De voorzitter opent de zitting op 25/06/2024 om 20:19.
De notulen van de raad voor maatschappelijk welzijn op 28 mei 2024 dienen goedgekeurd te worden.
De nieuwe gemeentewet;
Het decreet over het Lokaal Bestuur;
De raad voor maatschappelijk welzijn dient de notulen goed te keuren.
Enig artikel. De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de notulen van 28 mei 2024 goed.
De jaarrekening vormt het sluitstuk van de jaarlijkse cyclus, waarbij gerapporteerd wordt over de inhoudelijke realisaties, de financiële gevolgen van het gevoerde beleid op budgettair en algemeen boekhoudkundig vlak en de totale financiële toestand van de gemeente en het OCMW. De verschillende deelrapporten zoals voorgeschreven in de BBC-regelgeving maken samen de jaarrekening uit.
De jaarrekening bestaat uit een beleidsevaluatie, een financiële nota en een toelichting. Zodra het bestuur het ontwerp van de jaarrekening aan de raadsleden bezorgt, stelt het hen ook de bijbehorende documentatie ter beschikking. Deze documentatie biedt de raadsleden achtergrondinformatie bij de jaarrekening.
Vanaf het meerjarenplan 2020-2025 maken de gemeente en haar OCMW geïntegreerde beleidsrapporten. In die context heeft het geen zin om nog een gemeentelijke bijdrage aan het OCMW te berekenen en te tonen in de beleidsrapporten. Beide besturen moeten het eens zijn over de te bereiken doelstellingen en de financiële haalbaarheid van hun gezamenlijk beleid. Conform artikel 274 van het decreet over het lokaal bestuur dient de gemeente er echter wel voor te zorgen dat het OCMW steeds zijn financiële verplichtingen kan nakomen. De regelgeving legt geen berekeningswijze, timing of procedure vast om het bedrag van de gemeentelijke tussenkomst vast te stellen. Er werden tussen gemeente en OCMW geen vaste afspraken gemaakt over de wijze waarop het bedrag van de tussenkomst wordt bepaald. Dit houdt in dat het bedrag dat in de beslissing over de jaarrekening is opgenomen het voorstel van het uitvoerend orgaan is. Indien de raden hierover dus geen afzonderlijk besluit nemen, is die beslissing impliciet vervat in de beslissing over de vaststelling van de jaarrekening waarin de tussenkomst in kwestie verwerkt is. Er wordt voorgesteld om het bedrag van de gemeentelijke tussenkomst vast te stellen op het bedrag gelijk aan het verschil tussen het totaal van de opbrengsten en het totaal van de kosten van het boekjaar van het OCMW. Deze boeking is aangewezen om te vermijden dat het OCMW op termijn een negatief netto-actief zou krijgen. Dit is alzo verwerkt in de jaarrekening 2023. Deze berekeningswijze zullen wij ook voor de komende jaren hanteren conform de beslissing van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn van 29/06/2021 aangaande de jaarrekening 2020.
Het totaal van de opbrengsten voor het OCMW bedraagt voor boekjaar 2023 3.173.476 EUR
Het totaal van de kosten voor het OCMW bedraagt voor het boekjaar 2023 4.521.975 EUR
Het verschil tussen het totaal van de opbrengsten en het totaal van de kosten voor het OCMW bedraagt voor het boekjaar 2023 -1.348.499 EUR, zijnde een tekort.
Dit tekort wordt aangezuiverd door de gemeentelijke tussenkomst. Deze tussenkomst van de gemeente in het OCMW is enkel zichtbaar in de mutatiestaat van het netto-actief (schema T5: de toelichting bij de balans).
