Notulen  OCMW raad

PERSONEELSDIENST

• 3 Personeel

  • Fietslease - raamcontract Interleuven

    FEITEN EN CONTEXT

    Op 30 november 2021 keurde de gemeente raad en het vastbureau bijlage 14: fietsmobiliteit, van het arbeidsreglement goed.

    De mogelijkheid om een fiets te leasen voor contractuelen en statutairen is sinds dan een mogelijkheid. De praktische implementatie hiervan werd tot op heden nog niet uitgewerkt. Dit willen we met onderstaande beslissing in orde brengen.

    De mogelijkheid bestaat voor ieder lokaal bestuur om een openbare aanbesteding uit te schrijven om zo op zoek te gaan naar een geschikte partner om de leasing te doen. Echter deed InterLeuven recent een aanbesteding, selecteerden ze een partner om mee samen te werken, en werd op het MAT besloten om met InterLeuven samen te werken dmv een raamovereenkomst met hen af te sluiten. In deze raamovereenkomst is er de mogelijkheid om vrijheid van fietswinkel en vrijheid van fietskeuze op te nemen. Dit is conform ons arbeidsreglement dat dit ook zo voorziet. Interleuven lijkt dan ook een geschikte partner om de raamovereenkomst mee af te sluiten.

    In het kader van het project "fietsleasing voor lokale besturen" treedt Interleuven op als aankoopcentrale via de raamcontract die aan o2o werd gegund (zie projectfiche en verslag van nazicht in bijlage voor alle details);
    Via de raamovereenkomst stelt de werkgever fietsleasing ter beschikking aan de werknemers met ondersteuning van fietsleasingaanbieder o2o
    o2o biedt een all-informule aan:

    • Leasing van alle types en merken fiets
    • Incl. onderhoud, verzekering, pechbijstand, accessoires
    • Digitaal platform voor werknemer, werkgever en fietshandelaars
    • Betrekken lokale fietshandelaars (open netwerk)
    • Opmaak verplichte documenten (RPR, fietspolicy, …)
    • Integratie payroll-systeem mogelijk (uitsluitend voor CIPAL klanten op dit moment)

    De realisatie van dit project wordt geraamd op (raming voor ons Lokaal Bestuur in bijlage):

    • 1815 euro (incl. btw): vaste ontwikkelingskost van Interleuven voor het project en het optreden als aankoopcentrale
    • Ondersteuning door Interleuven voor verdere uitwerken gebeurt op maat van het lokaal bestuur en afhankelijk van de ondersteuning die wordt gevraagd (enkel de gepresteerde uren worden afgerekend volgens de geldende tarieven in de projectfiche van Interleuven)
    • Voor de eventuele integratie van het payroll-systeem kan in een latere fase een detailofferte opgevraagd worden via de HR verantwoordelijke van CIPAL
      • De opstartkost ligt tussen 2500 euro en 4750 euro (excl. BTW), afhankelijk van grootte lokaal bestuur
      • De verwerkingskost bedraagt 6,35 euro (excl. BTW) / maand / werknemer die een fiets leaset

    JURIDISCHE GRONDEN

    Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en uitvoeringsbesluiten;
    De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en wijzigingen;
    Het arbeidsreglement voor gemeente en OCMW goedgekeurd door gemeenteraad en OCMW raad op 30 november 2021
    De beslissing van de gemeenteraad betreffende "Toekenning exclusiviteit voor bepaalde diensten aan de zelfstandige groepering Interleuven Ondersteunende activiteiten". De gemeente Lubbeek heeft het contract 3.1 (basisondersteuning) OF 3.2 (klimaatondersteuning) onderschreven en kan deelnemen aan dit project.

    FINANCIEN

    De eindejaarspremie van contractuelen en statutairen (inclusief de patronale bijdragen) wordt aangewend om de fiets te leasen. Dit voor een periode van 3 jaar. De lease an sich brengt geen meerkost met zich mee voor het lokaal bestuur.

    De opstartkosten bij Interleuven en Cipal Schaubroek zijn kosten die het eerste jaar gedragen zullen worden.

    De kost per geleasede fiets is een jaarlijks weerkerende kost, die afhankelijk is van het aantal fietsen dat zal afgenomen worden (vaste kost per fiets). Raming op basis van 5 medewerkers die het eerste jaar zouden instappen.

     

    Kostenraming Fietslease IL en CS
    kost InterLeuven
    	aantal	eenheidsprijs	btw
    eenmalige opstartkost		1500	21%	1815
    				1815
    kost CipalSchaubroeck
    eerste jaar
    	aantal	eenheidsprijs	btw
    korting als samenwerken met IL (-25%)		2361,73	21%	2857,69
    fietslease per persoon/maand	5	6,34	21%	460,284
    totaal (incl korting)				3317,97

    
    

    Publieke stemming

    Aanwezig: Ellen Lammens, Theo Francken, Davy Suffeleers, Tania Roskams, Geert Bovyn, An Wouters, Raf De Canck, Pieter Verheyden, Tom De Winter - Pieters, Martine Adams, Jo Pierson, Marijke Gidts, Liesbeth Smeyers, Rina Robben, Lim Vervueren, Pascale Alaerts, Gilberte Muls, Walter Vangoidsenhoven, Jeroen Verbinnen, Benny Van Goethem, Klaas Gutschoven

    Voorstanders: Ellen Lammens, Theo Francken, Davy Suffeleers, Tania Roskams, Geert Bovyn, An Wouters, Raf De Canck, Pieter Verheyden, Tom De Winter - Pieters, Martine Adams, Jo Pierson, Marijke Gidts, Liesbeth Smeyers, Rina Robben, Lim Vervueren, Pascale Alaerts, Gilberte Muls, Walter Vangoidsenhoven, Jeroen Verbinnen, Benny Van Goethem

    Resultaat: Goedgekeurd met eenparigheid van stemmen.

    BESLUIT

    Enig artikel. Toe te treden tot de raamovereenkomst van Interleuven ‘fietsleasing voor lokale besturen’ en in te gaan op het aanbod van Interleuven en o2o inzake fietsleasing