Besluit  gemeenteraad

FEITEN EN CONTEXT

De mail van 30 november 2021 van Ecowerf, Intergemeentelijk milieubedrijf Oost-Brabant, Aarschotsesteenweg 210, 3012 Leuven:

In bijlage vindt u een e-kopie van onze brief met betrekking tot de gegevensuitwisseling tussen EcoWerf en de gemeenten in het kader van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en de daaropvolgende uitbreidingen en toegang tot de gegevens van het rijksregister.

Wij voegen hier eveneens het ontwerpprotocol en een ontwerp van gemeenteraadsbeslissing bij. Graag ontvingen wij de gemeenteraadsbeslissing en het protocol digitaal ondertekend voor akkoord uiterlijk op 1 maart 2022 terug. Deze brief met bijlagen wordt vandaag ter attentie van het college van burgemeester en schepenen verstuurd.

Alvast onze dank bij voorbaat om hier de nodige aandacht aan te besteden.
 

E-kopie van de brief van het Diensthoofd Administratie en de Algemeen directeur EcoWerf:

Betreft: Protocol tot gegevensuitwisseling tussen EcoWerf en de gemeente

EcoWerf heeft op basis van de beraadslaging (machtiging) Nr. 32/2006 van 29 november 2006 van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en de daaropvolgende uitbreidingen toegang tot de gegevens van het rijksregister voor de doeleinden bepaald in deze machtigingen.

De machtiging is op bepaalde vlakken ontoereikend doordat gegevens niet snel genoeg aangeleverd worden vanuit het Rijksregister. Om hieraan tegemoet te komen wordt relevante gegevens-uitwisseling tussen de gemeente en EcoWerf uitgevoerd. Hiervoor dient overeenkomstig artikel 8, §1, van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer een protocol afgesloten te worden tussen EcoWerf en de gemeenten met betrekking tot de elektronische mededeling van persoonsgegevens. Dit protocol dient bekendgemaakt te worden op de website van alle partijen.

Het voorgestelde protocol werkt in twee richtingen:

A. De gemeente deelt de relevante persoonsgegevens bij een verhuis (verhuis binnen de gemeente of in geval van nieuwe inwoners) met EcoWerf om de opstart van de diensten door EcoWerf aan de betrokken inwoners mogelijk te maken;

B. Ecowerf deelt gegevens over de aanrekening met de gemeente om sociale correcties (kortingen of vrijstellingen) omwille van medische of andere redenen toe te laten. Het behoort tot de autonomie van de gemeente om al dan niet sociale correcties in te voeren.

In de voorbereiding van het protocol is uitvoerig overleg geweest tussen EcoWerf, de DPO van EcoWerf en externe DPO’S o.a. van VERA. Het protocol is dan ook het resultaat van dit overleg met als gevolg dat zowel de DPO van EcoWerf als de DPO van VERA een gunstig advies zullen verlenen aan het protocol. In de praktijk zal er niets wijzigen aan de huidige gegevensuitwisselingen.

Wij voegen in bijlage het ontwerpprotocol en een voorbeeld gemeenteraadsbeslissing toe.

Mogen wij u verzoeken de gemeenteraadsbeslissing en het digitaal ondertekende protocol uiterlijk op 1 maart 2022 te bezorgen aan Gerda Bleus (gerda.bleus@ecowerf.be).

De mail van 2 december 2021 van VERA, Vlaams-Brabants steunpunt voor e-government:

Eergisteren verstuurde EcoWerf een protocol naar alle besturen die met het Diftar systeem voor afvalophaling werken.

Dit protocol werd samen met de VERA DPO’s geschreven. Het protocol gaat over de uitwisseling van persoonsgegevens tussen EcoWerf en de gemeenten. Concreet gaat het over het feit dat gemeentelijke ambtenaren (milieu/bevolking) toegang hebben tot de MijnEcoWerf applicatie. En de doorgifte van de gegevens van sociale correcties die volgens de reglementen van de gemeente worden toegepast.

Het protocol zorgt ervoor dat de gezamenlijke behandeling van dossiers door EcoWerf en gemeente wettelijk worden geregeld.

In het protocol is er sprake van gegevensuitwisseling via “beveiligde weg”. Dit houdt in dat gegevensuitwisseling niet per mail verloopt, wel via het extranet van EcoWerf. Zij geven bvb jaarlijks een lijst door via hun extranet. Er wordt verwacht dat gemeenten ook via deze weg gegevens doorgeven.

De mail van 8 december 2021 van Ecowerf, Intergemeentelijk milieubedrijf Oost-Brabant, Aarschotsesteenweg 210, 3012 Leuven:

In reactie op de opmerkingen die wij mochten ontvangen op onze mailing van 30 november met betrekking tot vermeld onderwerp, vindt u hierbij een aangepast protocol.

De ondertekening van het protocol en de gemeentebeslissing gebeurt uiteraard in overeenstemming met de in elke gemeente heersende bevoegdheid van ondertekening.
De ondertekening van het protocol door EcoWerf gebeurt na ontvangst van het door de gemeente ondertekende document. Een e-kopie van het volledig ondertekende document wordt u nadien bezorgd.
Datum van ondertekening mag de datum zijn waarop de gemeente het protocol besproken en goedgekeurd heeft. Indien u dit openlaat, zal de datum ingevuld worden waarop EcoWerf het protocol ondertekend.

Wij hopen dat deze antwoorden u kunnen verder helpen en wachten de beslissing van de gemeenteraad en het protocol in voor 1 maart 2022.
Heeft u toch nog vragen, opmerkingen hieromtrent, mag u mij daar zeker over contacteren.

Het vereist advies van de gemeentelijke functionaris voor gegevensbescherming is consulteerbaar in bijlage.

De gemeentelijke functionaris voor gegevensbescherming, (waarnemend) DPO Vera, verleende op 2 december 2021 gunstig advies met betrekking tot het ontwerp van dit protocol:

"Geen bezwaar tegen het ondertekenen van het ontwerpprotocol zoals verstuurd op 30 november 2021"

 

 

 

JURIDISCHE GRONDEN

Het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer en latere wijzigingen, artikel 8;

Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, artikelen 40-41,

Het decreet van 8 juni 2018 houdende de aanpassing van de decreten aan de verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming);

De Algemene Verordening Gegevensbescherming van 27 april 2016.

 

FINANCIEN

Geen financiële gevolgen.