De gemeente en haar OCMW vormen samen één rapporteringsentiteit en maken een geïntegreerde jaarrekening. Juridisch blijven het echter twee afzonderlijke entiteiten. Daarom stemmen de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn elk over hun deel van de gezamenlijke jaarrekening. Slechts in een aantal onderdelen van de jaarrekening komen de cijfers van de gemeente en het OCMW apart tot uiting: schema J3 (realisatie van de kredieten) en het schema T5 (de toelichting bij de balans - deel nettoactief). In de bewoordingen van artikel 249 §3 van het decreet lokaal over het lokaal bestuur wordt expliciet gesproken over het 'deel van het OCMW' en 'het deel van de gemeente'. Dit is vooral om duidelijk te maken dat de raad voor maatschappelijk welzijn eigenlijk geen uitspraak kan doen (of afzonderlijk kan stemmen) over elementen in de beleidsrapporten die exclusief tot de bevoegdheid van de gemeente behoren zoals bijvoorbeeld belastingen. De beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn over het OCMW heeft dus enkel betrekking op de transacties van het OCMW die impliciet in de geïntegreerde jaarrekening zijn opgenomen. Hetzelfde geldt over de beslissing van de gemeenteraad over het deel van de gemeente. Daarna keurt de gemeenteraad het deel van de jaarrekening zoals vastgesteld door de raad voor maatschappelijk welzijn goed en stelt zo de gezamenlijke jaarrekening van de gemeente en het OCMW definitief vast. Dat is nodig omdat de gemeente er nog steeds voor moet zorgen dat het OCMW zijn financiële verplichtingen kan voldoen. In theorie zou de gemeenteraad het deel van het OCMW niet kunnen goedkeuren als ze van oordeel is dat de financiële belangen van de gemeente worden geschaad.
De jaarrekening 2023 voor gemeente en OCMW wordt afgesloten met volgende resultaten:
- balanstotaal: 93.285.720 EUR
- overschot van het boekjaar - algemene boekhouding: 3.245.930 EUR
- beschikbaar budgettair resultaat: 21.448.040 EUR
- autofinancieringsmarge: 4.862.654 EUR
Het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, in het bijzonder de artikelen 171, 176, 249, 250, 251, 252, 260, 261, 262 en 274.
Het besluit van de Vlaamse regering van 30 maart 2018 betreffende de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen, en de latere wijzigingen.
Het ministerieel besluit van 26 juni 2018 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten, de rekeningstelsels en de digitale rapportering van de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen.
Artikel 1. De raad voor maatschappelijk welzijn stelt de jaarrekening 2023 gemeente en OCMW voor het deel OCMW vast. De staat van opbrengsten en kosten 2023 voor het OCMW heeft een tekort van 1.456.832 EUR, wat verwerkt wordt als een tussenkomst van de gemeente in het tekort van het boekjaar van het OCMW.
Art. 2. Dit besluit over de vaststelling van de jaarrekening 2023 gemeente en OCMW - deel OCMW wordt voor goedkeuring aan de gemeenteraad overgemaakt.
Art. 3. Het raadsbesluit zal conform de betreffende toezichtregeling aan de toezichthoudende overheid worden toegezonden.
Lokaal bestuur Lubbeek werkt met provisierekeningen. Er is echter geen eenduidige werking: voor het OCMW is er geen reglement en het reglement van de gemeente is niet up to date.
Het ontbreken van een duidelijk kader leidt ertoe dat het onduidelijk is wat de verwachtingen zijn en waarop er gecontroleerd moet worden. Daarom is het nodig om een nieuw reglement rond het gebruik van de provisierekeningen te schrijven.
Dit reglement geldt voor het ganse lokaal bestuur.
Het reglement neemt naast de provisierekeningen ook het gebruik van kredietkaarten op.
De tankkaarten maken geen deel uit van dit reglement: een gespecialiseerde firma zal de tankkaarten beheren en factureert de afnames aan het lokaal bestuur.
Dit reglement neemt wel op wat de procedure is indien een tankkaart niet correct wordt gebruikt.
Het decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, artikel 272§1, 2e lid kunnen provisies ter beschikking worden gesteld aan personeelsleden voor het betalen van geringe exploitatie-uitgaven die voor de goede werking van de dienst onmiddellijk moeten worden gedaan, indien het organisatiebeheersingssysteem daarvoor een regeling bevat.
geen impact
Artikel 1: De OCMW-raad keurt het bijgaand reglement goed.
