuur, zoals uitgeschreven in het BOA-decreet (zie 1).
De dagelijkse werking van beide initiatieven zal gebeuren zoals bepaald in het huishoudelijk reglement van de Grabbel en Swap. Dit omdat het voor ouders die zich inschrijven het makkelijkst is als er één uniforme werkwijze is.
Het Agentschap Opgroeien heeft geen probleem met het voorstel om schoolvrije- en vakantiedagen te laten doorgaan op de locatie van Linden in het kader van de samenwerking tussen beide initiatieven.
Aanpassing huishoudelijke reglement Grabbel & Swap op het Plein
Om de integratie via het huishoudelijk reglement van de Grabbel & Swap op het Plein te laten gebeuren zijn er 2 inhoudelijke aanpassingen nodig, nl.:
1. Aanpassing van de leeftijdsgroepen
De samensmelting met de IBO wil voor de Grabbelwerking concreet zeggen dat er een uitbreiding komt van de leeftijdsgroepen, nl. een bijkomende groep van 2,5 tot 4 jaar. Momenteel stond in het huishoudelijk regelement van de Grabbel op het Plein een minimumleeftijd van 4 jaar. Dit wordt nu 2,5 jaar.
2. Uitbreiding monitorenteam
De bijkomende leeftijdsgroepen zullen begeleid worden door een samenwerking van animatoren en kinderbegeleiders. Om een goede dienstverlening te kunnen waarborgen, dient het aantal animatoren van de Grabbel hiervoor met 6 personen uit te breiden. Deze uitbreiding is noodzakelijk, aangezien er dagelijks slechts beroep zal gedaan worden op een beperkt aantal kinderbegeleiders. Op deze wijze zullen de personeelsleden van de kinderopvang hun jaarlijks verlof beter kunnen plannen tijdens de zomermaanden. Momenteel was het zo dat er steeds een maximumbezetting van het aantal begeleiders nodig was, wat ertoe leidde dat niet alle gevraagde verlof kon toegekend worden en er bijgevolg nog heel wat verlofdagen dienden opgenomen te worden tijdens de schoolperiode, wat hier dan weer voor een bezettingsproblematiek zorgde. Doordat er nu extra monitoren ingeschakeld worden, zal dit naar de toekomst toe opgelost worden.
Aangezien er voor de integratie dus 2 inhoudelijke aanpassingen, zoals hierboven besproken, dienden te gebeuren aan het huishoudelijk reglement van de Grabbel & Swap op het Plein, werd er voor geopteerd om het ganse reglement te actualiseren. Het huishoudelijk reglement omtrent de Grabbel & Swap op het Plein dateert van 2013 en was hierdoor op sommige vlakken administratief wat gedateerd. Zo was er bijvoorbeeld nog sprake van bepaalde termen zoals ‘de gewone begroting’ en ‘begrotingsartikelen’. Daarnaast werden ook een aantal praktische zaken bijgestuurd. Zo was er nog sprake van papieren inschrijvingsfiches en formulieren, terwijl dit ondertussen allemaal online en via de website verloopt.
Wat de interne organisatie en praktische uitwerking betreft, wijzigt er verder niets in het huishoudelijk reglement.
Decreet Lokaal Bestuur;
De nieuwe gemeentewet;
BOA-decreet van 2019 over de organisatie van de Buitenschoolse Opvang en de Afstemming tussen buitenschoolse activiteiten;
Gemeenteraadsbeslissing van 20 december 2007: huishoudelijk reglement Grabbel & Swap op het Plein, gewijzigd bij de gemeenteraadsbeslissing van 30 oktober 2013
Beslissing van het college van burgemeester en schepen van 30 januari 2023 betreffende de integratie van de IBO in de werking van de Grabbel & Swap op het Plein.
Door integratie van verschillende vakantie-initiatieven op één algemene locatie, dienen de ouders slechts één verplaatsing te maken om kinderen van verschillende leeftijdsgroepen laten deel te nemen.
Dit biedt de mogelijkheid aan de kinderbegeleiders om hun vakantieperiodes beter te plannen zonder de werking van de IBO in het gedrag te brengen en zo tevens tot een betere balans werk en privé te komen.
Geen financiële gevolgen
Artikel 1. Het huishoudelijk reglement aangaande Grabbel & Swap op het Plein, als volgt goed te keuren:
Afdeling 1: Algemeen
Artikel 1. Organiserend bestuur en coördinatie
• Gemeentebestuur Lubbeek
Gellenberg 16
3210 Lubbeek
Tel. 016/47 97 00
• Jeugddienst Lubbeek
Gellenberg 16
3210 Lubbeek
Tel. 016/47 97 22
jeugddienst@lubbeek.be
De jeugdconsulent is te bereiken na afspraak.
