De voorzitter opent de zitting op 14/11/2023 om 20:14.
Aan de commissie wordt gevraagd om de notulen van de zitting van de commissie beleidsdomeinen van 10 oktober 2023 goed te keuren.
De notulen van de commissie beleidsdomeinen van 10 oktober 2023 dienen goedgekeurd te worden.
De nieuwe gemeentewet;
Het decreet over het Lokaal Bestuur;
Enig artikel. De notulen van de commissie beleidsdomeinen van 10 oktober 2023 worden goedgekeurd.
Aan de gemeenteraad wordt voorgesteld om zich solidair borg te stellen tegenover ING België NV, en dit wat betreft zowel het kapitaal als de intresten en de onkosten van de door kerkfabriek Sint-Martinus Lubbeek afgesloten extra lening van 250.000,00 EUR, voor de restauratie van de Sint-Martinuskerk te Lubbeek - fase 1.
ING België vraagt aan het gemeentebestuur een borgstelling betreffende de extra lening van 250.000,00 EUR, die aangegaan werd door de kerkfabriek Sint-Martinus Lubbeek voor de restauratie van de Sint-Martinuskerk te Lubbeek - fase 1.
Decreet Lokaal Bestuur;
Het gemeentebestuur moet de lening aangegaan door de kerkfabriek Sint-Martinus Lubbeek waarborgen.
Artikel 1. De gemeenteraad verklaart zich solidair borg te stellen tegenover ING België NV, en dit wat betreft zowel het kapitaal als de intresten en de onkosten van de door kerkfabriek Sint-Martinus Lubbeek afgesloten extra lening van 250.000,00 EUR, voor de restauratie van de Sint-Martinuskerk te Lubbeek - fase 1.
Art. 2. Afschrift van huidige beslissing zal ter kennisgeving verzonden worden aan de kerkfabriek Sint-Martinus Lubbeek.
Aan de gemeenteraad wordt voorgesteld om:
Bijkomende info:
Deze opdracht van diensten omvat de opvolging van de restauratieve werken aan het als monument beschermde kasteel de Maurissens door een restauratiearchitect.
Meer concreet betekent dit:
In het kader van de opdracht “School Pellenberg - Kasteel de Maurissens - Verdere opvolging erfgoedgedeelte” werd een bestek met nr. 2023-023 (GIM) opgesteld door de dienst gemeentelijke infrastructuur en milieubescherming.
Aanstellen van een restauratiearchitect voor de verdere opvolging van het erfgoedgedeelte van de restauratie met herbestemming tot school van het kasteel de Maurissens in Pellenberg.
Korte omschrijving van het project:
De gemeente Lubbeek bouwt op de site van het kasteel de Maurissens in Pellenberg een nieuwe school.
Interleuven werd door de gemeente aangesteld als ontwerper voor de volledige opdracht “School Kasteel de Maurissens”. Deze opdracht bevat de herinrichtingswerken van het kasteel, de werken voor het nieuwe schoolgebouw achter het kasteel en de omgevingswerken. De veiligheidscoördinatie en het toezicht op de uitvoering van de werken werd eveneens aan Interleuven toevertrouwd.
Archimedes werd door de gemeente aangesteld voor de stabiliteit en de technieken voor zowel de herinrichtingswerken van het kasteel als voor de nieuwbouw.
Roger Sannen (Probam) werd door de gemeente aangesteld al projectleider.
Tijdens de opmaak van het dossier voor de nieuwe school in en achter het kasteel werd duidelijk dat het kasteel belangrijke erfgoedwaarden heeft die mits het statuut van beschermd monument beter versterkt en beschermd kunnen worden.
Begin 2022 stelde de gemeente daarom Studio Roma cvba aan voor dringend advies betreffende de erfgoedaspecten van de verbouwing van het kasteel de Maurissens, om haar te begeleiden bij de procedure voor de bescherming en om het reeds opgemaakte herinrichtingsdossier bij te sturen zodat de erfgoedwaarden van het kasteel beter gevrijwaard blijven in het nieuwe ontwerp. Studiebureau Triconsult werd door de gemeente aangesteld voor de stabiliteitswerken voor het behoud van de vloeren in het kasteel.
Op 27 oktober 2022 werd het kasteel bij ministerieel besluit beschermd als monument met overgangszone.