Artikel 2: De OCMW-raad geeft de opdracht aan de dienst financiën om de nodige stappen te nemen ter uitvoering ervan.
ARTIKEL 1: PRINCIPE
Op basis van het decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, artikel 272§1, 2e lid kunnen provisies ter beschikking worden gesteld aan personeelsleden voor het betalen van geringe exploitatie-uitgaven, indien het organisatiebeheersingssysteem daarvoor een regeling bevat.
Onder geringe exploitatie-uitgaven wordt verstaan het betalen van uitgaven in omstandigheden die noodzakelijk zijn voor het normaal functioneren van de diensten, en waarbij uitstel de dienstverlening kan hypothekeren. Het gaat om uitgaven waarvan de schuldeiser en het bedrag vooraf niet kan worden aangeduid, en er hierdoor niet de normale betalingsprocedure (bestelaanvraag, bestelbon, factuur) van de gemeente/het OCMW kan gevolgd worden.
De provisie wordt toegekend aan een dienst, het afdelingshoofd is de verantwoordelijke van de provisie.
ARTIKEL 2: OPENING VAN DE PROVISIE
De volgende provisierekeningen zijn reeds aanwezig op het bestuur en worden via dit besluit opnieuw vastgesteld:
| entiteit |
Omschrijving |
bedrag |
| Gemeente |
dienst infrastructuur |
1 500 |
| Gemeente |
school Binkom |
600 |
| Gemeente |
school Linden |
600 |
| Gemeente |
school Pellenberg |
600 |
| Gemeente |
BKO |
600 |
| Gemeente |
cultuur, sport en jeugd |
600 |
| OCMW |
dienstencentrum |
600 |
| OCMW |
dringende steun SD |
5 000 |
Bijkomende provisierekeningen kunnen door de algemeen directeur worden toegekend. Bij de toekenning van de provisie wordt de dienst gespecifieerd en de verantwoordelijke (functie en naam) alsook het bedrag van de provisie. Dit gebeurt na advies van de financieel directeur.
Indien de beslissing van de algemeen directeur afwijkt van het advies van de financieel directeur, dan wordt de beslissing voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen/vast bureau.
ARTIKEL 3: OMVANG VAN DE PROVISIE
Een provisie kan maximaal 5.000 euro bedragen.
ARTIKEL 4: GEBRUIK VAN DE PROVISIE
De provisie wordt steeds ter beschikking gesteld via een zichtrekening. De financieel directeur staat in voor het openen van de rekening en het provisioneren ervan.
De provisie kan aangewend worden door via de rekening overschrijvingen te doen of door betalingen met een bankkaart. Het afdelingshoofd beslist welke medewerkers van de dienst mogen beschikken over een bankkaart om een beroep te doen op de provisie. Er kunnen dus verschillende kaarten, op naam van verschillende personeelsleden, gekoppeld zijn aan één provisierekening.
De financiële dienst zal het afdelingshoofd 1 keer per jaar een overzicht bezorgen van alle kaarten die met betrekking tot de provisierekening in omloop zijn. Het is de verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd om op basis van deze lijst te evalueren of alle kaarten nog relevant zijn en indien nodig over te gaan tot de schrapping ervan.
Indien een kaarthouder de organisatie verlaat is het de verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd om op dat moment de bankkaart in ontvangst te nemen en over te maken aan de financiële dienst, die de kaart zal vernietigen.
Het is niet toegelaten om cash geld af te halen met de provisierekening met uitzondering van de provisierekening 'dringende steun SD'.
ARTIKEL 5: VERANTWOORDELIJKHEDEN VAN HET AFDELINGSHOOFD
Het afdelingshoofd is persoonlijk verantwoordelijk voor het beheer van de toegekende provisie. Hij/zij dient er steeds voor te zorgen dat het aan hem/haar toegekende bedrag kan verantwoord worden door de som van 2 componenten:
- Het saldo op de zichtrekening,
- De verantwoordingsstukken van de gemaakte uitgaven.