Artikel 2. Benaming en publiciteit
De vakantiewerking vindt plaats onder de benaming Grabbel & Swap op het Plein.
Publiciteit omtrent de initiatieven gebeurt via de gebruikelijke kanalen van de gemeente Lubbeek, nl. informatieblad, brochure, flyer, website, social media.
De naambekendheid van de beide werkingen wordt benadrukt door het aanmaken van het benodigde promomateriaal met bedrukking van het eigen logo.
Artikel 3. Doelgroep en doelstelling
De gemeente Lubbeek organiseert tijdens de maanden juli en augustus een Grabbel & Swap op het Plein.
De Grabbel op het Plein staat open voor deelnemers van 2,5 tot en met 11 jaar. De leeftijd van 2,5 jaar moet bereikt zijn bij de aanvang van de vakantiewerking. Minimumvoorwaarde aangaande deelname is dat men reeds schoolgaand en zindelijk is.
Swap op het Plein staat open voor deelnemers die 12 tot en met 15 jaar worden in het jaar waarin de werking wordt georganiseerd.
De doelstelling is drieledig:
- aanbieden van een opvang in de grote vakantie voor een ruim publiek;
- het uitwerken en begeleiden van activiteiten, afgestemd op de doelgroep;
- het aantrekken van geschikte begeleiders voor de dagelijkse werking.
Artikel 4. Bereikbaarheid in noodgevallen
In noodgevallen kan men terecht op het gemeentehuis: 016/47 97 00.
Artikel 5. Verzekering
• Voor alle kinderen is er een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen, afgesloten bij Ethias. Van de deelnemers wordt verwacht dat zij zich gedragen naar de richtlijnen van de begeleiders.
• Verplaatsingen van en naar de werking zijn verzekerd onder voorwaarde dat de deelnemer geen tussenhaltes aandoet en zich aan de geldende wegcode houdt.
• De polissen liggen ter inzage op het gemeentehuis.
• Zijn niet verzekerd:
- opzettelijk toegebrachte schade aan materialen of het opzettelijk toebrengen van lichamelijke letsels bij derden: dit valt ten laste van de ouders.
- wanneer het kind zonder toestemming de opvang verlaat.
- schade aan kleding, brillen, uurwerken, persoonlijk speelgoed, juwelen, smartphones, wearables, spelconoles, alle andere persoonlijke digitale toestellen, enz.
- schade ten gevolge van diefstal of verlies.
Artikel 6. Klachtbehandeling
Ouders kunnen met vragen, opmerkingen of problemen terecht bij de begeleiding, de hoofdmonitor en de jeugdconsulent.
Elke klacht zal discreet en efficiënt behandeld worden.
Artikel 7. Opnamebeleid
Er kan zowel vooraf online, als dagelijks ter plaatse worden ingeschreven.
Elk deelnemend kind dient bij aanvang geregistreerd te zijn op het gebruikte inschrijvingsplatform van de gemeente Lubbeek. Gevraagde gegevens dienen correct ingevuld te worden. Indien er zich wijzigingen voordoen, dient men dit aan te passen.
De gevraagde gegevens worden enkel gebruikt voor inschrijving en informatieverstrekking omtrent de gemeentelijke opvang- en vakantiewerkingsinitiatieven.
Een aangemaakte gebruikersaccount blijft actief zolang de inschrijver dit niet zelf verwijderd of deactiveerd. Zolang het account actief is, kan dit door de gemeente Lubbeek gebruikt worden om informatie te verstrekken.
Wijzigingen en annuleringen zijn mogelijk tot uiterlijk één week voor de aanvang van de desbetreffende activiteit van de Grabbel of Swap op het Plein. Dit dient steeds schriftelijk te gebeuren. Bij annulering zal het betaalde bedrag teruggestort worden.
Het indienen van een annulering is slechts mogelijk tot 1 week na het beëindigen van de Grabbel & Swap op het Plein.
Ingeschreven dagen, waarop men niet deelnam, worden zonder schriftelijke aanvraag niet terugbetaald.
Alle aanvragen tot terugbetaling worden in de loop van de vakantieperiode verzameld. Na de werking worden deze in één globaal dossier overgemaakt aan het college van burgemeester en schepenen. Zij maken de bedragen die dienen terugbetaald te worden over aan de financiële dienst.