De gemeente breidde daarop de adviesopdracht van Studio Roma uit met de opdracht om in hoogdringendheid vier dossiers op te maken voor erfgoedsubsidies volgens de voorschriften van Erfgoed Vlaanderen:
Deze dossiers werden ingediend:
1. De aanvraag standaardpremie buitenschrijnwerk: eind december 2022
2. De aanvraag standaardpremie interieur en stabiliteit vloeren: eind april 2023
3. en 4. De beide selectiedossiers: 1 februari 2023
Op 21 december 2022 werd de premie toegekend voor het eerste standaardpremiedossier (2022). Op 8 juni 2023 vernam de gemeente dat het dossier geselecteerd was voor de bijzondere premie binnen het project “kastelen” en dat het uitvoeringsdossier hiervoor uiterlijk op 1 februari 2024 dient ingediend te worden.
De toekenning van de tweede standaardpremie (2023) wordt eerstdaags verwacht.
Voor het buitenschrijnwerk werd een standaardpremie toegekend van 150.000,00 euro het maximumbedrag voor standaardpremiedossiers. Het basispremiepercentage bedraagt 60%.
De raming zoals ingediend bij Onroerend Erfgoed bedraagt 588.252,87 euro (exclusief btw) waarvan een totaal van 501.094,37 euro restauratiewerken betreft die in aanmerking komen voor een premie.
Voor het interieur en de stabiliteitswerken bedraagt de raming 703.400,99 euro (exclusief btw) waarvan een totaal van 539.649,78 euro restauratiewerken betreft. Hierop wordt eenzelfde premie van 150.000,00 euro verwacht.
Het dossier totaalproject kastelen bevat alle werken die tamelijk onafhankelijk van de werken aan de inrichting en de technieken van het kasteel kunnen uitgevoerd worden, namelijk de dak- en gevelwerken. Gezien de wachttijd voor het bekomen van de premie voor de bijzondere premie van de oproepen, kunnen deze werken maar ten vroegste in juni 2024 van start gaan. De raming voor deze werken zoals ingediend voor de erfgoedpremie bedraagt 438.632,34 euro (exclusief btw) waarvan een totaal van 380.632,24 euro restauratiewerken betreft die in aanmerking komen voor een premie. Hiervoor werd een premiebedrag van 228.379,40 euro toegekend, zijnde 60% van het bedrag aan subsidieerbare werken.
De gemeente besliste om de 3 dossiers afzonderlijk aan te besteden in drie onderscheiden percelen:
Perceel 4a: buitenschrijnwerk
Perceel 4b: interieur en stabiliteitswerken aan de vloeren
Perceel 4c: daken en gevels
De percelen 4a en 4b zijn momenteel in aanbesteding, voor perceel 4c dient nog het uitvoeringsdossier opgemaakt te worden (en dit tegen uiterlijk 1 februari 2024), waarna dat ook in aanbesteding kan gaan.
De aannemer van de nieuwbouwwerken kreeg een pilootopdracht om het geheel van de uitvoering te coördineren.
Korte omschrijving van de opdracht:
Deze opdracht van diensten omvat de opvolging van de restauratieve werken aan het als monument beschermde kasteel de Maurissens door een restauratiearchitect.
Meer concreet bevat deze opdracht:
Opmaak van het uitvoeringsdossier voor perceel 4c volgens het selectiedossier opgemaakt voor de oproep “kastelen” en dit tegen 1 februari 2024
Opvolging van de uitvoering van de drie percelen met betrekking tot de restauratiewerken. Deze opdracht gaat van start zodra de werken in uitvoering gaan.
De opdracht bevat geen stabiliteitswerken noch werken speciale technieken. Hiervoor werd het studiebureau Archimedes aangesteld waarbij Triconsult voor de werken aan de bestaande vloeren een specifieke adviesopdracht kreeg. De opdracht bevat ook geen inrichtingswerken aan het kasteel die niet opgenomen zijn in de premie-aanvraagdossiers: hiervoor kreeg Interleuven de volledige opdracht.
De werken beschreven in de drie ramingen opgemaakt door Studio Roma (met input van Triconsult voor de versteviging van de vloeren) in het kader van de erfgoedpremie, zijn de werken die door de restauratiearchitect zullen opgevolgd worden tot het einde. Noodzakelijk aanwezigheid op vergadering waarbij de coördinatie tussen restauratieve werken, de inrichtingswerken, de stabiliteit en/of de speciale technieken besproken worden, wordt wel van de aangestelde restauratiearchitect verwacht.
De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op 114.496,00 euro (excl.btw) of 138.540,16 euro (incl.21% btw).
Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.
De uitgave voor deze opdracht werd niet voorzien in de meerjarenplanning 2020-2025.
Het voorziene krediet zal voorzien worden bij de volgende budgetwijziging.
Decreet Lokaal Bestuur
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikels 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.
De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.
De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 42, § 1, 1° a (de goed te keuren uitgave excl. btw bereikt de drempel van 144.000,00 euro niet).
Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.
Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 90, 1°.
Koninklijk besluit van 14 februari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten Art. 38/1. Een wijziging mag zonder nieuwe plaatsingsprocedure worden doorgevoerd, voor door de oorspronkelijke opdrachtnemer te verrichten aanvullende werken, leveringen of diensten die noodzakelijk zijn geworden en die niet in de oorspronkelijke opdracht waren opgenomen, indien de verandering van opdrachtnemer:
1° niet mogelijk is om economische of technische redenen, zoals wanneer de aanvullende goederen of diensten uitwisselbaar of interoperabel moeten zijn met bestaande uitrusting, diensten of installaties die in het kader van de oorspronkelijke opdracht zijn verworven; en
2° tot aanzienlijk ongemak of een aanzienlijke kostenstijging zou leiden voor de aanbesteder.
De prijsverhoging die het gevolg is van de wijziging mag evenwel niet hoger zijn dan vijftig procent van de waarde van de oorspronkelijke opdracht. Indien er verscheidene opeenvolgende wijzigingen worden doorgevoerd, geldt deze beperking voor de waarde van elke wijziging. Dergelijke opeenvolgende wijzigingen mogen niet worden gebruikt om de wetgeving inzake overheidsopdrachten te omzeilen. Het onderhavige lid is niet van toepassing op de opdrachten die worden geplaatst door aanbestedende entiteiten die activiteiten uitoefenen in de sectoren water, energie, vervoer en postdiensten als bedoeld in titel III van de wet.
Voor de berekening van het in het tweede lid bedoelde bedrag wordt, voor zover de opdracht een indexeringsclausule bevat, de geactualiseerde waarde als referentiewaarde gehanteerd.
Het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 23 mei 2016 :
Het besluit van de gemeenteraad van 26 oktober 2016 :
Het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 18 april 2017 :
Het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 25 februari 2019:
Het besluit van de commissie beleidsdomeinen van 12 maart 2019 :
Het besluit van de gemeenteraad van 26 maart 2019 :
Het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 1 april 2019 :
Het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 16 september 2019 :
Het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 7 oktober 2019 :
Het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 7 oktober 2019 :
Het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 2 december 2020 :
Het besluit van de gemeenteraad van 30 december 2019 :
Het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 14 april 2020 :
Het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 27 april 2020 :
Het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 10 augustus 2020 :
Het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 14 december 2020 :
Het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 8 februari 2020 :
Het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 22 maart 2021 :
Het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 3 mei 2021:
Het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 17 mei 2021 (onder voorbehoud van goedkeuring):
Het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 17 mei 2021:
Het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 23 augustus 2021:
Het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 25 oktober 2021:
Het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 3 november 2021:
Het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 6 december 2021:
Het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 20 december 2021:
Het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 27 december 2021:
Het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 3 januari 2022:
Het besluit van de gemeenteraad van 25 januari 2022:
Het besluit van het college burgemeester en schepenen 28 februari 2022:
Het besluit van het college burgemeester en schepenen van 21 maart 2022:
Het besluit van de gemeenteraad van 31 mei 2022:
Het besluit van de gemeenteraad van 22 november 2022:
Het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 23 januari 2023:
Het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 25 september 2023:
Het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 26 oktober 2023:
De uitgaven werden voorzien in de meerjarenplanning 2020 - 2025.
| code |
2023/2.1.1.01/0800-03/2210207/GEMEENTE/CBS/IP-003 |
| Omschrijving |
gebouwen |
| Actie |
2.1.1.01 |
| Beleidsitem |
0800-03 |
| Algemene rekening |
2210207 |
| Investeringsenveloppe |
IP-003 |
|
|
|
| Voorzien uitgavekrediet 2023 |
5.168.511,68 euro |
| Beschikbaar krediet 2023 |
- 1.206.705,08 euro er werd reeds een budget van 6.000.000,00 euro vastgelegd voor de aannemer |
| Uitgaven | Perceel 1: staat 1: 166.644,86 euro staat 2: 118.568,06 euro |
| Voorzien uitgavekrediet 2024 |
5.134.705,00 euro |
| Beschikbaar krediet 2024 |
5.134.705,00 euro |
| Voorziene raming/kostprijs/… |
5.775.241,40 euro |
|
|
|
| Geraamde inkomsten of subsidies in het budgetjaar |
|
|
|
|
| Aannemer/Leverancier/Instantie |
Reynders B & I nv |
|
|
|
Visum
De financieel directeur verleende een gunstig visum af op 18 januari 2023.
Voor het deel "Verdere opvolging erfgoedgedeelte" dient een visum aangevraagd te worden.