ARTIKEL 6: BEWIJS VAN DE UITGAVEN
Het afdelingshoofd dienst voor elke uitgave een geldig verantwoordingsstuk te bekomen. Mogelijke verantwoordingsstukken zijn:
- Een kasticket
- Een voldane factuur
- Een kostennota
- Een verklaring op eer van het afdelingshoofd met detail van uitgave en de rede waarom geen ander verantwoordingsstuk kon bekomen worden.
Op elk verantwoordingsstuk moet de datum en het bedrag vermeld staan.
ARTIKEL 7: AANZUIVEREN PROVISIE
Indien het afdelingshoofd na gedane uitgaven zijn provisie wil aanzuiveren gebruikt hij/zij hiervoor een standaard formulier dat ter beschikking wordt gesteld door de dienst financiën. Dit afrekenblad wordt samen met de verantwoordingsstukken bezorgd aan de dienst financiën. Het afrekenblad moet per uitgave bevatten:
- Het volgnummer (dit volgnummer wordt ook op het verantwoordingsstuk vermeld)
- De leverancier
- Het bedrag
- De budgetsleutel.
Het afrekenblad wordt ondertekend door het afdelingshoofd.
Minstens eens per kwartaal moet de aanzuivering van de provisie aangevraagd worden, zodat de uitgaven tijdig kunnen toegewezen worden aan de budgetten van de dienst.
De dienst financiën verifieert de aangeleverde verantwoordingsstukken en maakt de aansluiting met de ter beschikking gestelde provisie. Bij aanvaarding van de uitgaven wordt het bedrag overgeschreven op de provisierekening. Hiervoor is de dubbele handtekening vereist.
Indien bepaalde gedane uitgaven niet door de dienst financiën zijn aanvaard, of indien de aansluiting met de gestelde provisie niet kan worden gemaakt, wordt de procedure in artikel 8 gevolgd.
ARTIKEL 8: PROCEDURE BIJ VASTSTELLEN VERSCHIL/ONEIGENLIJK GEBRUIK/ MISBRUIK/ VERLIES/ DIEFSTAL
Bij vaststelling van een verschil wordt dit verschil op duidelijke wijze door het afdelingshoofd ingeschreven op het afrekenblad dat aan de dienst financiën wordt bezorgd.
Indien de dienst financiën oneigenlijk gebruik van de provisie vaststelt, zal de financieel directeur hierover overleg plegen met het betreffende afdelingshoofd.
Bij vermoedens van misbruik kan door de financieel directeur een verslag opgemaakt worden. Dit verslag wordt overgemaakt aan de algemeen directeur, die het zal agenderen op het betreffende orgaan. De algemeen directeur kan de nodige maatregelen nemen, zoals daar zijn het afnemen van de provisie.
Indien een afdelingshoofd een verlies of diefstal vaststelt, worden de algemeen directeur en de financieel directeur onmiddellijk op de hoogte gebracht. In samenspraak met de algemeen directeur doet het afdelingshoofd aangifte bij de lokale politie. Een kopie van de aangifte wordt bezorgd aan de financieel directeur.
De financieel directeur gaat over tot de verificatie van de provisierekening om het totale tekort vast te stellen en maakt hiervan een verslag op. Hij staat in voor het blokkeren van de kaart indien nodig.
De algemeen directeur agendeert het dossier op het college van burgemeester en schepenen/vast bureau, die een beslissing neemt betreffende de aansprakelijkheid en het tekort.
ARTIKEL 9: GEBRUIK KREDIETKAART
Voor de goede werking van de dienst kan het aangewezen zijn om over een kredietkaart te beschikken. Enkel de algemeen directeur en de financieel directeur komen in aanmerking voor een kredietkaart.
De kaart wordt toegekend op naam en niet op dienst. De houder, kaartnummer en bankrekening waaraan de kaart gelinkt is wordt ingeschreven in een register, dat door de financieel directeur bijgehouden wordt.