De terugbetaling zal gebeuren in het laatste kwartaal van het jaar.
Indien men een week op voorhand verwittigd, kan men zich eventueel door een andere persoon laten vervangen of de ingeschreven dag verplaatsen naar een ander moment binnen de periode.
Artikel 8. Openingstijden
• Exacte data van de Grabbel & Swap op het Plein worden jaarlijks bepaald door de jeugddienst, in samenspraak met GBS De Stip Linden, afhankelijk van de bezetting van de accommodatie.
• De geplande activiteiten vinden plaats van 9u tot 16u.
• Tijdens de ochtend is er opvang voorzien van 7u45 tot 9u.
• ’s Avonds is er opvang van 16u tot 17u30.
• Er bestaat de mogelijkheid om deel te nemen voor één dagdeel. Hiervoor wordt geen korting in de dagprijs voorzien.
• Wanneer er voor bepaalde leeftijdsgroepen uitstappen voorzien worden, neemt iedereen van de desbetreffende groep hier aan deel. Tijdens deze uitstappen kan het uur van thuiskomst afwijken van de vooropgestelde uurregeling. Dit is afhankelijk van het verkeer.
Artikel 9. Jaarlijkse sluitingsdagen
De Grabbel & Swap op het Plein zijn gesloten op:
11 juli
21 juli
15 augustus
De mogelijkheid bestaat om brugdagen te voorzien indien de feestdagen op een dinsdag of donderdag plaatsvinden.
Artikel 10. Adres
De uitvalsbasis van de dagelijkse werking bevindt zich in de Gemeentelijke Basisschool De Stip, afdeling Linden, Martelarenplaats 1, 3210 Linden.
De werking maakt tevens gebruik van de openbare speelbossen, speelterreinen, graspleinen en omliggende infrastructuur te Linden centrum.
Artikel 11.
Voor die aangelegenheden waarin het huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het college van burgemeester en schepenen.
Het personeel dient zich aan het beroepsgeheim te houden, vertrouwelijke informatie mag niet worden doorgegeven.
Het gemeentebestuur draagt de uiteindelijke eindverantwoordelijkheid voor beide vakantiewerkingen Grabbel & Swap op het Plein.
Afdeling 2: Intern werkingskader
Artikel 12. Pedagogisch beleid
De organisatie ziet erop toe dat er optimale kansen worden geboden aan elk kind en dat de draagkracht van het kind niet overschreden wordt.
De opvang van kinderen in grote groepen wordt vermeden door het opdelen in subgroepen. Hierbij wordt rekening gehouden met de sociale ontplooiing van de kinderen.
Er is voldoende verantwoord en veilig spelmateriaal ter beschikking dat passend wordt aangeboden. Dit speelgoed is aangepast aan de leeftijd, de aard en het ontwikkelingsniveau van de kinderen.
De kinderen worden gestimuleerd in hun zelfvertrouwen door hen aan te spreken op hun vaardigheden, door rekening te houden met hun voorkeuren en door hun eigen initiatief te bevorderen.
De kinderen krijgen de ruimte om zichzelf te zijn in hun sociale relaties. Verdraagzaamheid en geweldloos optreden staan daarbij centraal.
De omgang met de kinderen is sensitief, informeel en persoonlijk. Waar nodig worden duidelijk en consequent grenzen getrokken. Elke kind moet zich psychisch en fysiek veilig kunnen voelen.
Artikel 13. Samenwerking met ouders
Enerzijds is er de informatiedoorstroming via de verschillende gemeentelijke kanalen. Hiermee worden ouders op de hoogte gebracht van de algemene richtlijnen van de werking. Anderzijds kunnen ouders tijdens de werking zelf steeds contact opnemen met de verantwoordelijken van de Grabbel & Swap op het Plein.
Afdeling 3: Wederzijdse afspraken
Artikel 14. Haal- en brengmomenten
• De ouders zorgen er zelf voor dat de kinderen op de werking geraken.
• Afwijkingen van oorspronkelijke afspraken bij inschrijving dienen tijdig gemeld te worden aan de organisatie.
• Ouders dienen de openingsuren van de organisatie te respecteren. Wanneer men toch vermoedt dat men te laat zal zijn omwille van file, panne, ongeval, … wordt men verzocht de werking te verwittigen, zodat ook de kinderen kunnen gerustgesteld worden.
Artikel 15. Afwijkingen oorspronkelijke afspraken
Kinderen die zelfstandig de Grabbel & Swap op het Plein mogen verlaten dienen hiervoor schriftelijk toestemming te hebben van de ouders.
