Besluit  gemeenteraad

FEITEN EN CONTEXT

Organisatiebeheersing is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men:

1. De vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico's om deze te bereiken kent en beheerst;
2. Wetgeving en procedures naleeft;
3. Over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;
4. Op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;
5. De activa beschermt en fraude voorkomt.

Het rapport kwam decentraal tot stand. De coördinatie gebeurde vanuit de dienst organisatieontwikkeling. Alle diensten van gemeente en OCMW werden hierin betrokken. Deze rapportage omvat een terugblik op de ondernomen acties in het afgelopen jaar en een vooruitblik op dit jaar.

Op 18 januari werd er een werksessie organisatiebeheersing met als thema 'De basis op orde' ingepland met de verschillende diensten van ons lokaal bestuur voor het opmaken van een actieplan voor 2024. 

We werkten rond vijf processen/thema’s: drie uit de ondersteunende processen en twee uit de procesgroep inplannen, ontwikkelen en vernieuwen.

• Onthalen nieuwe medewerkers
• Facturatie dienstverlening
• Contractbeheer
• Jaaractieplan maken
• Beheren reglementen dienstverlening

Na een korte opfrissing organisatiebeheersing werden aan vijf werktafels deze thema's geëvalueerd, verbeterpunten gedetecteerd en doelstellingen vooropgesteld. Op die manier werd er samen vanuit verschillende diensten gewerkt rond organisatiebeheersing.

Het resultaat zal de basis vormen voor de acties op het vlak van organisatiebeheersing voor het werkjaar 2024, waar de diensten samen aan zullen werken.

JURIDISCHE GRONDEN

Decreet lokaal bestuur, artikel 219. Het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam. Het algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem en de elementen daarin die raken aan de rol en de bevoegdheden van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn zijn onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.
De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar.

Het besluit van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn van 30 maart 2021.

Het besluit van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn van 29 maart 2022.

Het besluit van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn van 28 maart 2023.