De uitgaven kunnen via de kredietkaart gebeuren indien deze uitgaven op geen andere manier kunnen gebeuren. Voorbeelden zijn:
- de hostingkosten van bepaalde social media,
- online aankopen,
- aankopen in het buitenland,
- representatiekosten,
- …
De uitgaven van de kaart worden maandelijks door de bank afgehouden van de zichtrekening. De bank stelt de verzamelstaat ter beschikking aan de dienst financiën. Het is aan de kaarthouder om op dat moment alle verantwoordingsstukken te bezorgen aan de dienst financiën. Het is aangewezen om op de verantwoordingsstukken te noteren waarop de uitgave betrekking heeft.
Het is niet toegelaten om met de kredietkaart cash geld af te halen.
De financiële dienst agendeert de uitgavenstaat van de kredietkaart op het college van burgemeester en schepenen.
Bij misbruik, verlies of diefstal wordt er een verslag opgemaakt en geagendeerd op het bevoegde orgaan, die een beslissing neemt betreffende de aansprakelijkheid en het tekort. Het verslag wordt door de algemeen directeur opgemaakt indien het de financieel directeur betreft, en vice versa.
ARTIKEL 10: TANKKAARTEN
Voor de goede werking van de dienst kan het aangewezen zijn om over een tankkaart te beschikken. Het systeem van de tankkaarten valt niet onder het reglement van de provisierekeningen.
De tankkaarten zullen aangeboden worden door een gespecialiseerde organisatie. De gebruiker van de tankkaart zal een afsprakennota ondertekenen over het gebruik ervan.
Indien er misbruik wordt vastgesteld zal de algemeen directeur hierover een verslag opmaken. Dit verslag wordt geagendeerd op het bevoegde orgaan, die een beslissing neemt betreffende de aansprakelijkheid en het tekort.
Op 8 maart 2023 werd een nieuw rechtspositiebesluit gepubliceerd in het Belgisch staatsblad. Dit nieuwe kaderbesluit geeft aan lokale besturen meer vrijheid op het vlak van de regels inzake werving en selectie, salarissen, toelagen en vergoedingen en het wijzigt ook de regels inzake verloven en afwezigheden.
Het BOC d.d. 03 mei 2024 waar de rechtspositieregeling besproken werd met de vakbonden.
Het verslag van het BOC d.d. 3 mei 2024 met het protocol van akkoord.(bijlage)
Het CBS d.d. 06 mei 2024 hier werd de rechtspositieregeling besproken met de opmerkingen van de vakbonden.
Het MAT d.d. 29 mei 2024 geeft positief advies over de nieuwe rechtspositieregeling.
BVR RPR 20 Januari 2023
Het Decreet lokaal bestuur artikel 40 - 41 betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn.
Het lokaal bestuur Lubbeek wenst haar rechtspositieregeling aan te passen om gebruik te maken van de opportuniteiten gecreëerd door het nieuwe BVR RPR en zich daarmee aan te passen aan de gewijzigde omstandigheden in de arbeidsmarkt.
Met de voorliggende wijzingen wenst het lokaal bestuur:
- Een dynamischer wervings- en selectiebeleid mogelijk te maken
- Bij aanwerving of bevordering betere financiële voorwaarden te kunnen aanbieden (zonder af te wijken van de bestaande salarisschalen)
- Het GESCO statuut te regulariseren zodat de medewerkers binnen dit statuut niet langer uitgesloten zijn van bevordering of interne mobiliteit.
- De regels rond interne mobiliteit te versoepelen, met name bevordering mogelijk maken na 2 jaar bestuursanciënniteit en behoud van het resultaat van een capaciteitstest gedurende 5 jaar.
- De laatste nieuwe regels inzake verloven, afwezigheden en werkhervatting na ziekte op te nemen.
- De leesbaarheid en transparantie van de rechtspositieregeling te bevorderen door gehele tekst te herschrijven.