Artikel 16. Voeding
• De deelnemers dienen hun lunchpakket mee te brengen.
• Water staat steeds ter beschikking.
• Er wordt een vieruurtje voorzien voor alle aanwezigen.
• Om half elf wordt er voor alle deelnemersgroepen een pauze ingelast. Tijdens deze pauze kunnen de deelnemers hun zelf meegebrachte versnapering en/of drankje nuttigen.
• Allergieën aan voedingsmiddelen dient men te vermelden bij de inschrijving.
Artikel 17. Kledij
• De kinderen dragen kledij die aangepast is aan het weer en aan de activiteiten.
• Bij een ongelukje krijgen de kinderen reservekledij van de organisatie. Deze kledij wordt gewassen teruggebracht. De eigen kledij die vuil is wordt niet door de werking gewassen.
Artikel 18. Verzorging/ziekte/ongeval
Indien kinderen luizen hebben, dient de organisatie zo snel mogelijk verwittigd te worden en dienen de ouders zelf de nodige zorgen toe te dienen. Deelnemers met luizen blijven gedurende de behandelingsperiode afwezig.
Zieke kinderen worden niet opgevangen op de werking. Indien een kind ziek wordt op de werking, worden in eerste instantie de ouders gewaarschuwd. In tweede instantie de contactpersoon opgegeven door de ouders. De deelnemer dient door de gecontacteerde persoon zo snel mogelijk opgehaald te worden.
In noodgevallen of indien de fysieke toestand van het kind dit vereist wordt door de organisatie een arts geraadpleegd.
Indien het ongeval in kwestie dit vereist zal er contact opgenomen worden met de dienst spoedgevallen.
Indien ouders op de hoogte zijn van medische problemen van hun kind, welke een gevaar zouden kunnen betekenen voor andere kinderen of de begeleiding, of die anderzijds een bijzondere waakzaamheid van de begeleiding vragen, dienen zij dit te signaleren.
Indien een kind medicatie dient te nemen, dient dit genoteerd te worden bij de medische gegevens. Ouders dienen dit bij het aanmelden in de ochtend nog even mee te delen.
De ouders geven toelating om pijnstillende en/of koortswerende middelen toe te dienen.
Wanneer een dokter dient te worden geraadpleegd, zijn de kosten van de raadpleging in eerste instantie ten laste van de ouders.
In geval van een ongeval dient het formulier van Ethias ‘Aangifteformulier: Verzekering tegen lichamelijke ongevallen’ ingevuld te worden en zo spoedig mogelijk binnengebracht te worden op de werking. Dit formulier is te verkrijgen op de Grabbel & Swap op het Plein.
Het dossier voor de verzekering moet zowel door de dokter, de ouders als het organiserende bestuur worden ingevuld. Ouders voegen een klevertje van het ziekenfonds bij en handtekenen op de derde pagina.
Wanneer de verzekeringsinstelling de aangifte heeft ontvangen, wordt een dossiernummer toegekend. Dit dossiernummer wordt nadien door de gemeente doorgegeven aan de ouders zodat zij dit rechtstreeks verder kunnen afhandelen. Dit nummer dient bij elke briefwisseling met de verzekeringsmaatschappij te worden vermeld. De verzekering aanvaardt alleen originele documenten.
Afdeling 4: Geldelijke bepalingen
Artikel 19. Ouderbijdragen
De deelnemersbijdragen voor de vakantiewerking dienen aan onderliggende voorwaarden te voldoen:
1. De deelnemersbijdrage dient billijk te zijn. Dit wil zeggen dat de gevraagde deelnamegelden maximum de uitgaven onder de vorm van aangekocht materiaal en inkomgelden betreffende voorziene uitstappen dienen te dekken.
2. Er kan een korting van 50% (sociaal tarief) verkregen worden voor deelname aan de vakantiewerking, cumuleerbaar met eventuele andere kortingen. Ouders die menen in aanmerking te komen voor sociaal tarief, kunnen dit aanvragen door volgende documenten binnen te brengen bij het organiserende bestuur:
• een gemotiveerd verzoek
• een recent fiscaal attest
Artikel 20. Wijze van betaling
De deelnamebijdrage voor de Grabbel & Swap op het Plein dient bij inschrijving onmiddellijk betaald te worden.
Bij problemen of vragen rond de afrekening (verkeerd bedrag, aantal dagen, e.d.m.) kan men steeds terecht bij de jeugdconsulent.