Artikel 1. Keurt het bestek met nr. 2023-023 (GIM) en de raming voor de opdracht “School Pellenberg - Kasteel de Maurissens - Verdere opvolging erfgoedgedeelte”, opgesteld door de dienst gemeentelijke infrastructuur en milieubescherming goed. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten. De raming bedraagt 114.496,00 euro excl. btw of 138.540,16 euro incl. 21% btw.
Art. 2. Gunt de opdracht bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.
Art. 3. Verhoogt de budgetcode 2.1.1.01/0800-03/2210207/GEMEENTE/CBS/IP-003 "Gebouwen - schoolgebouwen - gemeenschapsgoederen - Activa in aanbouw", actie 2.1.1.01 "Bouw van een nieuwe school op maat van Pellenberg" bij de volgende budgetwijziging met 140.000,00 euro.
Het nationaal crisiscentrum beschikt over een Contact center om bij noodsituaties de bevolking te informeren. Hiervoor werd voor de periode 2023-2027 een raamcontract afgesloten met de Belgische onderneming WEngage.
Elke lokale overheid, geconfronteerd met een noodsituatie, kan gebruik maken van het Contact center en dit infonummer op elk moment activeren. Er is een permanente stand-by (24/7) waardoor het mogelijk is dit nummer binnen het uur te openen. Het aantal operatoren kan worden aangepast aan de noden, deze worden opgeleid in samenwerking met het NCCN en FOD Volksgezondheid.
Om gebruik te kunnen maken van het Contact center, dient het lokaal bestuur een overeenkomst af te sluiten. Die overeenkomst heeft als doel de activerings- en gebruiksomstandigheden van het Contact center bij noodsituaties te omschrijven en bij de activering een snelle authenticatie mogelijk te maken.
De ondertekening van de overeenkomst heeft geen directe financiële weerslag aangezien de stand-by 24/7 van het Contact center door het NCCN wordt gefinancierd. Enkel het effectief gebruik van het Contact center valt ten laste van de gemeente.
Artikel 40 van het decreet lokaal bestuur
- Het contact center kan op ieder moment worden geactiveerd, 24/7
- Het aantal operatoren kan worden aangepast aan de noden
- De operatoren worden opgeleid in samenwerking met de FOD Binnenlandse zaken en FOD Volksgezondheid
– FOD Binnenlandse Zaken en FOD Volksgezondheid zijn overeengekomen om de mogelijkheid te voorzien om zowel de oproepen Discipline 5 (algemene informatie) als Discipline 2 (slachtofferinformatie) te behandelen via het Contact center noodsituaties
- Lokale overheden die met een noodsituatie geconfronteerd worden, kunnen het Contact Center op elk moment activeren en binnen het uur operationeel zijn
- Er zijn geen abonnementskosten voor de lokale overheid, enkel de kosten verbonden aan de effectieve activering of het gebruik van het Contact center zullen worden aangerekend
- Deze kosten zullen zowel de personeelskosten als de telefoonkosten omvatten
Geen Financiële gevolgen
Geen visum vereist
Artikel 1. De commissie gaat akkoord voor de deelname aan de raamovereenkomst 24/7 Noodcontactcenter WEngage zoals toegevoegd als bijlage bij dit besluit.
Artikel 2. De gemeente wordt vertegenwoordigd door de burgemeester en de algemeen directeur.
Aan de gemeenteraad wordt gevraagd kennis te nemen van de geplande vergaderdata voor 2024.
De gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn dienen tenminste tien maal per jaar te vergaderen. Ons huishoudelijk reglement bepaalt bovendien dat telkens er een gemeenteraad plaatsvindt, er altijd een commissie beleidsdomeinen georganiseerd wordt. In de tabel in de bijlage vindt u daarom steeds ook de deadline voor het indienen van dossiers door de diensten.
Indien een vergadering niet kan doorgaan op de gewoonlijke datum en verplaatst naar de eerstvolgende mogelijke dag, werd deze vet gemarkeerd. De verklaring vindt u steeds in de uiterst rechtse kolom met nota's.
Decreet Lokaal bestuur van 22 december 2017, art. 18
Huishoudelijk reglement gemeenteraad van januari 2021, art. 1, § 1 en 36
De commissie beleidsdomeinen dient kennis te nemen van de vergaderdata voor de raden en de commissies voor 2024.
Enig artikel. De gemeenteraad neemt kennis van de geplande vergaderdata voor de raden en commissies voor 2024.
De voorzitter sluit de zitting op 14/11/2023 om 20:47.
Namens commissie beleidsdomeinen,
Klaas Gutschoven
Algemeen directeur
Raf De Canck
Voorzitter