Na overleg met de vakbonden op 3 mei 2024 werden de volgende punten bijkomende onderzocht:
Worden door het bestuur weerhouden en zijn opgenomen in de aangepaste rechtspositieregeling:
Artikel 172: geldelijke anciënniteit onbeperkt laten meenemen uit de privé sector (nu beperkt tot 12 jaar)
Beide vakbonden vragen dat personeelsleden die reeds in dienst zijn en hierdoor benadeeld zouden worden, éénmalig een herziening van de geldelijke anciënniteit kunnen aanvragen. De budgetimpact hiervan zou beperkt zijn maar op deze manier waardeert men bestaande werknemers evenwaardig met nieuwe en wordt onnodige frustratie vermeden.
De administratie onderzocht de impact en bevestigt dat deze beperkt is en niet opweegt tegen het risico om het signaal te geven dat bestaande ervaring minder gewaardeerd wordt dan nieuwe ervaring. De vraag wordt ingewilligd.
Artikel 233§2: het verschil tussen het publiek verlofstelsel (gemeente) en het privaat stelsel (OCMW)
De vakbonden vragen om voor alle personeelsleden het publiek stelsel toepassen. Dit betekend een éénmalige kost maar levert daarna een jaarlijkse besparing van ongeveer 2% op. De budgetimpact is op de lange termijn positief.
Dit werd door de administratie bevestigd en de vraag wordt ingewilligd.
Worden door het bestuur NIET weerhouden en zijn NIET opgenomen in de aangepaste rechtspositieregeling:
Artikel 224$2: tweede pensioenpijler voor contractuele personeelsleden is momenteel 2,5%
Er wordt gevraagd om dit op te trekken naar 3%. ACOD geeft aan dat dit mogelijks kan gecompenseerd worden door een korting van 50% op de responsabiliseringsbijdrage.
Deze stelling kon niet bevestigd worden waardoor het voorstel niet weerhouden wordt.
Artikel 233§1: het verschil in verlof tussen verzorgenden (26 dagen) en alle andere personeelsleden (35 dagen)
Zowel ACOD en ACV zijn verrast dat het lokaal bestuur Lubbeek de kans niet grijpt om het verlofstelsel voor verzorgend personeel gelijk te trekken. Deze discriminatie binnen het eigen personeelsbestand is onbegrijpelijk. Binnen binnen één en dezelfde organisatie krijgen medewerkers die exact hetzelfde werk doen fundamenteel verschillende arbeidsvoorwaarden. De wettelijke beperking die hier vroeger op bestond is opgeheven. Doorheen de ganse RPR bespreking claimt Lubbeek haar positie op de arbeidsmarkt te willen optimaliseren. Het is onbegrijpelijk dat Lubbeek deze kans laat liggen. Temeer omdat het bestuur binnen deze doelgroep nu reeds worstelt met haar succes op de arbeidsmarkt. Heel wat andere besturen hebben reeds besloten het verlof gelijk te schakelen. Lubbeek zal haar positie op de arbeidsmarkt alleen maar verder verzwakken.
Het bestuur is van oordeel dat dit thema moet aangesneden worden in een breder debat over de arbeidsvoorwaarden van de doelgroep en bij uitbreiding de personeelsformatie. Een dergelijke diepgaande analyse kon binnen het tijdsbestek van de RPR herziening niet gemaakt worden. Een beslissing hierover wordt ten vroegste genomen na de gemeenteraadsverkiezingen van 2024.
Geen financiële gevolgen
Artikel 1. de rechtspositieregeling van gemeente en OCMW wordt goedgekeurd
Art 2. de rechtspositieregeling treedt in werking vanaf 1 juli 2024
Art 3. de rechtspositieregeling wordt bekendgemaakt via de website, de raadpleegomgeving en via het intranet voor het personeel
De voorzitter sluit de zitting op 25/06/2024 om 20:36.
Namens OCMW raad,
Klaas Gutschoven
Algemeen directeur
Ellen Lammens
Voorzitter