Artikel 21. Fiscaal attest
Jaarlijks wordt er na de werking een fiscaal attest afgeleverd aan de personen die hierop recht hebben. Een fiscaal attest kan slechts ontvangen worden mits het correct invullen van de inschrijvingsgegevens. Indien deze niet of incorrect worden doorgeven zal er geen fiscaal attest uitgereikt worden.
Artikel 22. Uitstapjes
Geplande uitstapjes worden tijdig aan de ouders bekend gemaakt. Eventueel kan een meerprijs gevraagd worden.
Artikel 23. Workshops en daguitstappen
Afhankelijk van het voorziene budget bestemd voor vakantie-initiatieven kan de dienst zelf uitstappen, workshops, activiteiten en bijhorende prijzen bepalen.
Artikel 24. Aankopen van materialen en dagelijkse uitgaven
De te maken verplaatsingsonkosten, het bezorgen van de nodige materialen, e.d.m. alsook de hiermee gepaard gaande parkeervergoedingen worden ten laste genomen van het college van burgemeester en schepenen.
Artikel 25. Opzegmodaliteiten
De organisatie van de Grabbel & Swap op het Plein behoudt zich het recht om een kind te weigeren bij ongewenst gedrag. In dit geval zullen er geen terugbetalingen gebeuren.
Afdeling 5: Begeleiders: wervings- en vergoedingsvoorwaarden
Artikel 26. Periode van de tewerkstelling
Tijdens de maanden juli en augustus worden er 34 begeleiders per dag aangeworven om de organisatie van de Grabbel & Swap op het Plein te kunnen garanderen.
Artikel 27. Leeftijd van de begeleiders
Om als begeleider van de Grabbel & Swap op het Plein in aanmerking te komen dient men in het jaar van de desbetreffende vakantiewerking tenminste de leeftijd van 16 jaar te bereiken of bereikt te hebben.¬ Tevens moeten deze personen van onberispelijk gedrag zijn en de burgerlijke en politieke rechten genieten.¬
Artikel 28. Bepaling van statuut
• De begeleiders van de Grabbel & Swap op het Plein worden in de eerste plaats aangesteld via het statuut van de vrijwilliger.
• Begeleiders met minstens 4 weken relevante ervaring, gespreid over twee werkingsjaren op de Lubbeekse Grabbel & Swap op het Plein, worden tewerkgesteld in het kader van de tijdelijke tewerkstelling in de sociaal-culturele sector.
Artikel 29. Vergoedingen en verloningen
Vergoeding: aan de vrijwilligers wordt de maximum geïndexeerde vrijwilligersvergoeding uitgekeerd.
Dit om gemaakte onkosten inzake voorbereidingen en materialen, vervoer, e.d.m. financieel te dekken. Deze onkosten kaderen vaak in het behalen van een ‘attest animator’, waarvoor men verplicht een bepaalde stagetermijn dient te doorlopen. Het is billijk om in het kader van deze opleiding een vergoeding te voorzien.
Verloning: begeleiders met geldige anciënniteit ontvangen een verloning in het kader van de tijdelijke tewerkstelling in de sociaal-culturele sector, bezoldigd via de weddeschaal van de graad administratief beambte/technisch beambte, aanvangsschaal E1.
Er wordt hier in een verloning voorzien, om de professionaliteit die men gedurende de voorgaande jaren heeft opgebouwd binnen het team te houden.
Artikel 30. Preventie & bescherming op het werk en verzekeringen
• Ten aanzien van de begeleiders zal het reglement betreffende preventie & bescherming op het werk gerespecteerd worden.¬
• Het gemeentebestuur zal de nodige verzekeringen afsluiten voor de begeleiders.
• Er zal een afsprakennota opgesteld worden tussen de gemeente Lubbeek en de begeleiders.
Artikel 31. Jaarwerking
Ten aanzien van de positieve input van de begeleiders en met het oog op de bewaking van de kwaliteit van de vakantiewerking wordt er door de jeugddienst in een jaarwerking voor de begeleiders voorzien. Deze jaarwerking bestaat uit terugkom- en vormingsdagen.
Er bestaat de mogelijkheid om werkgroepen met een welomschreven opdracht op te richten.
Het gemeentebestuur geeft logistieke, financiële en administratieve ondersteuning aan de jaarwerking.
Het gemeentebestuur sluit een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid af die de leden van de jaarwerking in hoofde van dit lidmaatschap dekt.
Art. 2. De beslissing bekend te maken conform artikel 285, 286 en 287 van het Decreet Lokaal Bestuur.